Arşiv

Posts Tagged ‘gereksinim’

5.2.2.1 Görüşmeler

Bimgres-1ilgi Alanı: Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı

Süreç Grubu: Planlama

Süreç Adı: Gereksinimlerin Toplanlaması

Gereksinimleri toplamak için paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır.

Gereksinimleri toplamak amacıyla sorulacak sorular önceden hazırlanmış olabileceği gibi anlık ihtiyaç sorgulama işlemi de yapılabilir.

Gereksinimleri toplamak için kilit paydaşlarla (Bkz: 13.1.Paydaşların Belirlenmesi) bir araya gelmek, görüşmenin verimini artıracaktır. Teknik konuların konuşulacağı görüşme sürecinde o konuya hakim kişilerin de proje yöneticisi tarafından önceden organize edilmiş olmalıdır.

Görüşmelerde dile getirilen gereksinimler mutlaka yazılı hale getirilmeli, kilit paydaşların ifade ettiklerinin doğru anlaşıldığından Proje Yöneticisi emin olmalıdır.

Görüşmelerin sonucunda elde net veriler oluşmalıdır. Varsayımlara dayanan ifadelerin açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.

Yönetim Planları – 4 (Son)

PMI’ın  üzerinde özellikle durduğu diğer Yönetim Planları aşağıdaki gibidir.

Gereksinim Yönetim Planı: Müşteriden ihtiyaçları toplarken kullanılacak yöntemlerin neler olacağını, gereksinimleri toplamaktan, onaylamaktan, kontrol etmekten hem proje ekibi tarafında, hem de müşteri tarafında sorumlu olanların kimler olduğunu  tanımlayan belgedir.

Gereksinimlerde değişiklik önerilerinin nasıl toplanacağı, nasıl kayıt edileceği, nasıl değerlendirileceği ve bunları yapmaktan kimlerin sorumlu ve yetkili olduğu bu belgede ifade edilir.

Değişiklik Yönetim Planı: Projede bir değişiklik isteği gelmesi veya bir değişikliğin gerçekleşmesi halinde Proje Yöneticisi ve çekirdek takımın hangi süreçleri geçeceğini anlatan belgedir.

Özellikle, kapsamla ilgili gelebilecek değişikliklerde Proje Yöneticisinin yetkilerini aşan bir takım kararları vermekle karşı karşıya kalırsa, bu kararların alınmasındaki adımları ve sorumlu ve yetkili kişi veya grupları (örneğin: Değişiklik Onay Komitesi) işaret eder.

Yapılandırma (Konfigürasyon ) Yönetim Planı: Bu yönetim planı daha çok proje sonunda ortaya çıkacak ürünün teknik anlamda bir takım değişiklikler önerilmesi halinde, bu değişikliklerin nasıl gerçekleştirileceğini anlatan belgedir.

Ürünle ilgili bir değişiklik talebi gelirse, bu durumda ürünün kalite kriterlerinden, ürünü oluşturan parçaların teknik resimlerine, işlevlerine hangi adımlardan geçerek değişitirlecek, yetkili ve sorumlular kimler olacak gibi sorulara cevap bulmak için hazırlanmış bir politika belgesidir.

Süreç İyileştirme Planı: Bu plan, aslında şirketin mevcut iş yapma prosedürlerini, talimatlarını da ilgilendiren bir belgedir.

Projenin yapılması esnasında, şirketin mevcut süreçlerinde bir aksaklık gözlemlenirse, bu aksaklığı gidermek için hangi adımlardan geçileceğinin anlatıldığı belge “Süreç İyileştirme Planı”’dır.

Süreç iyileştirme planı, kurum genelinde ve proje içinde kaliteyi artırıcı özelliklere sahiptir. Bu yüzden, proje ekibi,bir iş yaparken, kolaylık (iyileştirme) bulursa, bu kolaylığı, işi operasyonel yapan kişilerin kullanabileceği şekile dönüştürmesi gerekir. İşte bu iyileştirmelerin nasıl yapılacağı ve kimin bu değişiklik önerilerini inceleyip, kabul edeceği bu belgede yer alır.

Gereksinimlerin Toplanması – PMBOK

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008’de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden, hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belirlerken en önemli girdi Proje Başlatma Belgesi‘dir. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye paydaş (Bkz: Paydaşların Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

– Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

– Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

– Rehberli Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

– Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

– Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

– Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

– Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

– Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.