Çeşitlilik ve Kapsayıcılık

Proje yöneticilerinden, farklı kültürlerle, farklı endüstri deneyimleriyle ve hatta farklı dilleri konuşan üyelerle, küresel bir kapsamda veya en azından çok çeşitli bir proje ekibiyle çalışması istenir.

Proje ekibi, kendi ana dillerinden farklı bir proje “ekip dili” benimseyebilir.

Proje yöneticisi, bu çeşitlilikten yararlanan ve karşılıklı güvene dayalı bir ekip iklimi oluşturan bir ortam yaratmaya çalışmalıdır.

Ekip geliştirme hedefleri şunları içerebilir:

• Maliyeti ve zamanı azaltmak ve kaliteyi artırmak için ekip bilgi ve becerilerini geliştirmek.

• Ekip moralini yükseltmek, çatışmayı azaltmak ve ekip çalışmasını iyileştirmek için güveni artırmak.

• Bireysel ve ekip performansını geliştirmek ve çapraz – eğitim ve ek olarak mentorluk.

• Ekibin karar alma süreçlerine katılmasını ve yarattıkları çözümlere sahip çıkmalarını sağlamak.

Ön Atama Araçları

Beceri değerlendirmesi için bir dizi araç ve teknik vardır. Bu araçlar sayesinde projenize ekip üyelerini dahil ederken bir ön değerlendirme yapmanız mümkün olur.

• Tutum anketleri: Projede bulunmaktan memnuniyet duyacak takım üyelerinin motivasyonu da olumlu yönde olacaktır.

• Özel değerlendirmeler: Projede belirli işleri, belirli kaynakların yapacak olması halinde, ilgili kaynakların projeye alımına öncelik verilebilir

• Yapılandırılmış görüşmeler: Belirli sorgulamalar yapmak suretiyle ilgili ekip üyelerini belirlemek ve görev atamaları yapmak mümkün olabilir.

• Yetenek testleri: Projede belirli yeteneklere ihtiyaç olması halinde, ilgili yeteneğe sahip kaynakların görev ataması yapılabilir.

• Odak grupları: Belirli bir grup ekip üyesinin birlikte projeye atanması durumu gerektiğinde kullanılan bir projeye kaynak atama yöntemidir.

Takım Becerisinin Değerlendirilmesi

Ekibin bütünsel olarak değerlendirilmesi, ekibin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemesine ve iyileştirme fırsatlarını değerlendirmeye, güven inşa etmesine ve iletişim mekanizmaları oluşturmasına yardımcı olur.

• Takım tercihleri: Takımın çalışma yöntemleri üzerine yapacağı tercihlerdir.

• Özlemler: Takımın ortak ulaşmak istedikleri bilgi birikimi ve beceri seviyeleri

• Bilgi işleme ve organizasyon: Takım içinde bilginin bireyler arasında hareketi ve işlenerek değer üreten seviyeye ulaştırma yöntemleri

• Karar verme süreçleri: Ekibin ortak karar vermede kullandıkları araç ve teknikler

• Diğer ekip üyeleriyle etkileşimler: Farklı ekiplerle yapılacak iletişim konuları ve kullanılacak araç ve teknikler

Sorumluluk Atama Matrisi

Sorumluluk Atama Matrisi, paydaşların proje faaliyetlerine katılımını tanımlamak için sorumlu, onaylayan, danışılan ve bilgilendirilen durumlarını gösteren bir tablodur.

Sorumluluk Atama matrisi, karar vermekten kimin sorumlu olduğunu ve sorumlu kişilerin nasıl desteklendiğini belirlemeye yardımcı olur. Sorumluluk Atama Matrisi genellikle her proje ekibi üyesine atanan roller ve sorumluluklar hakkında netlik sağlamak için kullanılır.

Sorumluluk Atama Matrisleri, bir proje planında Gantt Diyagramları kadar önemlidir. Tanımlanan aktivitelerin sorumlu kaynaklar tarafından yapılarken, yürütülmesi gereken iletişim kanalları hakkında da tüm proje paydaşlarına bilgi verir. Bu yüzden, eğer proje planınızda Sorumluluk Atama Matrisi eksikse projenizin -en iyi ihtimalle- zaman planında aksamalar yaşayacağı açıktır.

Proje Paydaşları için Beceriler Listesi

Proje ekibindeki herkesin birbirleriyle ilişki ve iletişim kurması için çeşitli kişilerarası beceriler vardır.

Kişilerarası ilişki becerileri projenin farklı dönemlerinde farklı ağırlıklarda kendini gösterir. Bu başlıkları bilmek ve yeri geldiğinde kullanmak paydaşları etkileyebilmek için proje yöneticisine avantajlar sunar.

Çatışma yönetimi

Çatışma yönetimi, bir çatışmanın olumsuz bir sonucunun ortaya çıkmasından önce müdahale etmeyi içerir.

Bir projenin yaşam döngüsü boyunca çatışmaları başarılı bir şekilde yönetmek zor olabilir.

Proje yöneticisi olarak, ortaya çıkan herhangi bir çatışmanın karar merkezi siz olacaksınız.

Çatışmanın nasıl ele alınacağını siz belirleyeceksiniz.

Amaç, çatışmanın olumlu şekilde sonuçlanmasını sağlamak ve bir öğrenme deneyimi kazanmak olmalıdır.

Kültürel farkındalık

Proje ekibinizdeki bireylerin farklı kültürel bakış açılarını ve inançlarını anlamak ve farkında olmak yanlış iletişim ve yanlış anlamaları azaltmaya yardımcı olacaktır.

Karar verme

Karar verme, bir sonuç elde etmek için çok önemli bir beceridir.

Karar verme yeteneği zor durumlarda sorumluluk üstlenme ve sonuçlarını savunabilmeyi içerir. Karar verme, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi aşamaya ayrılabilir:

• Sorunu tanımlama

• Potansiyel çözümler üretmek

• Çözüm eylemlerinin planlanması

• Fikirleri eyleme geçirmek

• Çözüm değerlendirme planlaması

• Sonuçların ve süreçlerin değerlendirilmesi

Şeklinde sayabiliriz.

Kolaylaştırma

Kolaylaştırma teknikleri, bir araya getirilmiş bir gruba karar vermelerini veya çözüm bulmalarını sağlamak için kılavuzluk veya liderlik etme üzerine kullanılan becerilerdir.

Liderlik

Sonuç elde etmek için adım atma ve başkalarına yol gösterme yeteneğidir. Liderlik yetenekleri tecrübe sahibi olmak, insanlarla ilişkiler kurmak ve inisiyatif almak yoluyla kazanılır.

Toplantı yönetimi

Toplantıların verimli ve etkili bir şekilde yürütülebilmesi, projenin başlatılabilmesi, planlanabilmesi, yürütülebilmesi, başlatmada, planlamada, yürütmede, kontrolde ve hatta kapatılabilmesi için gerekli bilgileri toplarken faydalı olacaktır.

Müzakere

Müzakere, birden fazla kişi tarafından bir anlaşmaya veya karara varmak için kullanılan bir yaklaşımdır.

Başarılı bir şekilde müzakere edebilmek, bir proje sırasında ortaya çıkan sorunları ve çatışmaları nasıl çözeceğiniz üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır.

İlişki Ağı Kurma

İş konuları hakkında bilgilerini genişletmek için insanlar arasındaki etkileşim oluşturma sürecidir. Kuruluş içinde, endüstride veya farklı profesyonel ortamlarda gerçekleştirilebilir.

Gözlemleme / Konuşma

Bir durumun veya sürecin nasıl ilerlediğine dair ilk elden bilgi edinmek için bireyleri günlük görevlerini yerine getirirken izlemeyi ve karşılıklı konuşmak suretiyle bilgi almayı ve vermeyi içeren tekniklerdir.

Hizmetkar Liderlik

Çevik ve diğer projelerde kullanılan, dinleyerek, koçluk yaparak ve ekip üyelerinin gelişmelerine izin veren bir ortam sağlayarak ekibin kendini tanımlamasını, kendini keşfetmesini ve öz farkındalığını teşvik eden bir liderlik türüdür.

Hizmetkar liderler ekibin çalışmasını kolaylaştırır, çalışma engellerini kaldırır, paydaşları süreçler konusunda eğitir ve ekibin başarısını kutlar.

Takım Oluşturma

Güçlü bir ekip oluşturmak zor olabilir, ancak sürekli destek ve işbirliği içinde çalışarak bir ekibin sorunlarını çözmek, kişiler arası sorunları ortadan kaldırmak, bilgi paylaşmak ve proje hedeflerini birleşik bir güç olarak ele almak için birlikte çalışılmasını sağlayabilirsiniz.

Takım oluşturma proje hedeflerine ulaşmada çok güçlü bir araçtır.

Proje Paydaşlarının Belirlenmesi

Paydaşlar, ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanabilmesi için projede erken bir safhada belirlenmelidir.

Ayrıca, proje hedeflerine ve başarısına özel ilgileri olduğundan, projenin başarılı olmasına en iyi şekilde yardımcı olabilecek kişilerdir.

Proje paydaşlarını düzenli olarak belirlemek ve ilgileri, katılımları, karşılıklı bağımlılıkları, proje başarısı üzerindeki potansiyel etkileri ile ilgili bilgileri analiz etmek ve belgelemek önemlidir.

Belirlenen paydaş listesi, değişiklikler meydana geldikçe gözden geçirilmeli ve değiştirilmelidir. İş Gerekçesi ve Fayda Yönetim Planı gibi belgeler, paydaşların listelerini içermelidir.

İletişim yönetimi planı ve paydaş katılım planı, paydaşların katılım modelini göstermelidir. Proje ilerledikçe, Değişiklik Kayıtları, Sorun Kayıtları veya Gereksinim Belgesi yeni paydaşları projeye taşıyabilir.

Paydaş listelerini ve katılım modellerini oluşturmak için önceki projelerden gelen şablonlardan yararlanmak faydalı olacaktır.

Proje Paydaşları

Bir projenin paydaşları, adından da anlaşılacağı gibi, projede ve çıktılarında pay sahibidir. Proje Yöneticisinin paydaşları tanımlayabilmesi, paydaş katılımını planlayabilmesi, paydaşları yönetebilmesi ve paydaş katılımını izleyebilmesi gerekir.

Paydaş, bir proje, program veya portföyün bir kararından, faaliyetinden veya sonucundan etkilenebilecek, bunları etkileyebilecek veya etkilendiğini algılayabilecek bir kişi, grup veya kuruluştur. Paydaşlar proje çalışmasına aktif olarak dahil olabilir veya olmayabilir ve bir kararı, bir faaliyeti veya bir projenin sonucunu etkileyebilir veya bunlardan etkilenebilir.

Paydaşlar bir projede çeşitli roller ve sorumluluklar üstlenirler. Proje boyunca paydaşların etkisini ve katılımını yönetmek, bir projenin sonuçları ve başarısı üzerinde büyük bir etkiye sahiptir.

Paydaşların çatışan çıkarları, ihtiyaçları, öncelikleri ve görüşleri olabilir. Projenin sonuçları için birbiriyle çelişen vizyonları olabilir, bu nedenle bunları dikkatli bir şekilde yönetmek proje yöneticisinin rolünün önemli bir parçasıdır.

Proje yöneticileri, bir projenin iç ve dış paydaşlarını mümkün olduğunca erken belirlemeli, ihtiyaçlarının neler olduğunu öğrenmeli ve proje parametrelerinin ve başarı kriterlerinin belirlenmesine katılımlarını sağlamalıdır. Projenin başında bir fikir birliğine varmak zor olsa da, yalnızca bir kişinin ihtiyaçlarının karşılanmadığını veya yanlış anlaşıldığını sonradan öğrendiğinizde proje başarısızlığa sürüklenebilir veya değişiklik isteklerinden dolayı maliyetlerin kontrolsüz artmasına sebep olabilir.

Proje Ekibi Üyesi Gereksinimleri

Ekibin hedeflerine ulaşabilmesi, işleri yapabilmesi ve istenen sonuçları üretmesi için yeterli beceri setine ihtiyacı olacaktır.

Yalnızca bir kaynağın belirli bir işi yapabilmesi için gerekli beceriye sahip olması durumundan kaçınmak gerekir. Temel bir yetkinliğe sahip olan ancak diğer alanlarda ekibin hedeflerini desteklemek için ekibin yararlanabileceği genel becerilere sahip olan genelleşmiş uzmanlığa sahip insanlardan yararlanmak gerekir.

Ek olarak, ekip üyelerinin ihtiyaç duyacakları fiziksel destekleri (ekipman, erişim hakları vb.) belirlemek önemlidir.

Kaynak Yönetiminin Planlanması süreci, hem ekip üyelerinin, hem de fiziksel kaynaklar için planlamayı kapsar.

Proje Kaynak Yönetiminin kritik bir parçası olarak aşağıdakileri yapabilmeniz gerekir:

• Gerekli vasıfları, becerileri tahmin edin, temin edin ve yönetin.

• Bu ekip üyelerinin işi yürütmek için ihtiyaç duyacağı diğer kaynakları tahmin edin.

• İnsanları ekibe dahil edin.

• Ekibi geliştirin, yetkinliklerini geliştirin, etkileşimleri kolaylaştırın ve etkili bir ekip oluşturun.
takım ortamı.

• Ekip performansını takip edin, geri bildirime dayalı iyileştirmeler oluşturun ve uygulayın, sorunları çözün,
ve ekip personeli değişikliklerini yönetin

Project Management Puzzle – 2

Proje Ekibi Kompozisyonu

Proje ekibi kompozisyonu, organizasyonel kültüre, konuma ve kapsama göre değişebilir.

Kompozisyon, ekibin yapısını ve ekip üyelerinin ekipte nasıl bir araya getirildiğini veya birleştirildiğini ifade eder.

Örneğin, proje ekibi üyelerinin çoğunun proje üzerinde tam zamanlı çalışmak üzere atandığı özel bir ekip olabilirler veya normal işlerine ek olarak bir proje üzerinde çalışan yarı zamanlı ekip üyeleri olabilirler.

Çoğu zaman, kuruluşlar bu iki biçimin bir karışımına sahiptir.

Proje ekibi genellikle proje yöneticisi, proje yönetim ekibi ve diğer bireysel ekip üyelerinden oluşur. Bireysel ekip üyeleri proje çalışması gerçekleştirir ve projenin yönetim tarafında yer almayabilir.

Proje ekibi, belirli konularda bilgi sahibi olan veya proje çalışmasını yürütmek için benzersiz becerilere sahip farklı gruplardan kişilerden oluşur.

Proje Ekibi

Proje ekibi, hedeflerine ulaşmak için proje çalışmasını gerçekleştirmede proje yöneticisini destekleyen bir grup bireydir. Proje ekibindeki kişilerin rolleri şunları içerebilir:

• Bütçeleme, çizelgeleme, raporlama ve kontrol, risk yönetimi ve proje iletişimi gibi faaliyetleri gerçekleştiren proje yönetimi personeli. Bu rol proje yönetim ofisi tarafından desteklenebilir.

• Proje çıktılarını oluşturmak için işi yapan proje personeli.

• Proje yönetim planının geliştirilmesi için çalışmalar yapan uzmanların desteklenmesi. Bu roller arasında hukuk, lojistik, mühendislik, test etme vb. yer alabilir.

• Gereksinimleri sağlayacak ve proje çıktılarını kabul edecek kullanıcı veya müşteri temsilcileri.

• Dış şirket olan satıcılar, projenin ihtiyaç duyduğu bir ürün veya hizmeti sağlamak için bir sözleşme yayınladılar.

• Bir ortaklık yoluyla özel destek sağlayan harici şirketler olan iş ortakları.

• İş ortaklığını destekleyen iş ortağı üyeleri.

Proje ekibinin üyeleri de paydaş grubunun bir parçasıdır; ancak tüm paydaşlar proje ekibinin bir parçası değildir. Genellikle proje ekibi organizasyonun içindedir ve proje çalışmasının yapılmasına aktif olarak katılır. Paydaş grubu, bir projenin sonucunu etkileyebilecek veya bundan etkilenen daha büyük insan ve kuruluşlar grubudur.