İletişim Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında İletişim risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

  • Proje hedefleri baştan net olarak belrilendi mi?
  • Proje hedefleri ölçülebilir mi?
  • Proje hedefleri proje takımına ve proje paydaşlarına açıkça anlatıldı mı?
  • Proje takımı ve paydaşları hedefleri anladı ve hedefler üzerinde mutabakata vardı mı?
  • Bütün proje tarafları tanımlandı mı?
  • Proje paydaş analizi gerçekleştirildi mi?
  • Proje ilerlemesi proje paydaşlarına düzenli olarak sunuldu mu?
  • Proje için İletişim Yönetim Planı hazırlandı mı?

Önemsiz Proje Yoktur

Bazı proje yöneticileri çok önemli projelerde görev almak ister, bazıları istemez, bazıları da hiç ilgilenmez. İlk gruptakiler kendilerini üst yönetime kendini göstermek ister, ikinci gruptakiler çok fazla merkezde olmaktan ve gözönünde olmaktan çekinirler, sonuncu grup için ise farketmez. Peki, bir projeyi çok önemli yapan nedir?

Açıkçası, her organizasyon projesine önem verirken, kurumuna sağlayacağı faydayı değerlendirir. Bu yüzden bazı projelerin önemi diğerlerine göre daha fazladır.

Fakat, bugüne kadar önemli projelerde görev almadığınızı düşünüyorsanız, sakın meraklanmayın. Önemli projelerde neden görev alamamanızın sebeplerini araştırın ve elinizdeki projeleri önemli hale getirin. Evet, bu mümkün ve sizin elinizde…

Her zaman üzerinde çalıştığınız projelerin kurumunuz için önemli olduğunu ifade edin. Proje kelimesinin bir gelişme, bir ilerleme yaratmak için yapıldığını asla unutmayın. Bu gelişmeyi etrafınıza tanıtmak sizin en önemli görevinizdir. Mutlaka yazılı olarak bir proje planı hazırlayın ve projeye dahil olacak kişilere planınızı açıklayın. Projenizden bahsederken, sürekli nihai hedefi ve kuruma sağlayacağı faydaları dile getirin ve proje taraflarının desteğini almak adına sürekli motivasyon aracını kullanın. Projenizi başarıya ulaştırmak için iletişime önem verin ve projenin reklamını yapmayı unutmayın.

 

Web Tabanlı PY Yazılımlarının Faydaları

Gelişen teknolojiyle günümüzde Web tabanlı Proje Yönetimi yazılımları bir hayli artmış durumdadır. Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.

  • Proje takımı üyeleri arasında iletişimin hızlanması bir web tabanlı yazılımın sunduğu en önemli avantajdır. Böylece kişilerde dünyanın neresinde olursa olsun, projelerinin durumlarıyla ilgili bilgileri girebilir veya projelerini takip edebilirler.
  • Risk ve sorunların merkezi bir sistemden takip edilmesi kolaylaşır.
  • Proje takımı üyeleri bir merkezden geçmiş projelerle ilgili bilgi araştırmasını yapabilir. Ulaşabilecekleri veriler, yetkilere göre tanımlanabilir.
  • Proje Yönetimi süreci otomasyona dökülerek, tüm sürecin izlenmesi sağlanır ve dokümanların da kayıt altında tutulması mümkün olur.
  • Kısıtlı kaynaklar hem proje, hem program hem de portföy yönetimi çerçevesinde ele alınarak, değişen stratejilere gore kaynak ataması şekillendirilir.
  • Proje kapsamında, zaman programında, maliyette ve risklerde oluşan değişiklikler kayıt altında tutulacak ve projenin aldığı yön takip edilebilecektir.
  • Proje Yönetimi süreçleriyle kurumun diğer süreçlerinin entegrasyonu kolaylaşabilir. Örneğin; Takım üyelerinin maliyeti muhasebe biriminden gelen maaş bilgilerine bağlanabilir
  • Her proje için Öğrenilen Dersler çıkarılacak ve kayıt altına alınacaktır.
  • Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımının kurum içine entegre edilmesi, şirket çalışanlarının bu kültürü benimsemesinden, yazılımın kuruma özel hale getirilmesine kadar detaylı bir Proje Yönetimi çalışması gerektirir.
  • Eğer doğru adımlar ile bu proje yönetilmez ise elinizde çok kapsamlı fakat etkin olarak kullanılamayan bir yazılım kalır. İnsanlar ihtiyaç duyduğu için değil de zorunluluktan dolayı yazılımın bir kaç fonksiyonunu kullanır. Bu durum, kurumunuzda sadece bürokrasinin artmasına sebep olur.

Projelerde İletişimin Önemi

Belki de uzun yıllardır proje yönetme tecrübesine sahipsiniz. Teknik olarak pek çok ürünün ortaya çıkmasında önemli roller üstlendiniz. Teknik bilgi birikiminiz sayesinde kurumunuza önemli kazançlar sağladınız. Peki, bu teknik bilgi birikimi sizi iyi bir proje yöneticisi yapar mı?

Projeler yapısı itibariyle farklı disiplinlerden insanların bir arada çalışmasını zorunlu kılar. Proje ekibine katılan heterojen bir grubun proje hedefleri için farklı bakış açılara da sahip olacağı açıktır. İşte bu kişilerin ve fikirlerin veya ihtiyaçların bir arada yönetilmesi Proje Yöneticisinin görevidir. Bu çerçevede “Proje Yöneticisi, ekip içindeki iletişimi etkin olarak yönetmelidir” diyebiliriz.

İletişim, yönetilmesi en zor olan disiplindir. Çünkü projeye dahil olan insan sayısı artıkça bireyler arasındaki iletişim kanallarının sayısı katlanarak artar. Örneğin, 4 kişilik bir ekipte 6 adet iletişim kanalı varken, 5 kişilik bir ekipte 10 adet iletişim kanalı mevcuttur. (n*(n-1)/2)

Bunun yanısıra iletişimin bir çok aracı vardır; Sözlü, yazılı, vücut dili, söylemdeki vurgu, mimik hareketleri, ima etme vb. araçlar iletişimin takibini de zorlaştırmaktadır.

Projelerin başarısız olmasının arkasındaki en önemli problem iletişime gerektiği kadar önem vermemektir. Yanlış anlama, yanlış bilgi aktarma, iletişime kapalı olan insanlar, bireysel çatışmalar, kültürel farklılıklar projenin herhangi bir aşamasını kolayca planların dışına itebilir. Fark edilmesi zor olduğu gibi hatanın sorumlusunu bulmak da çoğu zaman mümkün değildir.

“Dedikodu vatana ihanettir”

no_chatSovyetler Birliği’nde iş yerlerinde kullanılan yandaki resimde “Boş Konuşmayın. Dedikodu vatan ihanettir” şeklinde bir ifade yazıyormuş. Biraz ağır bir söylem bence ve sanırım bu afişi hazırlatanlar büyük ihtimalle dedikodunun hedefi olmuştu ki vatana ihaneti dedikodu yapmakla eşleştirmişler.

Yine de bu konu üzerine iş hayatında herkesin iyi-kötü mutlaka bir anısı vardır.

En meşhur anılardan bir tanesi televizyonlarımızda da reklam olarak seyretmiştik. Hani 2 genç, erkekler tuvaletinde, yaşlı kurt (yöneticilerini) hakkında ileri-geri konuşurlarken, birden sifon sesi duyulur. Hakkında atıp, tuttukları yönetici birden karşılarına çıkıverir ve bu iki genç yerin dibine girer. (Benzer bir olay üniversite yıllarımda benim de başıma gelmişti,. İş hayatına girmeden önce çok önemli bir deneyim kazanmıştım ama yaşlı kurt hocam da beni çok zorlamıştı.) 

Peki birisi hakkında e-mail yazarak, dedikodu yaptınız mı? İşte bu en tehlikelisi… Söz uçar ama yazıyı reddetme şansınızda yoktur. Bu tarz dedikodu da yakayı ele verenlerin genellikle yaptığı hata gelen maili dedikodu yapacağı kişiye gönderirken Forward yerine ya Reply ya da Reply All butonuna basarlar. Send tuşuna basınca da başlarından kaynar sular dökülür. Hatta bir keresinde internete kablolarla bağlıyken (wireless yokken) bir bankacı bayan göndermemesi gereken bir mesajı gönderince, mesajı durdurmak için su hortumunu kıvırır gibi data kablosunu kıvırmış mesaj gitmesin diye… 🙂 

Bir başka hikaye de şudur; Pazarlamadan sorumlu iki kişi, müşteri firmanın yerinde bir toplantı düzenlerler. Toplantı çok başarılı geçer ve pazarlama sorumlusu iki arkadaş müşteriyi ikna ederek, ürünlerinin satışıyla ilgili el sıkışırlar. Toplantı salonundan ayrıldıktan sonra asansöre binen iki arkadaşımız daha asansörde başarılarını kutlamaya başlarlar. Yaptıkları el-kol hareketleri, söyledikleri sözler, asansörün içindeki güvenlik kamerası tarafından da seyredilmektedir. Ofislerine döndüklerinde müşteri şikayetinin kendilerinden önce geldiğini öğrenirler ve başarı, etik kurallara uyulmadığı için başarısızlığa dönüşür. 

Öğrenilen Ders

WC’de dedikodu yapma.

Yazdığın e-mailde argo kullanmadığından emin ol.

Yollayacağın e-mailin doğru kişilere adresli olduğundan emin ol.

Müşteri firmanın sahasındayken etik kurallara daha fazla riayet et.

Kıvrık hortumdan  su geçmez ama e-mail geçer.

Müzakere Taktikleri – 6

Yeni Sorun

 

Müzakere sürecinin ortasında içinde bulunulan durumu düşünmek ve durumu değerlendirmek amacıyla kullanılabilir. Müzakere tansiyonunu düşürmek de amaçlanabilir.

 

“Pardon, müdürüm arıyor, kendisiyle konuyu kısaca görüşüp, hemen geliyorum”

 

Oyuncu Takviyesi

 

Bir müzakerede işin daha uzmanı olan kişiyi ortama dahil ederek, müzakerenin devamını sağlamak.

 

“Yazılımın teknik yanıyla ilgili Bilgi İşlem birimimizden bir arkadaşımız da az sonra aramızda olacak”

 

Kemirmek

 

Karşı taraf için basit olduğunu bildiğimiz bir isteği de bütün isteklerin arasına sıkıştırmak.

 

“Kapsam ve süre konusunda hem fikiriz, siz de bize %1 simgesel bir indirim daha yapın da karşılıklı projeyi onaylayalım.”

 

Yetkim Yok

 

Müzakerecinin bir takım yetkileri olmadığı ifade ederek, karar anını ertelemesi

 

“Projeyle ilgili bu isteğini kabul etmem mümkün değil.Patronumuzla konuşup, size tekrar döneceğim.”

 

Müzakere Edilemez

 

Karşıdan gelen talebi doğrudan geri çevirme ve müzakere konusu bile edilemeyeceğini vurgulama.

 

– Şu tablonun fiyatı kaça acaba

– O bana eşimin hediyesi, süs amacıyla astım, satılık değildir, efendim.

 

Bunaltmak

 

Karşı tarafa çok fazla iş veya bilgi yüklemesi yaparak, bunaltmak ve karşı tarafı geri çekilmeye zorlamak.

 

“X ürünüyle ilgili müşterilerimizin bilgilerini istemiştiniz.Ben de size tüm müşteri portföyümüzün bilgilerini yolladım. İçinden merak ettiklerinizi bulup, çıkarırsınız.”

 

Fazlandırma

 

İlgili konuyu zamana bölerek, idare etmeyi önerme

 

“Önce projenin basit tarafını 1 ay içinde halledelim. Sonraki aşamaları da alacağımız sonuçlara göre yine zamana bölerek, gerçekleştiririz.

 

 

Yönetme Fonksiyonunu Sorumluluk Devrederek, Kolaylaştırın

Delegasyon, proje hedeflerine ulaşmak için öncelikle aktivitelerin tanımlnması ve işlerin en iyi kişilere atanmasıyla başlar. Fakat sonuçların düzenli olarak takip edilmesi, Proje Yöneticisinin görevidir. 

 

Etkili delegasyon için aşağıdaki adımları kullanılmalıdır.

1. Projenin hedefini, kapsamını, önemini ve bitiş tarihini herkesin katılımıyla tanımlayın.

 

2. Her işin tamamlanması için sorumluyu, gerekli kaynakları, destek elemanlarını, kontrolörleri belirleyin. Aksi takdirde, ekipklerin birbirlerinden istedikleri yardım talepleri yeterli desteği görmeyebilir.

 

3. Bir işin tamamlanmasıyla hangi sonuca ulaşılması gerektiğine dair standartları belirleyin. Sorumlular, ilgili faaliyeti bitirdiklerinde çıkacak sonucun hangi faaliyette ve kimin tarafından kullanılacağını bilsin.

4. Proje taraflarını, riskleri veya sorunları zamanında haber vermeleri için motive edin. Eğer kişiler riskleri ve problemleri paylaştıklarında, cezalandırılacaklarını düşünürlerse, zamanında bilgi vermezler ve küçük bir problem erken müdahele edilmediği için daha büyük sorunlara yol açar.

 

5. Proje Yöneticilerini delege etmesi konusunda motive edin. Özellikle ekip sayısının arttığı projelerde Proje Yöneticisi, koordinasyonu, iletişimi, plan, uygulama  ve kontrol sürecini takip eden bir kişi olmalıdır. PY, proje için ayırdığı zamamnın %60-%90’ını iletişime zaman ayırarak, geçirmelidir.

PMBOK’taki Eğriler ve Sınav Soruları

PMI’ın meşhur eğrileri vardır. Mesela; Belirsizlik miktarının zamanla değişimini gösteren bir eğri, PMBOK’ta projenin başında yüksek, zamanla azalan şekilde ifade edilmiştir. (azalarak, azalan)

Müşterinin bir değişiklik isteğini, projenin başında bildirmesiyle yaratacağı ekstra maliyeti göstermek istesek, bu sefer de artarak, artan bir eğriyle karşılaşırız. Proje taraflarının projeye müdahale gücü de bir projenin başında fazladır, ara ürünler çıkmaya başladıkça müdahale güçlerini kaybederler. Bu da PMBOK’ta azalan bir eğriyle anlatılmaktadır. Benzer şekilde bir projenin zamanla başarıya ulaşma olasılığı artar ve bu da PMBOK’ta ifade edilir.

Peki, PMBOK’ta yer almayan eğrilerden bazılarını da ben size sınav sorusu olarak sorsam, bakalım ne cevaplar gelir? Oldukça basit 5 adet sınav sorusu… (PMP’lik sınav sorusu değil, yanlış anlaşılmasın, lütfen)

1- Bir projede, Proje ekibinin motivasyon eğrisni çiziniz.

2- Bir projede ekip üyeleri arasındaki Çatışma miktarının zamana göre dağılımını bir grafikle açıklayınız.

3- Projelerde toplam stres düzeyini zamana göre grafiklendiriniz.

4- Projelerde Motivasyon-Çatışma, Motivasyon-Stres, Stres-Çatışma eğrilerini ayrı ayrı çiziniz.

5- Plansızlığın, programsızlığın, iletişim hatalarının, proje yönetimine önem vermemenin, bir projenin başarısı üzerindeki etkisini grafiklerle irdeleyiniz. Sonuçları yanınızdakilerle sınav kopyası olarak paylaşınız.

Tekrar ediyorum: Bunlar PMP’lik sınav sorusu değil, yanlış anlaşılmasın, lütfen

Müzakere Taktikleri- 4

Adalet Kriteri
Bir paylaşımın adil olup, olmadığının sorgulanması veya durumu bir hakeme götürmek
“İşi biz getireceğiz, sadece %10 mu teklif ediyorsunuz? Bu şartlar altında çalışamayız”
“Hakkımız olan payı istiyoruz kardeşim….”

Sahte Kimlik
Gerçekte olmadığı bir kimliğe bürünerek, karşı tarafı etkileme yöntemi
“Ben Oxford’da okurken, haftasonlarımızı hep New York’ta geçirirdik. Güzel yerlerdi.”

Kompliman
Karşı tarafı pohpohlamak, yağ çekmek, olduğundan daha yüksek gösterip, bir şeyi elde etmek
“Aman efendim, üzerinize o kadar yakıştı ki bence hiç çıkarmayın. Sanki sizin için dikilmiş, kollar, omuz … tam üzerinize oturdu”

Seçime Zorlama
Karşı tarafın yanaşmayacağı iki seçenekten birisini zorla seçtirme. İki durumda tercih edilemeyecek kadar kötü fakat kötünün iyisini seçmeye zorlama
“Ekonomik kriz nedeniyle, ya maaşlarınızı yarı yarıya indireceğiz ya da %50’nizi işten çıkaraağız. Hangisini tercih edersiniz?”

Karmaşık Para
Satış yapan kişinin karmaşık fiyat analizleri yaparak, alınıcının aklını karıştırması yöntemi.

“Parayı peşin ödemeyin, ben size %5 faizle bir ödeme planı çıkarayım. 3 ayda bir olacak şekilde ara ödemeler planlayalım. Vadeli ödeyerek, siz de zorlanmamış olursunuz.

Parçalara Ayırma
Müzakerede anlaşılan bir konunun daha detaylara inerek, detayların netlik kazanmasını sağlama

“Bu bilgisayarı aldığınızda, Windows XP, optik mouse, klavye, 17” monitör, kamera ve printer da sizin olacak”

İyi Polis/Kötü Polis
Özellikle şirkete eleman alımlarında kullanılır. Mülakatı yapan iki kişiden birisi agresif (saldırgan) diğeri yumuşak huylu rol üstlenir ve mülakata gelen kişiyi saldırgan olan zorlarken, yumuşak huylu olan şirketin güzel yüzünü gösterir. Böylece mülakata gelen kişi kurum hakkında olumlu/olumsuz karmaşık duygular hissederek, mülakkattan ayrılır.

Müzakere Taktikleri – 3

Zaman Sınırı Belirleme

Bir aksiyonun bir tarihe bağlanmasını sağlamak.

“Projemizin zamanında bitebilmesi için o mal mutlaka yarın elimde olmalı.”

 

Geciktirme Yöntemi

Herhangi bir konuda baskı hissedilmesi halinde müzakereyi ötelemek.

“Konuyla ilgili detay bilgim yok, ilgili kişiyle görüşüp, sizi bilgilendireceğim”

 

Böl ve Fethet

Karşı tarafın grup üyelerini tartıştırarak, kendi isteğini kabul ettirme. Bu yöntemde karşı taraftaki takım üyeleri arasında bir anlaşmazlık olduğunu bulmak ve anlaşmazlık konusunu alevlendirerek, ekibi bölmek esastır. Bölünen ekip sinerjisini kaybeder savunma gücünü büyük oranda kaybeder.

 

Kıyamet Günü

Karşı tarafın değerlendirdiği seçeneklerin ne kadar kötü olduğuna ikna edip, kendi yöntemini iyi gösterme.

“A ve B Projelerini yapmak şirketimiz için yıkım olur. Kriz esnasında kesinlikle C Projesine önem vermeliyiz”

 

Çift Taraflı Ajan

Karşı tarafın içine bir ajan yerleştirme/bulma ve talepleri karar vericilere onaylatmak için ajanın desteğini alma. (Etik açıdan doğru olmamakla birlikte burada amacımız bu yöntemleri sizlerle paylaşıyor olmak) Bu yöntemin yasal sonuçları olabilir.

 

Olumsuz Yanıt

Gelen talebi geri çevirme.

“Üzgünüm, bu talebinizi gerçekleştirmemiz mümkün değil.”

 

Boş Söz

Karşı tarafı o sırada ikna etmek ve kabulleniyormuş gibi görünmek için tutamayacağı sözler verip, konuların havada kalmasını sağlamak.

“Tabi efendim, siz ürünümüzü satınaldıktan sonra elemanlarımız size 7 gün 24 saat hizmet vermeye devam edecek.”

 

Artan Talep

Bir talebi karşı tarafa kabul ettirdikten sonra daha büyük talepte bulunmak.

“Öğle yemeklerini iyileştirme teklifimizi geri çevirmediğiniz için teşekkür ederiz, bir de şu zam konusunu bir konuşsak, nasıl olur?”

Müzakere Taktikleri – 2

Böl-Sat

Önce müşterinin ihityacı olan esas kalem üzerine odaklanılır daha sonra da o ihtiyacı tamamlayan ekstralar tanıtılarak, satılmaya çalışılır.

“Bilgisayara karar verdiğinize göre bunun yanında size bir de printer gerekecektir”

“Çocukları okuldan alır mısın… Hazır çıkmışken marketten de yoğurt ve ekmek alınacak”

 

Önce Sen

Karşıdakine güvenilmemesi durumu halinde kullanılır.

“Önce sen parayı hesabıma yatır, ben malı sonra gönderirim.”

 

Açık Kartlar

Karşıdakinin önceden bilmediği bir bilgiyi doğru ve tam olarak aktarmak.

“Bakın, ben size işin doğrusunu anlatayım…”

 

Müzakereci Değiştirme

Önceki müzakereci ile karşı taraf arasında bir çatışma olması halinde müzakereci değiştirilip, müzakere sürecini yeniden başlatma.

“Dün toplantıya katılan Ahmet Bey’in bugün işi çıktı, O’nun yerine ben katılıyorum…”

 

Standardı Değiştirme

İnsanların zihinlerindeki standart tanımı değiştirerek, önerdiğiniz şeyin çok güzel olduğuna ikna etme yöntemi

“Dizüstü bilgisayar alacağınıza, gözlerinizi yormamak için, ben size masaüstü geniş ekranlı, rahat çalışabilecğiniz daha hızlı ve geniş hafızalı bir bilgisayar tavsiye ederim.”

 

Doğruyu Onaylama

Karşı tarafın tamamladığını iddia ettiği olayları onaylama.

Bir olay karşısında şaşkınlığa düşerek, doğruluğu onaylatma ihtiyacı

“Bakalım, ödevlerini doğru yapmış mısın?”

“Bütün parayı şu külüstür arabaya yatırdığına inanamıyorum!”

 

Gündem Kontrolü

Toplantılar esnasında konuşulan konuların baştan planlananlarla gözden geçirilmesi. Katılımcılardan gelecek talep ile yeni gündem maddelerinin eklenmesine veya eklenmememsine karar verme.

 

Birikimi Ortaya Koyma

Bir müzakere esnasında titri işaret etmek.

“Siz kimsiniz, beyefendi… Ben bu konuda doktora yaptım, senelerimi verdim ben bu işe…”

Müzakere Taktikleri – 1

Müzakerede karşılaşacağımız veya kullanabileceğimiz bazı taktikler vardır. Bu taktikleri gündelik hayatımızın her anında aslında yaşamaktayız. Yine de başlıkları bilmemiz iletişim esnasında daha bilinçli olmamızı sağlayabilir.

 

Müzayede

Bir şeyin birden fazla kişi tarafından talep edilmesi durumunda kişileri biraraya getirip, karşılaştırma yöntemi

 

Satıcı olarak ihaleye giren firmaların en düşük teklif verenin işi alması gibi…

 

Kötü Şöhret Kazanmak

Kişinin isteğinin yerine gelmesi durumunda diğer kişilerin bu durumdan memnun olmaması hali.

 

“A Firması ile ortaklık kurarsak, şu anda ortağımız olan B Firması bu durumdan pek hoşlanmayabilir”

 

Daha İyi Teklif

Birisi bir şey teklif ettiğinde, başka birisinden daha iyi teklif aldığınızı söyleyin.

 

“Çok pahalı, sizden daha düşük teklif verenler de var”

 

Bundan Daha İyisi

Gelen bir fiyat indirimi teklifi karşısında “bundan daha iyisini yapabilrsiniz“ deyin.

 

Meğilli Seçim Sunma

Karşıya seçim sunma fakat seçimlerden hangisini tercih ettiğinizi ifade (ima) etme.

 

 “Sinemaya gitmeye ne dersin? İstersen tiyatroya veya  konser de olabilir.”

 

Büyük Balık

Konuşma ve davranışlarla ulaşılamaz olarak gözükmek. Telefonlara doğrudan çıkmayıp, dolaylı ve arayan için zahmetli bir süreçten sonra çıkmak. Küçümser davranışlar sergilemek, karşıdaki küçük dağlar benim eserimdir, imajı oluşturmak.

 

Blöf

Doğru olmayan bir konuda karşıdakini etkilemek ve sitediğini elde etme gayreti.

 

“Evet bu evi beğendim ama benzer bir ev için daha düşük fiyat veren vardı”

 

İlişkiyi Koparmak

Müzakereden çekilme

 

“Bu toplantı bizim için bitmiştir”

 

 

Project Server ile İletişimi Kolaylaştırmak

Project Server ile proje işlerinin proje yöneticisinden kaynaklara gönderilmesi, gerçekleşmelerin işlenmesi ve oluşan değişikliklerin yeniden takım üyelerine haber verilmesi döngüsü yaşanır. Bu döngüyü daha detayda göstermek gerekirse aşağıdaki adımlarla karşılaşırız.

1-     Proje Yöneticisi, planı Project Server veritabanına yayınlar.

2-     Project Server, takım üyelerini yeni gelen işlerle ilgili uyarır.

3-     Takım elemanları proje faaliyetlerini günceller.

4-     Proje Yöneticisi, takım elemanlarından gelen güncellemeleri gözden geçirir.

5-     Proje Yöneticisi, gözden geçirdiği güncelleme verilerini onaylar veya reddeder.

6-     Proje planı gelen gerçekleşme verilerine göre yeniden güncellenir.

7-  Güncellenen plan takım elemanlarına tekrar gönderilir.

Kapsam Tanımlama

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu süreç PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Süreç Grubunda yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometre taşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde kısıt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Başlatma Belgesi ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje paydaşlarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtiyaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .