Month: January 2009

Üniversiteli Gençlere Tavsiyeler

İçinde bulunduğumuz dönemde Proje Yönetimi çok önemli hale geldi. Gelecek çok daha proje bazlı çalışmayı zorunlu kılacak.

Yani okuldan mezun olduktan sonra hangi sektörde çalışacağınız artık önemli değil; Her durumda projelere dahil olmanız, sonra da projeleri yönetmeniz istenecektir. Bu yüzden, boşa zaman geçirmeden Proje Yönetimine öğrencilik yıllarınızda önem vermenizi tavsiye ederim.

* PMI’yı tanıyın. Kütüphanenizde PMNetwork Dergisi geliyorsa mutlaka takip edin.

* PMBOK adlı kitabı mezun olmadan önce mutlaka okumuş olun.

* Proje Yönetimi Bilgi Alanlarının neler olduğunu öğrenmiş olun. İçeriğini bilin.

* Proje Yönetimi üzerine geliştirilen metodların neler olduğunu öğrenin. (PRINCE2, Agile, Scrum, Kanban)

* Microsoft Project programını kullanmayı mutlaka öğrenin.

* Stajlarınızda projelere dahil olun.

* Bitirme ödevinizi mutlaka proje yönetimi üzerine alın..

İş aramaya başladığınızda tecrübesiz olduğunuz için iş bulmanız zor olacaktır fakat öğrencilik yıllarınızda proje yönetimi üzerine yapacağınız her türlü etkinlik size avantaj sağlayacaktır.

PMI’a Göre Proje Bazlı Organizasyon – PMBOK

screenshotProje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organizasyonu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontrol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştur. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.

Gereksinimlerin Toplanması – PMBOK

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008’de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden, hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belirlerken en önemli girdi Proje Başlatma Belgesi‘dir. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye paydaş (Bkz: Paydaşların Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

– Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

– Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

– Rehberli Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

– Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

– Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

– Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

– Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

– Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.

Proje Ofisleri

Kurum hedef ve önceliklerine, planlanan bütçe içinde zamanında varmak adına, Proje Yönetim sistematiğini yaymayı hedefleyen fonksiyonel bir birim/departman…

 

Neler Yapar:

•         Proje Yönetim metodolojilerini, standart ve süreçlerini oluşturmak

•         Proje Yönetim yazılımlarını belirlemek, geliştirmek

•         Proje Yönetim şablonlarını geliştirmek

•         Kurum içinde Proje Yönetim  becerilerini geliştirmek

•         Plan oluşturmak, kurum içinde izlenebilir kılmak, güncellemek

•         Proje önceliklerini belirlemek ve kaynakları bu önceliklere göre yönlendirmek

 

 

Genel Uygulama Tipleri ve Etkinlik Seviyeleri

Seviye 1 – Kütüphane

•         Kurumun, projelerle ilgili bilgi ve haber kaynağı

•         Proje kayıtlarının tutulduğu merkez

•         Yeni araç ve şablonların test merkezi

 

Genelde düşük değerli projelerin uygulandığı veya geçişe direnç olan kurumlarda başlangıç aşaması olarak görülebilir.

 

Seviye 2 – Koçluk

 

•          Proje Yönetim uygulamalarından ve kalitesinden sorumlu

•          Araç, süreç, standartlar ve  metodoloji desteği sağlar

•          Projelere uygulama açısından danışmanlık desteği sunar.

 

Seviye 3 – Yönetimi

•         Proje Yöneticilerinin bağlı olduğu fonksiyonel merkez

•         Tüm sözleşmeli projelerin yönetiminden sorumlu departman

Neden PMP Sertifikası Almalıyım?

 pmp

Bu yılbaşı itibariyle dünya genelinde PMP sertifikasına sahip kişi sayısı 306.706 kişi olarak PMI tarafından duyurulmuştur.Özellikle 2000 yılından sonra Proje Yönetimine olan ilgi önceki senelere göre hızlı bir artış göstermiştir. En önemli etkenin 2000 yılına geçerken dünyadaki tüm firmaların Y2K Projesini yürütmeleri oldukça önemli bir etkendir. Özellikle global şirketler dünyanın farklı yerlerindeki şirketlerinde aynı standartta Proje Yönetimi uygulamasına önem vermek zorunda kalmış ve Proje Yönetiminde ortak bir dil birliğinin veya metodunun ne kadar önemli olduğu ortaya çıkmıştır. 

 Ülkemizde halen 500 civarında PMP sertifikasına sahip kişi bulunmaktadır. Dünyada kariyer gelişimi için kullanılan bu sertifika tahminize göre önümüzdeki 3-4 yıl içinde proje bazlı çalışan kuruluşların işe alımların da ilk soracakları sertifika olacaktır. Sonuçta, rekabet sadece kurumlar arasında yaşanmıyor, bireyler arasında da daha iyi şartlarda işlerde çalışmak için kişiler kendilerinde bir farklılık yaratmak zorundadır. Bunun için gayret göstermek, zaman ve para harcama kaçınılmazdır. Fakat neticede rekabet avantajı sağlayarak, hem daha iyi şartlarda iş bulmak hem de bilgi birikimini artırarak daha verimli çalışma ortamları yaratmış oalcaklardır.

 

Proje bazlı çalışmak bundan 10 sene öncesine göre çok daha tercih edilen bir çalışma biçimi haline gelmiştir, önümüzdeki yıllar da ise çok daha talep görecek bir yönetim şeklidir. Doğal olarak, şirketlerin önümüzdeki yıllarda Profesyonel Proje Yöneticilerine çok daha fazla ihtiyaçları olacaktır. Ülkemizde kariyer gelişimini hedefleyen ve özellikle yabancı kökenli şirketlerde çalışmayı düşünen gençlere tavsiye edeceğim bu sertifika için en kısa zamanda PMBOK’ı tedarik etmelerini ve okumaya başlamalarını tavsiye ederim.

Etkili Toplantı

“TOPLANTI, TOPLANTI, YİNE TOPLANTI… TOPLANTILARDAN ZAMAN BULUP DA İŞ YAPMAYA VAKİT YOK”:

 Kimbilir işyerinizde kaç kez bu tip yakınmalar duymuşsunuzdur. Belki de bizzat kendiniz toplantıların yoğunluğundan yakınıyorsunuzdur. Kötü yönetilen, kötü planlanan, iyi hazırlanılmamış toplantılar, insan kaynağının önemli bir zaman dilimini yok etmektedir.

Bu konuda bir kaç ipucu toplantıların daha verimli geçmesini sağlayabilir;

Toplantı Duyurusu : Toplantıların başarılı sona erebilmesi için katılımcılara önceden toplantıların gündemi ile ilgili bilgi verilmesi oldukça önemlidir. Katılımcıların hazırlanması gereken konularda açıkça toplantı duyurusunda belirtilmelidir. Katılımcıların hazırlanması için gerekli zaman dilimi mutlaka göz önüne alınmalıdır.

Katılımcılara, toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat bilgileri de eksiksiz olarak
iletilmelidir.

Toplantı Zamanları : Katılımcıların motivasyonunu etkileyecek önemli faktörlerden bir tanesi de toplantı zamanlarıdır. Mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanan toplantıların verimsiz geçme ihtimali yüksektir.

Toplantı Ortamının Hazır Olması : Toplantıdan önce, toplantı esnasında lazım olacak araç – gerecin kontrolü ve tedariği de önemlidir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı salonu, toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir.

Zamanında Başlama : Toplantılara mutlaka zamanında başlayın. Geç kalanlara bir açıklama yaparak, toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu konudaki ciddiyet, katılımcıların da toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine sebep olur.

Toplantı Liderini Belirleyin : Bir toplantı bir kişinin liderliğinde yürütülmeli ve bunu da bütün katılımcılar önceden bilmelidirler. Genelde önerilen; toplantıyı talep eden kişinin toplantı liderliğini üstlenmesidir. Toplantı Liderinin amacı, konuşmaların gündem maddesi üzerinde yoğunlaştırmaya çalışmaktır.

Toplantı Amaçlarına Yönelik Tartışmalar : 650 yönetici üzerinde yapılan bir araştırmada, toplantı esnasında karşılasılan en büyük problemin “konudan sapma” olduğu belirlenmiştir. Toplantı liderinin ve katılımcıların toplantı gündemine sadık kalması ve problemin özüne yönelik tartışmaların yapılması önemlidir. Pek çok yönetici, toplantılarda genelde problemlerin etrafında döndüklerini, hiç bir zaman öze inemediklerinden yakınır.

Toplantının Bölünmemesi : Toplantı esnasında yapılan çay, kahve, kuru pasta
ikramlarını kaldırın. Katılımcıların dikkatini dağıtan bu uygulamalar, 1 saatten fazla sürecek toplantılarda periyodik aralar verilerek, toplantı salonunun dışında
gerçekleştirilmelidir. (Böylece önemli evraklar da çay, kahve dökülmelerine karşı
korunmuş olur.)

Katılımcıların Ortak Hedeflerde Buluşması : Toplantının başarısı, katılımcılar arasında fikirlerin ve bilgilerin açıkça dolaşmasına bağlıdır. Katılımcılar, kişisel çatışmalarından veya ast-üst bürokrasiden kaçınmalı, problemlere odaklanmalıdırlar. Bu ortamda toplantı liderinin etkinliği önemlidir.

Toplantının Ulaştığı Başarının Özetlenmesi : Toplantının hedeflerine ulaşıldığında, kilit noktalar ve önemli görev/sorumluluk/yetki atamaları tamamlandığında, bütün bu verilerin özetlenmesi ve bir toplantı raporunun hazırlanması gerekebilir. Bu aynı zamanda toplantının başarısını simgeler.

Toplantının Sonlandırılması : Toplantı lideri olarak, katılımcıların da güvenini kazanmak adına toplantıyı önceden duyurulan saatte bitirmeye özen gösterin. Unutmayın ki, katılımcılarda iş programlarının, bu toplantının bitim saatine göre ayarlamış olabilirler.  Eğer tartışma konuları henüz bitmemiş ise toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak olarak belirlenecek başka bir tarih ve saatte buluşmak daha faydalı olacaktır.

Toplantı liderinin sorumluluğu buna benzer toplantı yönetmeliklerine uyulmasını
sağlamaktadır. Bu yönetmelikler toplantı salonlarına asılarak, katılımcıların uyması gereken basit kurallar hatırlatılmış olacaktır. Toplantıların verimliliğinin, kurumun temel hedeflerine ulaşmadaki başarısını direk etkileyeceği unutmamak gerekir.

Project Server – Proje Merkezi ve Kurumsal Projeler

Project Server programından Üst Yönetimin özellikle beklentisi, şirket içindeki projelerin bir arada görülebileceği bir ekran yapısına ulaşmaktır.

Proje Yöneticilerimiz, MS Project Prof.2007 üzerinden hazırladıkları proje planlarını yayınlamak için File menüsünden – Publish komutuna basmaları yeterlidir. Üst Yönetim, herhangi bir projeye müdahale etmeden, projelerin genel durumuyla ilgili bilgileri Project Server 2007 üzerinden görme imkanı bulacaklardır. 

Üst Yöneticimiz, kendi kişisel Windows hesabıyla Project Server ekranını açtığında sol kenardaki menülerden Project Center ifadesine tıkladığında PY’ler tarafından yayınlanan bütün projeler gözükecektir. Bu projeler farklı kategorilere göre sınıflandırılabilir. Örneğin; Ar-Ge, Satınalma, IT, Tedarikçi Geliştirme, Bakım, İyileştirme vb. Bunun yanı sıra üst yönetim projelerin genel bilgilerini (süre, başlangıç, bitiş) görebileceği gibi maliyet, adam*gün, planlanan ve gerçekleşen arasındaki sapma miktarları gibi deayları da incelemesi mümkündür.

MS PRoject Server

MS Project Planını Paylaşma Yöntemleri

Bir proje planı hazırlamak için Microsoft Project 2007’de uzun bir zaman harcadınız. Artık son haline geldiğini düşündüğünüz proje planınızı projeye dahil olan herkesle paylaşmak ve uygulama sürecine geçmek istiyorsunuz. Fakat proje planını paylaşacağınız kişilerin bazılarının bilgisayarında MS Project’in farklı versiyonları var, bazılarında MS Project dahi yok, bazılarında bilgisayar bile yok. İşte böyle durumlarda ne yapmak gerekir acaba?

Senaryo 1: MS Project Prof. 2007 versiyonuna sahip olanlar…

Bu en basit senaryo. Zaten hazırladığınız planda MS Project 2007 versiyonu olduğu için proje planınızı e-maile ekleyip, gönderdiğinizde, yolladığınız kişiler de dosyayı kolayca açacaktır.

Senaryo 2: MS Project Server. 2007 versiyonuna aktifse…

Eğer şirketinizde MS Project Server 2007 kurulmuş ise hazırladığınız projeyi Web ortamına aktararak, proje taraflarının plana intranet/internet ortamında ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Project Server üzerinden tanımlanan yetkiler çerçevesinde farklı proje tarafları onlar için tanımladığınz ekranlara ulaşacaklar ve projeye müdehale edebileceklerdir.

Senaryo 3: MS Project Prof. 2003 versiyonuna sahip olanlar varsa…

Eğer projenizi MS Project 2007 versiyonunda hazırladıysanız ve projenizdeki bazı kişilerin bilgisayarında Project 2000/2003 versiyonun yüklü olduğunu biliyorsanız, herkesle projeyi paylaşmadan önce mutlaka dosyanızı Save As komutuyla 2000/2003 versiyonuna çevirin ve bütün katılımcılarınıza bu dosyayı e-maile ekleyerek gönderin. Bilgisayarında MS Project 2007 versiyonu olanlar 2000/2003 versiyonunu sorunsuzca açabileceklerdir.

Senaryo 4: Bilgisayarında MS Project’i yüklü olmayanlar varsa…

Projenizde çalışan bazı kişiler aslında hiç planlama yapmayacaklar ve projede çok sınırlı sayıda aktivite gerçekleştirecekler. Belirli periyotlarla proje planını inceleseler ve kendi işlerinin tarihlerini okumayı bilseler yeterli olacak ise bu kaynaklar için MS Project Prof. 2007’nin satınalmaya gerek yoktur. Peki ne yapılabilir?

· Project Web Access. Eğer Project Server 2007 kullanıyorsanız, proje takımında yer alanlar kendilerine açılacak bir hesap ile Project Web Access’e intranet/internet üzerinden ulaşıp, kendilerine atanan aktiviteleri görmeleri mümkün olacaktır. Böylece projelerle ilgisi Proje Yöneticisine göre daha az olanlar için ek bir lisanslama masrafı yaşanmayacağı gibi takım üyeleri de yazılımı öğrenmek için çok büyük bir çaba içine girmek zorunda kalmayacaktır.

· Deneme Versiyonu. Eğer MS Project’in belirli bir dönem için kullanılması söz konusuysa (yine lisanslama ücretinden kaçınmak için) Deneme Versiyonu bilgisayarakurulabilir. 60 günlük deneme sürümü projenin takibi için yeterli bir zamansa önerebileceğim seçeneklerden bir tanesidir. Deneme versiyonunda tüm fonksiyonlar etkin olarak çalışacaktır. İndirmek için.

· Excel’e Veri Aktarma. Bu seçenek pek çok kişinin aklına gelen ilk seçenek olsa da ne yazık ki bu fonksiyon oldukça kötü çalışıyor. Proje planı Excel olarak kaydedildiğinde projedeki WBS yapısı Excel’e aktarılamıyor, bu yüzden hangi aktivitelerin aşama, hangilerinin detay faaliyet olduğunu ayırmak mümkün olmuyor.

· Proje Planın Fotoğraf Çekmek. MS Project Prof. çok az bilinen bir özelliği de proje planının .gif formatında kaydedilebilmesidir. Oldukça basit bir özellik olan bu seçenek pek çok kişinin proje paylaşımında çok işine yaramaktadır. MS Project 2007 versiyonunda Report menüsü içinde “Copy Picture”  fonksiyonunu incelemenizi tavsiye ederim.

Senaryo 5 – Bilgisayarı dahi olmayanlar veya bilgisayardan nefret edenler için… 

Herkesin bilgisayarı olacak diye bir şey yokO ve ya projede görev alıp da bilgisayarla arası iyi olmayanlar da olabilir. Bu durumda proje bilgileri farklı biçimlerde kağıt ortamına aktarılmalıdır.

· Görüntü Baskı Alma. MS Project’teki, Gantt, Detail Gantt, Task Usage, Resource Usage vb. görüntülerinin hepsi doğrudan görüntünün açık olduğu sayfadan baskısı alınabilmektedir. Bu konuyla ilgili detay bilgiyi buradan bulabirisiniz.

· Raporlar. MS Project 2007’nin Report menüsü üzerinden iki farklı Rapor yöntemi uygulamak mümkündür. Visual Reports (Görsel Raporlar şiddetle tavsiye ettiğim bir bölümdür) proje bilgilerinizi Excel’e aktararak, grafiksel raporlar üretmenizi sağlar. Temel Raporlar ise MS Project’in kendi Görüntü, Tablo ve Filtre fonksiyonlarını kullanrak üretilen rapor tipleridir. Bu raportların da baskısı alınarak, proje taraflarına projenin planları, ilerlemesi düzenli olarak aktarılabilir.

PMP® Sertifikası Başvuru Şartları

PMP® Sertifikasına başvurmak için aşağıdaki konularda başvuru sahibinin sağlaması gereken bazı şartlar vardır.

1. Eğitim düzeyiniz. Yüksek okul veya Üniversite mezunları sınava girebilir.

2. Geçmişteki Proje Yönetimi deneyiminiz: PMI®, 2 veya 4 senelik temel üniversite eğitimine dikkat ederek başvuran kişinin proje yönetimi tecrübe sahibi olmasını ister.

* Yüksekokul mezunları için 7.500 saatlik proje yönetimi tecrübe sahibi olması

* Üniversite menzunları için 4.500 saatlik proje yönetimi tecrübe sahibi olması

Proje Yönetimi deneyimi herhangi bir projede ve herhangi bir konuda görev alarak, kazanılabilir. Örneğin, proje zaman yönetim, maliyet yönetimi, risk yönetimi gibi konular olabilir. Bütün bu bilgilerin PMI® tarafından denetlenebileceğini unutmayınız.

3. Proje Yönetimi konusunda aldığınız eğitimler: Proje Yönetimi üzerine 35 saat eğitim almış olmak gerekmektedir. Bu eğitimleri aşağıdaki kurum veya kuruluşlardan almış olmanız PMI® için yeterlidir.

* Üniversiteden

* PMI’ın oanyladığı bir eğitim ve danışmanlık firmasından (Registered Education Provider-REP)

4. Son olarak PMI web sitesinde başvuru formunun neticesinde sınava giriş ücreti olarak da kredi kartınızdan $555 çekileceğini bildirmek isterim. Sınavı kazanamazsanız bir sene içinde toplam 3 kere sınava girme hakkınız bulunmaktadır ve daha sonraki sınav ücretleri $405 olarak değişmektedir.

İstanbul Kurumsal Gelişim PMP Eğitim Takvimi

Proje Paydaşlarının Belirlenmesi – PMBOK

PMBOK 2008’e yeni eklenen başlıklardan bir tanesi de “Proje Paydaşlarının Belirlenmesi olmuştur. PMI, bu başlığı İletişim Yönetimi Bilgi Alanında ve Proje Başlatma süreci içinde ele almıştır.

Projeden etkilenecek bütün kişiler ve organizasyonları belirlenmesi işlemi olarak bu başlığı basitçe ifade edebiliriz. Projenin başarısı için proje taraflarının  ilgi veya alakaları yazılı hale getirilmesi gerekir. Örneğin, bazı departmanlar müşteri durumunda iken, bazıları proje neticesinden etkilenecek, üst yönetim projenin sonunda verimlilik artışı isteyecek ve tedarikçi firmalar da alt projeleri üstleneceklerdir.

Proje Paydaşları Belirlemek için en önemli gereksinim Proje Başlatma Belgesi’dir ‘dir. Böylece, Proje Yöneticisi, talep edilen projenin özelliğine bakarak, proje için hangi kişi veya organizasyonların projeye dahil olması gerektiğini belirler.

Proje Paydaşlarını Belirlemek için  iki adımdan oluşan “Proje Paydaş Analizi” yapılması gerekir. Bu analiz ile projeye taraf olan kişi veya organizasyonların İlgi ve  Güçleri değerlendirmeye tabi tutulur.

Değerlendirme neticesinde elinizde Proje paydaşlarının açıkça isimleri, rolleri, organizasyondaki pozisyonları, iletişim bilgileri ve Proje paydaşlarını yönetmek için “Proje Paydaş Analizi” göz önüne alınarak, Proje Yöneticisi’nin stratejisi yazılı hale getirilir.

Project Server’da Projeyi Kaydetmekle, Yayınlamak Arasındaki Fark

Project Server’da projenin kaydedilmesi (SAVE) ile projenin yayınlanması (PUBLISH) arasında fark vardır. Bir proje planı üzerinde çalışılırken yapılan değişikliklerin kaybolmaması için tekrar tekrar kaydedilir. Proje nihai hale gelmediği için proje yayınlanmadan önce gözden geçirmek veya değişen talepler çerçevesinde projeyi değiştirmek amacıyla kayıt fonksiyonu önemlidir. Bu yüzden, proje nihai plana ulaştığı anda önce temel plan (BASELINE) olarak kaydedilir ve daha sonra proje taraflarına görevlerini bildirmek amacıyla proje yayınlanır.

MS Project'ten Print Alma

Pek çok kişi MS Project’in print fonksiyonundan şikayet eder. Üst Yönetimden gelen rapor biçimini veya proje planlarını Proje Yöneticimiz bir türlü istendiği gibi kağıda basmayı beceremez. Aslında bir iki kurala dikkat ederek, kağıtlara alacağınız çıktıları daha etkin hale getriebilirsiniz.

1- Kolonlarla, takvimi ayıran orta çizgiye dikkat. O çizgi eğer aşağıdaki gibi “Finish” kolonunun ortasında ise Print işlemi neticesinde “Finish” kolonunun kağıda basılmadığını göreceksiniz. Bu yüzden  kesinlikle hangi kolonları görmek istiyorsanız, o çizgi kolonların en sağında kalmalıdır.

print-1

2- Takvimin zaman skalasına dikkat. Yine yukarıda gördüğünüz gibi takvim eğer ayları gösterecek biçimde ayarlanmışsa, baskı aldığınızda da kağıdınızda aylık zaman skalası gözükecektir. Eğer daha farklı baskı almak isterseniz (yukarıdaki yaklaş(büyüteç)/uzaklaş(küçülteç) butonlarına basmanız gerekir. Yaklaştıkça daha detaylı bir plan alacağınız için görüntü daha fazla sayfaya yayılacaktır.

3- Baskı Önizleme yaparak, alacağınız baskının nasıl olacağını önizleyebilirsiniz.

print-2

Yukarıdaki önizleme sayfasının en altında bir klavuz (Legend) görülmektedir. Gantt üzerindeki çubukların ne anlama geldiğini göstermektedir. Eğer Page Setup butona basıp, Legend on: None işaretlerseniz, daha fazla bilgiyi tek bir sayfaya yerleştirebilrsiniz.

4- Page Setup penceresinden Page sekmesine tıklayarak, baskıyı belirli oranda küçültebileceğiniz gibi bütün projeyi tek bir sayfaya sığdırmayı da deneyebilrisiniz. Tabiki bu durumda yazılarınız okuyamayacak kadar küçülebilir. Buna dikkat edin.

print-3

Planlama Hataları

Proje Yöneticileri, planlama esnasında genellikle iki önemli hatayı yapmaktan kurtulamazlar. Birincisi; Projede görev alacak diğer departmanlarının bireylerinin zaman planlarına dikkat etmeden kendi projelerine dahil etmeleridir. Projeye dahil edilecek kaynakların iş yükleri, tecrübeleri, eğitim düzeyleri gibi faktörler göz önüne alınmadan yapılan proje planlarının geçerliliği tartışmaya açıktır. Özellikle kaynakların aktivitelere atanması ve sürelerin tahminlenmesinde, proje yöneticileri ilgili kaynaklardan bilgi almadan plan hazırlamakta ve bu durum, planların sapmasına sebep vermektedir.

Projenin başında projeye destek vermesi gereken kaynakların, proje sürecinde yeterli desteği ver(e)memesi, proje yöneticilerini zor durumda bırakacağından, pek çok proje yöneticisi diğer kaynakların yapacağı işleri kendi kendilerine öğrenirler ve uygulamaya geçerler. En azından üst yönetime birşeyler raporlayabilme kaygısıyla projeyi yürütmeye çalışırlar.

Yukarıdaki uygulamaların saysısının artması proje yöneticisi diye adlandırılan kişilerin joker eleman olmasına sebep verecek ve zamanla proje yönetiminin bir takım ruhu gerektirdiği gerçeğinden uzaklaşılacak, bireysel yapılan her iş proje olarak adlandırılmaya başlanacaktır.

Planlamada yaşanan bir diğer sorun ise “Planlamama” olarak adlandırılabilir. Geçmişte yapılan planlara sadık kalınmaması, planlarda sapmaların yaşanması, proje yöneticilerinde plan yapmaya karşı bir isteksizlik uyandırır.Nasıl olsa planlar bir işe yaramamaktadır, bu durumda bir de plan yapmak için zaman harcamamak gerekir.

Halbuki; planlamadaki amaç; Geçmişte yaşanan sapmalardan, risklerden, problemlerden ders alarak her defasında daha iyi planlar yaratabilmektir.

Unutulmamalıdır ki; “Planlama Planlanmalıdır.”

Planlama ile aşağıdaki sorulara cevap aranmalıdır:

• Yapılması gereken işler nelerdir? Bu soru hedefler ve işin kapsamına yönelik cevaplar oluşturmayı sağlar.
• Nasıl yapılacak? Bu soru ile projenin uygulanmasına yönelik stratejiler belirlenecektir.
• Kimler yapacak? Rollerin ve sorumlulukların belirlenmesi gerekir.
• Ne kadar sürede yapılacak? Zaman programını oluşturmayı sağlar.
• Ne kadara mal olacak? Bütçe oluşturmayı sağlar.

Ürün/Hizmet ne kadar iyi olmalı? Kalite standartlarını da belirleyebilmek için bu soruya cevap aranmalıdır

Proje Yapmak mı, Proje Yönetmek mi?

Hepimizin bildiği gibi Proje Yöneticisi projenin çıktılarından sorumludur. Proje Yöneticiliği pozisyonu temelde bu amaç için oluşturulmuştur. Bu çerçevede özellikle projenin planlanması, uygulaması, kontrolü ve kapanışı süreçlerinden PY sorumludur. Fakat bu durum PY’nin proje içindeki işleri yapması anlamına gelmez.

Proje Yönetmek tam zamanlı bir iş olduğunda proje yöneticisinden teknik analiz yapmasını , tasarım, üretim, test gibi işleri beklemek ve istemek projenin yönetim fonskioynuun sekteye uğramasına sebep olur. Eğer PY, teknik detaylara fazlasıyla gömülürse yukarıda saydığımız planlama, uygulama, kontrol süreçlerine zaman bulamaz ve projeyi yönetmekten çok , projeyi yapmaya odaklaır. Proje Yöneticiliği özellikle farklı talepleri olan proje taraflarının ihtiyaçlarını, belirli bir zaman ve bütçe içinde, mutabık kalınan bir kapsam dahilinde ortaya çıkarmak amacıyla vardır. Bu çerçevede PY özellikle koordinasyona odaklanmalı ve planlardaki herhangi bir değişikliğin projenin bir başka tarafını nasıl etkilediğini entegre (bir bütün) olarak düşünüp, yansımalarını çok hızlı biçimde etkilenecek kişilere, üst yönetime, sponsora, vs. haber vermelidir. Bu yüzden PY, proje için ayırdığı zamanının ağırlıklı bir bölümünü İLETİŞİMe odaklanarak geçirmelidir.

Proje içinde yaşanan iletişim sorunları pek çok projenin başarısızlık sebebidir bu yüzden, iletişim yönetimine özel bir önem vermek gerekir; Yanlış anlama, yanlış anlatma, bilgi vermeme, eksik bilgi verme, yanlış yorumlama vb. gibi sebeplerden pek çok projede gecikme veya kalite düşmesi yaşanır.

Araştırmalar, projelerdeki başarısızlığın arkasındaki %60’lık payın, iletişimin etkin yönetilmemesinden kaynaklandığını göstermektedir.