Archive

Posts Tagged ‘başarı’

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 15

  • Bir projenin başarısı veya başarısızlığı sadece proje yöneticisine ait olamaz.
  • Proje yöneticisi projeye atanırken kendisiyle birlikte veya kısa bir süre sonra proje yöneticisinin yönlendirmesiyle çekirdek ekip de atanmalıdır.
  • Çekirdek ekip, farklı uzmanlıklara sahip ve proje yöneticisinin ihtiyacı olan teknik bilgiyi verebilecek vasıfta kişilerdir.
  • Bir projenin başarısından veya başarısızlığından proje yöneticisi kadar çekirdek ekip de sorumludur.
  • Proje yöneticisi ile çekirdek ekibe, “Proje Yönetim Ekibi”, “Liderlik Ekibi” gibi isimler de verilir.

87 – Projeden Vazgeçmek için 10 Sebep

turkce pmp sorulariIMG_62971833230_a93f

75- Başarı için Nasıl Motive Olabiliriz?

Categories: Proje Yönetimi Tags: ,

69- Projeler Neden Başarısız Oluyor?

Müşteri Projenin Başarısından Sorumlu mudur?

Müşteri, projedeki bütün sorumlulukları tamamen proje ekibine devrederek ve yeterince proje yönetimi süreçlerine dahil olmayarak, projenin başarısını riske atabilir.

İşte bu yazımda, müşteri durumunda olan paydaşların da proje yönetimi sürecindeki görevlerini ve tutumlarını ele almak istedim.

Projenin en başı (başlangıç süreci); Müşteri, proje yöneticisinden bir şey ister fakat ne istediğini aslında kendisi de tam bilmez, veya anlatamaz. İşte bu süreç en sancılı olan ve projelerde de belirsizliklerin sayısının en fazla olduğu döneme karşılık gelir. Bu süreçte proje yöneticisinin ihtiyaçları ortaya çıkarabilmesi için hem çok soru sorması, hem de geçmişteki (kurumsal/bireysel) deneyimlerden yararlanması gerekir. İhtiyaçların netleşmesi, detaylı planın güvenilir olmasını sağlayacaktır.

Müşteri açısından baktığımızda da;

  • Gereksinimler hakkında detay bilgi vermeme. Eğer, müşteri gereksinimlerini başlangıçta plana tam yansıt(a)madıysa, en tehlikeli sonuca hazır olun: KAPSAM KAYMASI
  • Gözden geçirme çalışmalarına müşteriden son sözü söyleyeceklerin olabildiğince proje yürütme sürecinde katılımlarını sağlamak. Yetkisi yeteri düzeyde olmayan müşteri temsilcileri proje ekibiyle uzun süre çalışırlar, belirli noktaya projeyi getirirler. Tam o sırada yukarıdan daha yetkili birisi o saate kadar konuşulanların tam zıttı bir istekte bulunur.  Herşeyi sil baştan düşünmek gerekir.
  • Genellikle işi en iyi bilen işi yapan kişinin kendisidir. Bu yüzden, ortaya çıkacak ürünü kullanacak olanın da fikirlerini almak gerekir. İşi yapan kişiler, genellikle yetki açısından düşük seviyede olduklarından çoğu zaman proje yöneticisi veya müşteriyi temsil eden yönetici bu detayı görmez ve son kullanıcı düşünmeden bir ürün ortaya çıkarırlar. Sonuçta ne yazık ki ortaya çıkan ürün ihtiyaçlara karşılık vermemektedir.
  • Müşteriyi de proje planlamaya, takip süreçlerine dahil etmek çok önemlidir. Bir proje ekibinin planı tek başına yapması yerine müşterinin desteğini alarak, yapması, projenin daha fazla sahiplenilmesini sağlar, katılımı artırır.
  • Projenin başarısı sadece projeyi yürüten ekibin başarısı olarak değil, müşterinin de başarısı olarak lanse edilmelidir. Yine ortaya çıkan ürünün müşteri tarafından sahiplenilmesi ve hatta etkin olarak kullanlımasını sağlar.

——————-o————————

Cumhuriyet Bayramınız Kutlu Olsun.

Referans Yazısı

Bir projede görev aldınız ve proje kapanışı gerçekleşti.

Eğer proje yöneticisi olarak görev yaptıysanız, projedeki yaptıklarınızla, çalıştığınız süreyle (adam*saat) ve başardıklarınızla ilgili olarak proje sponsorundan resmi bir belge talep edin.

Eğer takım üyesi olarak görev yaptıysanız, yine yaptığınız çalışmaları, projeye kattığınız değeri ve harcadığınız eforu ifade edecek, proje yöneticisinden veya sponsorundan resmi bir belge talep edin.

Daha sonra gerekli olabilir.

 

10 İşaret

1– Müşteriniz veya tedarikçiniz telefonlarınıza çıkmıyorsa…

2– Müşteriniz veya tedarikçiniz yolladığınız mesajlarınıza geri dönmüyorsa…

3- Takım üyeleriniz projeye değil de, idari işlerine daha fazla zaman ayırıyorsa…

4 –  Maliyet ve Zaman Performans Indeksleri (CPI & SPI) negatif ise…

5- Üst Yönetimin, projeye olan desteğinin azaldığını hissediyorsanız…

6- Siz kendiniz, projeye olan inancınızı kaybettiyseniz…

7- Başta söz verilen kaynaklar, zamanında projeye verilmiyorsa…

8- Proje toplantılarına katılanlarda motivasyon düşüklüğü seziyorsanız…

9- Proje kapsamı üzerinde zaman geçmesine rağmen belirsizlikler çoksa…

10- Projedeki riskleri düşündükçe, başarının imkansız olduğunu görüyorsanız…

Projeniz Yaşıyor mu?

Aşağıdakilerden hangisi üst yönetimin projenize olan ilgisini en iyi anlatır?

  1. Hiç ilgileri kalmadı
  2. Ortalamanın altında ilgi var
  3. Ortalama ilgi var
  4. Ortalamanın üstünde ilgi var
  5. Yüksek ilgi ve katılım var

Projenin hedeflenen bütçesine göre şimdiki durum nedir?

  1. Bütçenin çok üstünde
  2. Bütçenin bir miktar üstünde
  3. Bütçesinde ilerliyor
  4. Bütçenin bir miktar altında
  5. Bütçenin çok altında

Projenin hedeflenen süresine göre şimdiki durumu nedir?

  1. Zaman planının çok gerisinde
  2. Zaman planının bir miktar gerisinde
  3. Zamanında ilerliyor
  4. Zaman planının bir miktar ilerisinde
  5. Zaman planının çok ilerisinde

Projenizin kurumunuza kazandıracağı karlılıkla ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi daha doğrudur?

  1. Proje, şirket karlılığını uzun yıllar sonra etkileyecek
  2. Proje, şirket karlılığını 1-2 yıl içinde etkileyecek
  3. Proje, şirket karlılığını 6 ay- 1 yıl içinde etkileyecek
  4. Proje, şirket karlılığını 3 ay – 6 ay içinde etkileyecek
  5. Proje, şirket karlılığını 3 aydan önce etkileyecek

Projenizin, kurumsal stratejik hedeflere uyumluluğu ile ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi daha doğrudur?

  1. Stratejik hedeflerle hiç bir ilgisi yok
  2. Stratejik hedeflere az hizmet ediyor
  3. Nötr
  4. Stratejik hedeflere fazla hizmet ediyor
  5. Çok açıkça kurumun stratejik hedeflerine yönelik bir proje

Verdiğiniz puanları toplayın.

Toplam: 18’den büyükse proje çok sağlıklı.

Toplam: 13-18 arasında ise yaşıyor ama egzersize ihtiyaç var.

Toplam: 13’den küçükse suni teneffüse başlayın, proje elden gidiyor.

Categories: Proje Yönetimi Tags: ,

Başarısız Tamamlanan Son 2 Projeniz

Yönettiğiniz veya içinde bulunduğunuz başarısızlıkla biten son 2 projenizin adı neydi?

Şimdi lütfen, başarısızlık sebeplerini çok açıkça kimseden çekinme korkusu olmadan, bir kağıda açık, seçik yazın. Yazarken, aşağıdaki şekilde yazın lütfen.

  • Proje sponsoru (Ahemt Mehmet), yeterince destek vermedi.
  • Xxxx Dept’dan  (Ayşe Fatma) projedeki işlerini geciktirdi.
  • Proje ekibine hedefleri anlatmak için ben zamanında toplantı yapmadım.
  • Herkesnin üzerinde hemfikir olduğu bir plan yoktu.

İşte size bir sonraki projede nelere dikkat etmeniz gerektiğinin listesi…

Eğer bu sebepleri açıkça bizle paylaşmak isterseniz; http://projeyoneticileri.ning.com

Başarılı Proje için 10 Basit Adım

1– Projeniz için Yönetim ve Paydaşlarınızı projeye dahil edin.

2- Hedefleri ve Kapsamı belirleyin ve açıkça izah edin.

3- Kesinlikle yazılı bir planınız olsun.

4- Planı proje ekibine anlatın ve destek isteyin.

5- Beraber çalışması gerekenleri organize edin.

6- İletişimi yönetin.

7- Tedarikçilerinizi yönetin.

8- Riskleri belirleyin ve belirli dönemlerde ekiple gözden geçirin.

9- Kontrolün nasıl yapılacağını belirleyin ve ekip üyelerini bilgilendirin.

10- Projeyi kapatma işlemlerini mutlaka tamamlayın.

Categories: Proje Yönetimi Tags: ,

Müşteri için Doğru Şeyler Yapmak

  • Proje Kapsamını Müşteriye Doğru Anlatmak: Proje Yöneticisi, müşterisine müzakereler sonucu ulaştığı kapsamı açık ve net olarak, anlatmak zorundadır. Kapsamda belirsizlikler olsa dahi bu belirsizliklerin de neler olduğu konusunda iki tarafta hemfikir olmalıdır. Kapsamda değişiklikler oldukça veya kapsamdaki belirsizlikler ortadan kalktıkça müşteri gelişmelerden haberdar edilmeli ve kapsamı kontrol altında tutabilmek için Proje Yöneticisi azami gayreti göstermelidir.
  • Riskleri Dikkatli Takip Etmek: Proje Yöneticisi, kendisinin ve ekibinin geçmiş deneyimlerini proje planına yansıtabilmelidir. Geçmişte yaşanan olumsuzlukları yok etmek için Risk Yönetimi’ne önem vermelidir. Projesi için yapacağı düzenli Risk Değerlendirme Toplantıları ile risklere nitel veya nicel tehdit değerleri verip, önlem alınması gereken durumları sorgulamalıdır.
  • Etkili İletişime Önem Vermek: Müşteriniz, sizin onun işiyle ne kadar uğraştığınızı merak eder. Bir hayli zaman harcayıp, uğraşsanız bile eğer müşteriyi bu konuda bilgilendirmesseniz, onun işini arka plana attığınızı düşünecektir. Bu yüzden olumlu ve olumsuz gelişmeleri, uğraşlarınızı, yapabildiklerinizi ve yapamdıklarınızı eğer düzenli olarak bildirirseniz, başarı için toleranslarınız artar.
  • Proje İlerlemesini Raporlamak: Müşteri istediği bir anda kendi projesinin ne durumda olduğunu görmek ister. Bunun için de şeffaf bir Proje Yönetimi’nin olmasını ister. Projenin gelişmesini görmek için herhangi bir kimseye sormadan bir kaç tıkla ve çok kısa bir zaman içinde gelişme raporuna kolayca ulaşma talebi olur. Şeffaf bir Proje Yönetimi yapısını sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarına başlayın. Bu sayede müşteri size olan güveni de artacaktır.

Özet

Müşteri için doğru şeyleri yapmak, müşterinin her istediğini yapmak anlamına gelmez. Müşterinizi Proje Yönetimi’nin nimetlerinden faydalandırabilirseniz, başarı kendi kendine gelecektir.

Tutkulu PY’den Mektup

Sevgili Proje Koçu,

Benim proje sponsorum tam bir problem. Hiç bir durum raporunu, değişiklik taleplerini okumuyor ve yeterince ilgilenmiyor. Yürütme komitesi toplantılarında problemleri açık açık söylememe izin vermiyor ve işin kötü yanı problemlerimi düzeltmek için kendisi de çok fazla zaman ayırmıyor.

Sponsorumla projeyle ilgili bir toplantı istesem, bana çok kısa zaman ayırıyor. Ayırdığı zamanda da araya telefonlar giriyor, cep telefonuyla oynuyor. Buna karşılık işlerin kötü gitmesiyle birlikte müşteriden gelen br şikayet olması durumunda hemen beni suçluyor ve projeyi iyi yönetemediğimden, beceriksizliğimden bahsedip, moralimi bozuyor.

Bana ne önerirsiniz? Sizce ayrılmalı mıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Tutkulu PY,

Sakın ayrılma, her zaman bir umut vardır, bunu unutma.

Öncelikle, senin sponsorun, kendisinin proje başarısındaki etkisinden ve rolünden haberdar değil. Biz bunlara: “Proje Yöentiminden bir haber Sponsor” diyoruz.

Yukarıda da belirttiğim gibi bir sponsor projenin başarısında çok etkilidir. Eğer Proje Yöneticisi ile Proje Sponsoru, Proje Yöentimi adına ortak dili konuşmuyor ise, ortak bir metodoloji ile projeyi takip edemiyorlarsa senin yaşadığın problemler ortaya çıkar. Proje Sponsorunun, projedeki rolü aktivite bazlı değil, stratejik açıdan düşünülmelidir.

Proje sponsorunu teknik detaylarla boğma. O’nun istediği olabildiğince genel bilgiler olacaktır. Bununla birlikte eğer Proje Sponsorun ile senin projeye bakışın açısında farklılıklar görüyorsan, O’nu sen eğiteceksin. Proje yönetimi adına kullandığın en temel araçları kendisine tanıt ve bu kayıtlar üzerinden projenin takip edilemsini sağla.

  • Kapsam Bildirimi– Kendisine projenin hedefleri, ana aşamaları, teslimatları, kısıt ve varsayımları göster.
  • Proje Planı– Ana şalamaları zaman programı üzerinde göster. Detaylara girip de sponsorunu boğma.
  • Kilometretaşları – Kendisine projenin önemli noktalarını anlat. Hangi tarihlerde kendisine ihtiyaç duyacağınızı açıkla. Proje başarısı için kendisinin bu kilometretaşlarını takip etmesi gerektiğini söyle.
  • Güncelleme – Kendisinin ne sıklıkta proje ile ilgli güncelleme istediğini sor.
  • Değişiklik Yönetimi– Projede herhangi bir nedenle bir değişiklik, problem olacağını proje planı üzerinden örneklerlele anlat. Bir aktivitede oluşabilecek bir gecikmenin pek çok faktörü etkileyebileceğini söyle
  • Risk Yönetimi– Kendisinin düzeltmesi gereken risklerden bahset ve bunlar için destek iste. Proje Yöneticisi olarak kendi sorumluluğundaki riskleri kendin halletmeye çalış.

Yukarıdaki anlatımların 15-30 dakikayı geçmesin fakat mutlaka bu söylediklerini yazılı hale getir ve kendisiyle paylaş. Okumayabilir, ama sen bunları kayıt altına almak zorundasın.

İmza: Proje Koçu

Projeler Başlar…

msproject@yahoogroups.com üyesi olanlar bilir; Her 10 veya 15 günde bir Türk medyasında “Proje” kelimesi kullanılarak, yapılmış haberlerini yayınlıyorum. Buna uzun bir zamandır devam ediyorum ve benim de gördüğüm kadarıyla ülkemizde “Proje” kelimesi her geçen gün daha fazla hayatımıza giriyor.

Haberlerin önemli bir bölümüne girip, bakıyorum; Başlangıçları o kadar şaşalı, ihtişamlı oluyor ki bu proje o bölge insanı için çok iyi olacak diye düşündürtüyor. Bazı projelerin tanıtımları bizzat belediye başkanları, valiler veya bakanlar tarafından lüks otellerde gerçekleştirilirken, bazı projelerin başlangıcını kutlamak amacıyla mehteran takımı bile ortamda bulunuyor. Kutlama aslında sonda olması gerekir ama “biz baştan kutlayalım, bakarsın proje bitmez bari kutlamadan geri kalmayalım” diye düşünülüyor herhalde…

Tabi bazı projeler de öyle abartılıyor ki, haberi yayınlayan medya sanki Türkiye’ye çağ atlatacak bir proje haberi veriyor. Meşhur “Koy Sepete Projeleri”; Belediye Başkanı, bir fırına gider, fırına bir vitrin yerleştirilmiştir. Normal ekmeğini alan bir vatandaş gönlünden koparsa bir ekmeği de o vitrini koyar. İhtiyacı olan bir başka vatandaş da o vitrindeki ekmeği alır. İşte o vitrinin hayırlara vesile olması için bir açılış düzenlenir. Nihayetinde o vitrini yaptırmak, fırına yerleştirmek bir projedir. Belediye Başkanı gelir ve “Koy Sepete Projesi milletimize hayırlı olsun” diyerek, projeyi başlatır (veya tamamlar bunu ben de daha çözemedim)

Neyse, benim söyleyeceğim aslında başka bir şeydi… içimde kalan bir kaç şeyi bu şekilde dökmüş oldum…

Sonuçta hepimizin de bildiği gibi biz, bir işe çok iyi başlarız. “Başlamak, bitirmenin yarısıdır.”, “kervan yolda düzülür” gibi atasözleri” başlayalım, gerisi gelir nasılsa” yaklaşımımızı da destekler. Yazımın başlaığından da anlaşılacağı gibi, evet, projelere başlıyoruz ama acaba bu projeleri tamamlıyor muyuz? Başarı ne düzeyde acaba? 2009 yılı için aşağıdaki soruları merak ediyorum. Örneğin:

Ülkemizde 2009 için inşaat, bilgi işlem, savunma, sağlık, ar-ge projeleri için ayrılan parasal kaynağın sektör bazında toplamları nedir?

Bu projelerin % kaçı tamamlandı?

Hedeflerden sapmadan ilerleyen veya bitirilen projeler, bütünün % kaçı?

AB Projelerinin yönetiminde ülkemizde başarı oranı nedir?

Hangi sektör ve hangi firmalarda projeler daha kesin tahminlenebilirken, hangi sektörde sapmalar fazla yaşanıyor?

Projeler tamamlandıktan sonra ortaya çıkan ürünler etkin ve verimli kullanılıyor mu? Projeyi yapmaya değdi mi?

Sektör bazında projelerin geri-dönüş süreleri, iç verimlilik oranları, yatırımın geri dönüşü, projenin başlangıcındaki hedeflerle uyum sağlıyor mu? (Projenin başında bunların düşünüldüğü varsayımıyla… 🙂 )

Başarısız projelere harcanan bedeller nedir?

Başarısızlık sebepleri nelerdir?

ve daha bir çok soru sıralanabilir.

Peki yukarıdaki sorulara fima olarak, cevap verebilir misiniz? Peki departman olarak cevap verebilir misiniz? Ya da birey olarak? Bu ve benzeri sorulardan yoksun projeler yapıyorsanız, geleceği asla yönlendiremeyeceksiniz. Çünkü başarı performansınızı bilmiyorsunuz, yine hatalı tahminlerde bulunucak, yine hüsrana uğrayan projeler yapacaksınız, yine günü kurtarıp, yarına “Allah kerim” deyip, devam edeceksiniz.

Amaaan neyse, amacım içinizi karartmak değildi. Boşverin siz beni; varsa bir projeniz önce kutlayarak, başlayın….

Gerçek Lider

Risk almayı bilir

Genel varsayımları kısıt olarak görmez

Başarıya odaklanır

Fikirleri zamanın ötesindedir

Boyunduruk altına girmeyi rededer

Hayallerindeki doğrular için acı çekmeyi göze alır

Farklı olarak bilinir

Zorluklara rağmen yolundan dönmez

Karizma sahibidir

Kaos ile baş etmeyi bilir

Yaptığı her işte öncüdür

Çevresndekileri olumlu etkiler

Hatalarından ders alır

Hitap gücü kuvvetlidir

İkna gücüne sahiptir

Çevresindekileri dinler, analiz eder ve nihai kararı kendi verir

Çözüm önermeden, şikayet edenlerden, nefret eder

Motive etmeyi bilir

İletişimi kuvvetlidir

Sosyal yanı güçlüdür

Ekibini dışarıya karşı savunur

Ekibi için öğretmendir

Metrobüs Projesi

Türkiye’de Bolu Dağı Tüneli projesinden sonra herhalde son zamanlarda en çok konuşulan proje budur.

 

Projenin başarılı olup, olmadığı üzerine yorum yapmak mümkün değil çünkü hem ilgili sitede zaten pek çok yorum var hem de yorum yapan sanki siyasi görüş de ifade etmiş gibi oluyor.  Onun için ben de sadece çıkan haberleri derledim. Değerlendirmeyi siz yapın. 

 

 

Metrobüse binen arızasına katlanır
21 Mayıs 2009 Perşembe
Arızalanan metrobüsten indirilen yolcular Boğaz Köprüsü’nden Mecidiyeköy’e kadar 2 kilometre zorunlu sabah yürüyüşü yaptı.


Hollanda’dan metrobüs açıklaması
20 Mayıs 2009 Çarşamba
“1 ay içinde sistem hazır hale gelecek. Metrobüslerde sorun yok”


Metrobüs düellosu
17 Mayıs 2009 Pazar
Topbaş’tan Kılıçdaroğlu’na yanıt: “Hala gündemde kalmak isteyenler var”


Metrobüs yolunda feci kaza!
14 Mayıs 2009 Perşembe
Önce önündeki 2 araca çarptı sonra bariyerleri aşıp metrobüs yoluna girdi!


Lastiği patlayan metrobüs dehşet saçtı!
03 Mayıs 2009 Pazar
İki otomobili biçti, bariyerlere çarparak durabildi!


Metrobüs kazalara davetiye çıkarıyor”
02 Mayıs 2009 Cumartesi
TMMOB Makine Mühendisleri Odası İstanbul Şube Başkanı İlter Çelik: “Avcılar’daki kaza düşündürücü”


Metrobüs yolunda feci kaza
30 Nisan 2009 Perşembe
Bariyere çarptı, alev alev yandı!


Metrobüs yolunda feci kaza!
30 Nisan 2009 Perşembe
Bariyere çarptı, alev alev yandı!


Ya lastiği patlarsa!
24 Nisan 2009 Cuma
Metrobüs yolcularını bekleyen tehlike…


Belediyeden metrobüs açıklaması
21 Nisan 2009 Salı
Yeni araçlar ne zaman hizmete girecek?

 

Metrobüs 1 ayda 4 milyon kişiyi taşıdı
01 Nisan 2009 Çarşamba
İETT’nin kazancı 3.5 milyon TL arttı


Metrobüs yayaya çarptı
25 Mart 2009 Çarşamba
İnanılmaz kaza..


Yürübüs yolu!
18 Mart 2009 Çarşamba
Metrobüsler arıza yapınca binlerce vatandaş Topkapı-Mecidiyeköy arası yürümeye başladı.


Metrobüs yolu Yayayolu oldu
18 Mart 2009 Çarşamba

 

Metrobüsten 50 ek sefer!
13 Mart 2009 Cuma
Turkcell Süper Lig’de bu akşam oynanacak Fenerbahçe-Kocaelispor maçı nedeniyle motrobüsün 50 adet ek sefer yapacağı bildirildi.


Metrobüs yolunda feci kaza!
06 Mart 2009 Cuma
Zincirleme kazaya neden aracın fırlayan motoru metrobüse çarptı

 

Metrobüs arızalanınca…
06 Mart 2009 Cuma
1.5 kilometre yürümek zorunda kalan yolcular çılgına döndü

 

Metrobüste büyük izdiham
05 Mart 2009 Perşembe
Polis müdahale etmek zorunda kaldı

 

Metrobüs kullanıcılarına sabah sürprizi
05 Mart 2009 Perşembe
Çift bilet yok!

 

 

 

 

Ürün, Proje ve Proje Yönetimi Başarısı

 Projelerin başarısı sürekli tartışmaya açılmaktadır. Başarı tanımı kişiden kişiye ve projeden projeye değişen bir ifadedir.

 

Kimi projelerde zaman en önemli kirter iken, kimisinde maliyet, kimisinde de kapsam veya kalite, başarı kriteri olarak ön plana çıkar.

 

Yukarıdaki dört etken acaba proje başarısını anlatmakta yeterli midir? Dört kritere uyarak ortaya çıkan bir ürünün müşteri memnuniyetini sağlamaktan uzak kalması sözkonusu mu? Buna karşılık geciken ve maliyet artan bir projenin müşteri tarafından çok beğenilmesi ve başarılı görülmesi mümkün müdür?

 

Bu soruların cevabı Başarı denen tanımı üçe bölerek, arayabilirz.;

 

Ürün Başarısı

Proje Başarısı

Proje Yönetimi Başarısı

 

Eğer her biri projelerde ayrı ayrı tanımlanabilirse ve üzerinde düşünülebilirse Proje Taraflarının Başarı tanımları da daha net ortaya çıkarılabilir.

 

Ürün Başarısı: Proje neticesinde ortaya çıkacak bir ürünün müşteri tarafından kabul edilebilir özelliklere sahip olması ürün başarsını tanımlamamızı sağlar.

 

Her projenin başlangıcı hedeflenen ürünü iyi tanımlamak ile başlar. Eğer ürünün kullanılacağı yer, talep edecek kişiler, ürünün satış bedeli, ürünün kullanım ömrü, bakım maliyetleri gibi konularda yeterli araştırma yapılmamış ise proje neticesinde ortaya çıkacak ürün beklenen performansı sergilemeyecektir. Ürünü iyi bir şekilde anlatmak, tanımlamak, ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak projeye müşteri sıfatıyla katılan kişilerin sorumluluğundadır. Buradaki eksik bilgilendirme, yanlış yönlendirme, yukardaki çalışmalar için yeterli zamanı ayırmama ürünü başarısızlığa iter.

 

Bu noktada; Proje Yöneticisini veya Projeyi başarısız olarak görmek hatadır.

 

Proje Başarısı: Projenin başarısından Proje Yöneticisi sorumludur. PMI’a göre proje yönetiminde 8 tane bilgi alanı vardır ve bu bilgi alanları bir Proje Yöneticisinin mutlaka yönetmesi gereken disiplinlerdir.

 

Müşteriden gelen talebe göre Proje Yöneticisi proje planını oluştrur ve planladığı faaliyetleri gerçekleştirdikçe proje ilerler.

 

Proje içinde oluşabilecek değişiklikler proje planına hızla yansıtılır ve gelen değişiklik duurmlarına göre etkilenen diğer süreçler planda revize edilir. Örneğin ürüne yeni bir fonksiyon ekleme talebi geldiğinde bu kapsam değişikliği anlamına gelir, bundan dolayı, süre veya maliyetteki değişiklik proje planına yansıtılır.

 

Kapsamda bir değişiklik olsa dahi, müşteri ile el sıkışarak, ilerlendiği sürece proje maliyetini, süresini ve kalite kriterlerini sağladığı ölçüde projenin başarısından bahsedebiliriz ve ölçümleyebiliriz.

 

Proje Yönetimi Başarısı: PMI’ın bilgi alanlarından bir tanesi Proje Yönetiminin başarısını ölçümlemek üzere önemli ifadeler içerir. Bu bilgi alanı Kalite Yönetimi’dir.

 

Öncelikle bir projede kaliteden bütün tarafların sorumlu olduğunu söylemek gerekir.

 

Proje Yönetiminin başarısını ölçümlemek için kuruma özel bir PY metoduna ihtiyaç vardır. Böylece Proje Yöneticileri, projelerini yönetirken hangi adımlardan geçmeleri gerektiğini bilecekler ve tüm projeler için önceden belirlenmiş olan noktalarda onay mekanizmasını çalıştırmış olacaklardır.

 

Proje metoda uygun ilerlediğinde Proje Yönetimi başarısından bahsedebiliriz. Proje veya ürün başarısız olsa dahi, başarısızlık sebeplerini dokümante etmek, bunlardan bir takım dersler çıkarmak, sonraki proje yöneticilerine değerli bilgiler bırakmak, Proje Yönetimi’nin başarısıdır.

Projeden Vazgeçmek için 7 Sebep

Bütün projeler başarıyla sonuçlanmaz.

Projeyi durdurmak, iptal etmek gibi seçenekleri düşünmek de proje yönetimi içinde ele alınır.

Aşağıdaki durumlar, projenin devam etmesinin anlamsız olduğu anlardır. Unutulmaması gereken şey; Proje başarısızlıkla kapatılsa bile projeden öğrenilen derslerin gelecekteki proje yöneticileri için kayıt altına alınması gerektiğidir. Özellikle projenin hangi şartlar altında başarısızlığa uğradığı açıkça belirlenmelidir ki gelecekte benzer bir projede şartların karşılaştırılma imkanı olsun.

İlgi Azalması Varsa : Başlangıçta projenize karşı çok büyük ilgi ve alaka duyulmuş olabilir fakat zamanla önceliklerin değişmesinden dolayı sizin projenize olan ilgi azalmıştır. Özellikle yönetim desteğinin azalması ile projeye olan ihtiyaç gözden geçirilmelidir. Rekabet, piyasa şartları, müşterinin değişen istekleri, projenin bir zaman sonra varlığını sorgulama sebebidir.
Projenin Bitiş Tarihi Sürekli Erteleniyorsa: Özellikle, yeni gelen projelerden dolayı, ilgili proje her defasında öteleniyor, yeteri kadar kaynak desteği alamıyor ve sürekli erteleniyor ise bu projenin varlığı da sorgulanmalıdır. 6 ay diye başlayıp, seneler süren projelerde bir şeylerin yanlış gittiği görülmelidir. Bitiş tarihi bir kısıt olmasa bile, proje bütçesi açıkça masaya yatırılıp, harcanan kaynağın farklı noktalara kaydırılması gerektiği üst yönetime aktarılmalı ve projenin esaslı bir şekilde hangi şartlar altında ele alınacağı sorgulanmalıdır.
Risklerin Fazlalığı: Bazı projelerde riskler oldukça yüksektir. Risklerin yönetimi bütün paydaşlara aittir. Bazı şirketlerde tüm risklerin sorumluluğu ve yönetimi proje yöneticisine bırakılır ve yaşanan tüm olumsuz gelişmelerden proje yöneticisi sorumluymuş gibi davranılır.
Proje Paydaşlarındaki Uzlaşmazlık: Bazen proje paydaşları ortak bir hedef üzerinde hem fikir olamaz. Güç çatışmaları projenin ilerlemesine engel olabilir. Paydaş sayısının artması çatışmaların artmasında en önemli etkendir. Eğer tarafların çıkarları ortak bir noktada birleşmiyorsa projenin varlığı sorgulanmalıdır. Böyle durumlarda proje kapsamına çok dikkat etmek gerekir. Proje paydaşlarının artması kapsamın genişlemesine, hedeflerin gerçekçilikten uzaklaşmasına sebep olabilir.
Müşteri Tatmin Edilemezse:  Başlangıçta ne istediğini bilmeyen veya doğru anlatamayan müşteri, ara ürünler ortaya çıktıkça isteklerini şekillendirmeye başlar. İstekler şekillendikçe projenin kapsamı, baştaki duruma göre değiştirecektir. Eğer projede  kapsam yönetimi yapılıyorsa sorun yoktur fakat yapılmıyorsa, her gelen istek projeye sorgusuz sualsiz dahil ediliyorsa bu durumda projenin bitmesi de beklenemez.
Proje Paydaşlarında Değişiklikler: Bir projede paydaşlarda herhangi bir değişiklik olması projenin şekil değiştirmesine sebep olabilir. Üst yönetim, müşteri veya proje ekibindeki değişikliklerden dolayı projeye olan destek, talepler, ekibin performansı değişikliğe uğrar. Proje paydaşlarındaki değişiklik hızlı ve çok olursa projenin yönetilmesi imkansız hale gelir. Böyle bir durumda proje yöneticisi daha durağan bir paydaş yapısına ulaşana kadar projenin ertelenmesini isteyebilir aksi takdirde harcanan zaman ve parasal kaynak boşa gidecektir.
Yatırılan Parasal Miktarın Büyüklüğü: Bazı projelerde belirli bir aşamaya kadar çok fazla para harcandığı için vazgeçilemez olarak nitelendirilir. Eğer proje sonuçlar ile ilgili kuşkular var ise batık maliyet kurtarılamaz fakat batık maliyetin büyümesi önlenebilir.