Arşiv
Müşteri Projenin Başarısından Sorumlu mudur?
Müşteri, projedeki bütün sorumlulukları tamamen proje ekibine devrederek ve yeterince proje yönetimi süreçlerine dahil olmayarak, projenin başarısını riske atabilir.
İşte bu yazımda, müşteri durumunda olan paydaşların da proje yönetimi sürecindeki görevlerini ve tutumlarını ele almak istedim.
Projenin en başı (başlangıç süreci); Müşteri, proje yöneticisinden bir şey ister fakat ne istediğini aslında kendisi de tam bilmez, veya anlatamaz. İşte bu süreç en sancılı olan ve projelerde de belirsizliklerin sayısının en fazla olduğu döneme karşılık gelir. Bu süreçte proje yöneticisinin ihtiyaçları ortaya çıkarabilmesi için hem çok soru sorması, hem de geçmişteki (kurumsal/bireysel) deneyimlerden yararlanması gerekir. İhtiyaçların netleşmesi, detaylı planın güvenilir olmasını sağlayacaktır.
Müşteri açısından baktığımızda da;
- Gereksinimler hakkında detay bilgi vermeme. Eğer, müşteri gereksinimlerini başlangıçta plana tam yansıt(a)madıysa, en tehlikeli sonuca hazır olun: KAPSAM KAYMASI
- Gözden geçirme çalışmalarına müşteriden son sözü söyleyeceklerin olabildiğince proje yürütme sürecinde katılımlarını sağlamak. Yetkisi yeteri düzeyde olmayan müşteri temsilcileri proje ekibiyle uzun süre çalışırlar, belirli noktaya projeyi getirirler. Tam o sırada yukarıdan daha yetkili birisi o saate kadar konuşulanların tam zıttı bir istekte bulunur. Herşeyi sil baştan düşünmek gerekir.
- Genellikle işi en iyi bilen işi yapan kişinin kendisidir. Bu yüzden, ortaya çıkacak ürünü kullanacak olanın da fikirlerini almak gerekir. İşi yapan kişiler, genellikle yetki açısından düşük seviyede olduklarından çoğu zaman proje yöneticisi veya müşteriyi temsil eden yönetici bu detayı görmez ve son kullanıcı düşünmeden bir ürün ortaya çıkarırlar. Sonuçta ne yazık ki ortaya çıkan ürün ihtiyaçlara karşılık vermemektedir.
- Müşteriyi de proje planlamaya, takip süreçlerine dahil etmek çok önemlidir. Bir proje ekibinin planı tek başına yapması yerine müşterinin desteğini alarak, yapması, projenin daha fazla sahiplenilmesini sağlar, katılımı artırır.
- Projenin başarısı sadece projeyi yürüten ekibin başarısı olarak değil, müşterinin de başarısı olarak lanse edilmelidir. Yine ortaya çıkan ürünün müşteri tarafından sahiplenilmesi ve hatta etkin olarak kullanlımasını sağlar.
——————-o————————
Cumhuriyet Bayramınız Kutlu Olsun.
Referans Yazısı
Bir projede görev aldınız ve proje kapanışı gerçekleşti.
Eğer proje yöneticisi olarak görev yaptıysanız, projedeki yaptıklarınızla, çalıştığınız süreyle (adam*saat) ve başardıklarınızla ilgili olarak proje sponsorundan resmi bir belge talep edin.
Eğer takım üyesi olarak görev yaptıysanız, yine yaptığınız çalışmaları, projeye kattığınız değeri ve harcadığınız eforu ifade edecek, proje yöneticisinden veya sponsorundan resmi bir belge talep edin.
Daha sonra gerekli olabilir.
10 İşaret
1– Müşteriniz veya tedarikçiniz telefonlarınıza çıkmıyorsa…
2– Müşteriniz veya tedarikçiniz yolladığınız mesajlarınıza geri dönmüyorsa…
3- Takım üyeleriniz projeye değil de, idari işlerine daha fazla zaman ayırıyorsa…
4 – Maliyet ve Zaman Performans Indeksleri (CPI & SPI) negatif ise…
5- Üst Yönetimin, projeye olan desteğinin azaldığını hissediyorsanız…
6- Siz kendiniz, projeye olan inancınızı kaybettiyseniz…
7- Başta söz verilen kaynaklar, zamanında projeye verilmiyorsa…
8- Proje toplantılarına katılanlarda motivasyon düşüklüğü seziyorsanız…
9- Proje kapsamı üzerinde zaman geçmesine rağmen belirsizlikler çoksa…
10- Projedeki riskleri düşündükçe, başarının imkansız olduğunu görüyorsanız…
Projeniz Yaşıyor mu?
Aşağıdakilerden hangisi üst yönetimin projenize olan ilgisini en iyi anlatır?
- Hiç ilgileri kalmadı
- Ortalamanın altında ilgi var
- Ortalama ilgi var
- Ortalamanın üstünde ilgi var
- Yüksek ilgi ve katılım var
Projenin hedeflenen bütçesine göre şimdiki durum nedir?
- Bütçenin çok üstünde
- Bütçenin bir miktar üstünde
- Bütçesinde ilerliyor
- Bütçenin bir miktar altında
- Bütçenin çok altında
Projenin hedeflenen süresine göre şimdiki durumu nedir?
- Zaman planının çok gerisinde
- Zaman planının bir miktar gerisinde
- Zamanında ilerliyor
- Zaman planının bir miktar ilerisinde
- Zaman planının çok ilerisinde
Projenizin kurumunuza kazandıracağı karlılıkla ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi daha doğrudur?
- Proje, şirket karlılığını uzun yıllar sonra etkileyecek
- Proje, şirket karlılığını 1-2 yıl içinde etkileyecek
- Proje, şirket karlılığını 6 ay- 1 yıl içinde etkileyecek
- Proje, şirket karlılığını 3 ay – 6 ay içinde etkileyecek
- Proje, şirket karlılığını 3 aydan önce etkileyecek
Projenizin, kurumsal stratejik hedeflere uyumluluğu ile ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi daha doğrudur?
- Stratejik hedeflerle hiç bir ilgisi yok
- Stratejik hedeflere az hizmet ediyor
- Nötr
- Stratejik hedeflere fazla hizmet ediyor
- Çok açıkça kurumun stratejik hedeflerine yönelik bir proje
Verdiğiniz puanları toplayın.
Toplam: 18’den büyükse proje çok sağlıklı.
Toplam: 13-18 arasında ise yaşıyor ama egzersize ihtiyaç var.
Toplam: 13’den küçükse suni teneffüse başlayın, proje elden gidiyor.
Başarısız Tamamlanan Son 2 Projeniz
Yönettiğiniz veya içinde bulunduğunuz başarısızlıkla biten son 2 projenizin adı neydi?
Şimdi lütfen, başarısızlık sebeplerini çok açıkça kimseden çekinme korkusu olmadan, bir kağıda açık, seçik yazın. Yazarken, aşağıdaki şekilde yazın lütfen.
- Proje sponsoru (Ahemt Mehmet), yeterince destek vermedi.
- Xxxx Dept’dan (Ayşe Fatma) projedeki işlerini geciktirdi.
- Proje ekibine hedefleri anlatmak için ben zamanında toplantı yapmadım.
- Herkesnin üzerinde hemfikir olduğu bir plan yoktu.
İşte size bir sonraki projede nelere dikkat etmeniz gerektiğinin listesi…
Eğer bu sebepleri açıkça bizle paylaşmak isterseniz; http://projeyoneticileri.ning.com
Başarılı Proje için 10 Basit Adım
1– Projeniz için Yönetim ve Paydaşlarınızı projeye dahil edin.
2- Hedefleri ve Kapsamı belirleyin ve açıkça izah edin.
3- Kesinlikle yazılı bir planınız olsun.
4- Planı proje ekibine anlatın ve destek isteyin.
5- Beraber çalışması gerekenleri organize edin.
6- İletişimi yönetin.
7- Tedarikçilerinizi yönetin.
8- Riskleri belirleyin ve belirli dönemlerde ekiple gözden geçirin.
9- Kontrolün nasıl yapılacağını belirleyin ve ekip üyelerini bilgilendirin.
10- Projeyi kapatma işlemlerini mutlaka tamamlayın.
Müşteri için Doğru Şeyler Yapmak
- Proje Kapsamını Müşteriye Doğru Anlatmak: Proje Yöneticisi, müşterisine müzakereler sonucu ulaştığı kapsamı açık ve net olarak, anlatmak zorundadır. Kapsamda belirsizlikler olsa dahi bu belirsizliklerin de neler olduğu konusunda iki tarafta hemfikir olmalıdır. Kapsamda değişiklikler oldukça veya kapsamdaki belirsizlikler ortadan kalktıkça müşteri gelişmelerden haberdar edilmeli ve kapsamı kontrol altında tutabilmek için Proje Yöneticisi azami gayreti göstermelidir.
- Riskleri Dikkatli Takip Etmek: Proje Yöneticisi, kendisinin ve ekibinin geçmiş deneyimlerini proje planına yansıtabilmelidir. Geçmişte yaşanan olumsuzlukları yok etmek için Risk Yönetimi’ne önem vermelidir. Projesi için yapacağı düzenli Risk Değerlendirme Toplantıları ile risklere nitel veya nicel tehdit değerleri verip, önlem alınması gereken durumları sorgulamalıdır.
- Etkili İletişime Önem Vermek: Müşteriniz, sizin onun işiyle ne kadar uğraştığınızı merak eder. Bir hayli zaman harcayıp, uğraşsanız bile eğer müşteriyi bu konuda bilgilendirmesseniz, onun işini arka plana attığınızı düşünecektir. Bu yüzden olumlu ve olumsuz gelişmeleri, uğraşlarınızı, yapabildiklerinizi ve yapamdıklarınızı eğer düzenli olarak bildirirseniz, başarı için toleranslarınız artar.
- Proje İlerlemesini Raporlamak: Müşteri istediği bir anda kendi projesinin ne durumda olduğunu görmek ister. Bunun için de şeffaf bir Proje Yönetimi’nin olmasını ister. Projenin gelişmesini görmek için herhangi bir kimseye sormadan bir kaç tıkla ve çok kısa bir zaman içinde gelişme raporuna kolayca ulaşma talebi olur. Şeffaf bir Proje Yönetimi yapısını sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarına başlayın. Bu sayede müşteri size olan güveni de artacaktır.
Özet
Müşteri için doğru şeyleri yapmak, müşterinin her istediğini yapmak anlamına gelmez. Müşterinizi Proje Yönetimi’nin nimetlerinden faydalandırabilirseniz, başarı kendi kendine gelecektir.
