Proje Yönetimi – MS Project – PMP Hazırlık

Bazı yöneticiler, işlerini aşağıdaki sebeplerden dolayı delege etmek istemez. 

-“Takım üyelerim tecrübesiz.”
-“İşi anlatana kadar kendim yaparım.”
-“Bu işleri ancak benim pozisyonumdakiler yapabilir.”
-“Öyle işler yapıyorum ki işleri başkasına delege etmem mümkün değil.”
-“Takım elemanlarım uzman fakat benim gibi karar verebilecek yeteneklere sahip değiller.”

Bazen yöneticilerin boş durmadıklarını üst yönetime gösterme kaygısı delegasyonda önemli zaafiyetler yaratır. Yerini astlardan birisinin alması endişesi yöneticinin korkulu rüyası olabilir.

Halbuki, yöneticilik, işi fiilen yapmaktan ziyade hem insanların, hem de işlerin idare edilmesi, doğru yönlendirilmesi olarak görülmelidir. Delegasyon ile atanan kişiler, kendilerini daha fazla takımın bir üyesi olarak görür ve işe değer katmaya başlarlar.

Yukarıdaki ifadeleri proje yönetimi açısından değerlendirmek istersek proje takım üyelerini projenin bütün aşamalarından haberdar etmek büyük kazanımlar sağlayacaktır. Bunu bir örnekle açıklayalım;

Eğitimlerimize katılan bir inşaat mühendisi vardı. Kendisinin Ege bölgesinde inşaat firması vardı. Yaklaşık 1 sene önce, şantiyelerindeki aktiviteleri MS Project ile planlamak hatta müşteriye de MS Project ile rapor üretme isteğiyle eğitimize katılmıştı. Eğitimden 5-6 ay sonra beni Kuşadası’ndaki şantiyesine davet etti.

Gördüğüm manzara oldukça iyiydi. Projenin zaman yönetimini bir takım liderine, maliyet yönetimini bir başka takım liderine devretmişti. Usta ve işçilerden gelen günlük ilerleme ve para harcama miktarlarını iki ayrı Microsoft Project dosyası üzerinden takip ediyorlardı. 

Buna ek olarak; Haftasonları 2 saatlik bir toplantıda projenin genel görünümü ekrana yansıtılıyor ve tüm çalışanlara projedeki gelişmeler anlatılıyordu. Aynı toplantıda bir sonraki haftanın yapılacak işleri de konuşuluyor. Böylece tüm ekip üyeleri projeyi daha fazla sahipleniyor ve kendi fikirlerini bu toplantılar esnasında paylaşma imkanı buluyorlardı.

Sözün özü;
1- İşleri delege edin, fakat kontrolü asla bırakmayın.
2- Takım elemanlarını planlamaya ve kontrol süreçlerine dahil edin.