Sonsuza Kadar Orta Kademe Yönetici Kalacaksın

Giriş

Ekibimde 12 kişi vardı. Proje teslimatlarında aksama yaşamazdık, ekipte moral yüksekti, KPI’larımız yeşildi. Kısacası, her şey olması gerektiği gibiydi.

Ben de bir yönetici olarak kendimi başarılı sayıyordum. Hatta birçok kişi gibi, “İyi bir çalışan olursam, er ya da geç hak ettiğim yere gelirim” inancını taşıyordum. Bu inançla fazla mesai yaptım, krizlerde en önce sahaya indim, kimseyi üzmeden ilerlemeye çalıştım.

Ve evet… Patronum beni seviyordu. “Güvenilir”, “sarsılmaz”, “vazgeçilmez” sıfatlarıyla beni tanımlıyordu.

İşte bu yüzden, üst düzey iki liderlik pozisyonu açıldığında, içimde tek bir şüphe bile yoktu. Aday olmak değil, seçilmek benim hakkımdı.

Ama olmadı.

Hem de iki kez.

İkinci seçilen kişi daha az deneyimliydi. Teknik derinliği yoktu. Ama bir farkı vardı: Stratejik toplantılarda hep o konuşuyordu. Her konuda bir fikri vardı. Eksik, hatalı veya uçuk olsa bile, şirketin geleceği hakkında bir düşüncesi mutlaka olurdu.

Ben mi? Sessizdim. Hazırlıklıydım. Ama konuşmadım.

İçimde bir fırtına koptu. Ama dışarıya yalnızca nezaketle gülümsedim.

O gece, herkes ofisten ayrıldıktan sonra arabaya oturdum. Direksiyona uzun süre baktım. Sessizce. Müzik çalmadan. Telefon elimde olmadan. Sadece ben ve hayal kırıklığım.

Her şeyi doğru yapmıştım. Ama yanlış yapmışım.

Gerçek O An Açığa Çıktı:

Sıkı çalışmak sizi terfi ettirmez.

Güvenilir olmak sizi lider yapmaz.

Vazgeçilmez olmak sizi görünmez yapar.

Bunu o gece öğrendim.

Çünkü terfiler yetkinlik ile değil, geleceğe dair algıyla veriliyor.

Kimse sizi sadece başarılı bir görev yöneticisi olduğunuz için üst düzeye taşımaz. Sizi taşıyan şey, insanların sizin geleceği yönetebileceğinize inanmasıdır.

Yani:

• En iyi uygulayıcı olmanız yeterli değildir.

• En sorunsuz işi yapmanız yeterli değildir.

• Patronunuzun işlerini kolaylaştırmanız yeterli değildir.

Çünkü oyun başka yerde oynanıyor.

“İyi Çalışan Tuzağı”na Düşenler

Bu bir kariyer paradoksudur.

Siz ne kadar iyi çalışırsanız, işinizi o kadar eksiksiz yaparsanız, size o kadar çok görev yüklenir.

Ve böylece bir kısır döngü başlar:

• En çok çalışan sizsiniz.

• En az stratejik zamanı olan da sizsiniz.

• En az kendini tanıtan da sizsiniz.

Zamanla performansınız görünmez olur, çünkü artık “normaliniz” odur. Ve ironik olarak, ne kadar çok iş yaparsanız, o kadar çok gözden kaçarsınız.

Siz “her şeye evet” dediniz.

Siz işleri kolaylaştırdınız.

Ama hiç kimsenin “Bu kişi lider olabilir” dediği biri olmadınız.

Çünkü liderlik potansiyeli, görev tamamlamaktan değil, vizyon sunmaktan anlaşılır.

Görünürlük Yanılgısı

Yıllarca şirketin “olmazsa olmazı” oldum. Hangi ekip zorlanırsa beni çağırdılar. İş aksayınca ben tamamladım. Yeni biri mi başladı? Onu ben eğittim. Kriz mi çıktı? Çözümü ben buldum.

Herkes bana iş getirdi.

Ama kimse bana terfi getirmedi.

Neden?

Çünkü görünür değildim — ya da doğru yerde görünür değildim.

Patronum için görünürdüm. Onun işlerini kolaylaştırırdım.

Ama karar vericiler için — yani organizasyonun yönünü çizen insanlar için — neredeyse hiç yoktum.

Sunumlarımda detay çoktu, ama vizyon yoktu.

Proje planlarım dakikti, ama stratejik bir öneri sunmazdım.

Ben “güvenilen” uygulayıcıydım.

Ama asla “geleceği yönetecek kişi” olarak düşünülmedim.

Çünkü görünürlük sadece ne kadar çalıştığınızla değil, nerede ve nasıl göründüğünüzle ilgilidir.

Kimse Söylemedi Ama…

Liderlik performansla değil, etkiyle ölçülüyor.

Bir arkadaşım vardı. Hiçbir zaman harika bir uygulayıcı değildi. Ama her strateji toplantısında şunu sorardı:

• “Henüz sormadığımız hangi soru var?”

• “Bu sistem beş kat büyürse ne kırılır?”

• “Bu çözüm müşteri deneyimini nasıl dönüştürür?”

• “Bu fikrin şirketin 3 yıllık vizyonuyla nasıl bir bağlantısı var?”

• “Bu projeyi durdurmak yerine, nasıl yeniden ele alabiliriz?”

• “Rakipler bu alanda neyi farklı yapıyor?”

• “Bu karar, iş gücümüzü nasıl etkiler?”

• “Varsayımımız yanlış çıkarsa, ne olur?”

• “Bunu küçük bir pilot uygulamayla test edebilir miyiz?”

• “Kaynaklar sınırlıysa, bu projeyi nasıl optimize edebiliriz?”

• “Bu girişim şirket kültürünü nasıl etkiler?”

• “İşin en kötü senaryosu nedir? Bu senaryoya ne kadar hazırız?”

• “Bunu daha hızlı yapmanın ama kaliteden ödün vermemenin bir yolu var mı?”

• “Müşteri bu değişikliği gerçekten ister mi, yoksa biz mi istiyoruz?”

• “Bu karar sürdürülebilir mi, yoksa kısa vadeli bir çözüm mü sunuyor?”

• “Şu an elimizde olmayan ama sahip olsaydık oyunu değiştirecek hangi veri eksik?”

• “Bu toplantıdan sonra kim ne yapacak? Sorumluluklar yeterince net mi?”

İşte o, her zaman “gelecek” hakkında konuştuğu için fark edildi.

Çünkü liderlik, sadece işi yapmak değil, hikâyeye yön vermektir.

Terfi Etmenin Gerçek Dinamiği

Birçok kişi zanneder ki terfiler performans değerlendirmeleriyle, başarı puanlarıyla ya da yöneticinin bireysel kararıyla belirlenir. Gerçekte ise terfiler çoğu zaman resmî süreçlerin değil, gayriresmî konuşmaların sonucudur.

Bir terfi genellikle kapalı kapılar ardında, yönetim toplantılarında şekillenir.

Ve o anda şuna benzer bir şey olur:

“Bu pozisyon için kimi öneriyorsunuz?”

İşte o an, sadece bir kişi elini kaldırırsa ve şunu derse:

“Bence bu işi X yapmalı. Onunla çalıştım. Baskı altında nasıl düşündüğünü biliyorum. Güvenebilirim.”

Terfiniz için en önemli adım atılmıştır.

Ama eğer o odada kimse adınızı dile getirmiyorsa…

Eğer kimse sizinle ilgili güçlü bir referans veremiyorsa…

Eğer kimse sizin için itibarını riske atmak istemiyorsa…

O zaman ne kadar çalışırsanız çalışın, o fırsat başkasının olur.

Bu şu anlama gelir:

• Yalnızca çalışmak yetmez.

• Yalnızca “iyi biri” olmak yetmez.

• Sadece görünür olmak da yetmez.

Desteklenen biri olmalısınız.

Terfi, bir “teknik yeterlilik” değil, bir “güven ilişkisi” meselesidir.

Peki, Bu Güven Nasıl Oluşur?

Bu güven:

• Proje krizlerinde takımı panikletmeden yönettiğinizde,

• Belirsizlikte karar verebildiğinizde,

• Gerekirse sorumluluğu üstlenip “Bu benim hatam” diyebildiğinizde,

• Patronunuzun önünü açtığınızda ama kendi görüşünüzü de stratejik şekilde ortaya koyabildiğinizde,

• En önemlisi: Sadece yukarıya değil, yanınızdakilere de değer kattığınızda oluşur.

Unutmayın:

Liderlik sadece yukarıya doğru değil, yatay ve aşağı yönlü güven inşa etme sanatıdır.

Bir gün o kilit toplantıda, sizinle birebir çalışmış biri şöyle diyebilmeli:

“Onunla çalıştım. Sadece kendisi için değil, ekip için de düşünen bir liderdi.”

Sahip Çıkılan Biri Olmak

“Sahip çıkılan biri olmak” kulağa pasif bir ifade gibi gelebilir.

Ama değil.

Bu, ilişki kurma cesareti, güven inşa etme sabrı, ve doğru zamanda stratejik katkı sunma yeteneği gerektirir.

Bu yüzden şunları yapın:

• Patronunuzun bir üstüyle tanışmak için fırsat yaratın.

• Sadece kendi yöneticinizle değil, organizasyonun etkili karar vericileriyle de bağ kurun.

• Üst yönetime yalnızca iş değil, perspektif sunun.

• Ve en önemlisi, etrafınızda “Bu kişi olmalı” diyecek insanlar bırakın.

Çünkü bir gün bir kapı açıldığında, içerideki biri şöyle diyebilir:

“Ben o kapıdan kimin geçmesi gerektiğini biliyorum.”

Ve işte o zaman, terfi yalnızca bir sonuç olur.

Ne Değişti?

O geceden sonra karar verdim.

Kendime şu soruları sordum:

• “Fikrimi ne zaman söyledim?”

• “Stratejik hangi projeyi yönettim?”

• “Kimin radarına girdim?”

Ve değişim başladı.

• Artık onay beklemeden fikrimi söylüyorum.

• Zor ve görünür görevler talep ediyorum.

• Karar vericilerle birebir görüşmeler planlıyorum.

• Her toplantıya “gelecek” perspektifiyle katılıyorum.

Yavaş ilerliyor. Ama bu sefer doğru yoldayım.

Peki, Ya Sen?

Belki sen de şu an arabada yalnız oturuyorsun. Ya da gece geç saatte ekrana bakıp “Neyi eksik yaptım?” diyorsun.

O zaman bu yazı senin için:

• Seçilmeyi bekleme.

• Fark edilmeyi bekleme.

• Sana ait olduğunu düşündüğün o pozisyon için önce sen liderlik göster.

Çünkü:

Hiçbir liderlik pozisyonu, oraya ait hisseden biri ortaya çıkmadan açılmaz.

Proje Yönetimi için Pratik Bilgiler – 14

  • Üst yönetimin, müşterinin, departman yöneticilerinin, tedarikçilerin, kamu kuruluş yetkililerinin, sivil toplum kuruluş yetkililerinin, son kullanıcının da bir projede paydaş olabileceği unutulmamalıdır.
  • Proje yönetim planı hazırlanırken sadece ekip üyelerini paydaş olarak görmek yeterli değildir.
  • Paydaşların sayısının fazla olması iletişim hatalarını artırır.
  • Paydaş sayısı artıkça proje yöneticisi daha fazla iletişim ve koordinasyona önem vermelidir.
  • Bir proje yöneticisi zamanının %75-%90 ‘ını iletişim ve koordinasyon ile geçirir.

Proje Yönetimi ve Ortak Dil

Bundan üç veya dört yıl öncesine kadar proje yönetiminin sadece proje bazlı çalışan departmanların sorumluluğunda olduğu düşünülmekteydi. Özellikle içinde bilgi teknolojileri ile ilgili işler olan projelerde iç müşteri durumundaki iş birimleri sadece Bilgi İşlem Departmanından talepte bulunur, projenin önceliklendirilmesi, planlanması, yürütülmesi ve takibi konusunda hiçbir söz hakkına sahip olmazlardı.Bu yüzden, iş birimlerinin proje planlamasına, takip etmesine gerek olmadığı düşünülerek, bu birimlerde çalışan kişilerin Proje Yönetimi eğitimlerine de katılmalarına gerek duyulmazdı. Hatta, bazen bir birim yöneticisi tarafından eğitime gönderilen iş birimi temsilcileri “biz proje yönetmiyoruz ki, niye bu eğitimi almak zorunda kalıyoruz” şeklinde açıkça tepki de göstermekteydi.

Geçen zaman içinde Proje Yönetiminin herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda işe yaradığı anlaşıldı. İş birimleri ve üst yönetimin desteği olmadan ve hatta doğru yerde doğru desteği sunmadıkları sürece projelerin başarılı olamayacağı daha net görüldü.

İçinde bulunduğumuz 2012 ve geçtiğimiz 2011 yılı içinde başta Bankacılık sektörü olmak üzere Telekomünikasyon sektöründe yer alan firmaların iş birimlerinden Proje Yönetimi eğitimlerine katılımların artığını söylemekten memnuniyet duyuyorum. Hatta, bu birimlerden katılan pek çok kişi kesinlikle çok bilinçli olarak eğitimlere geliyor. Yani, projelerin bir ekip çalışması ile başarıya ulaşacağına, ortak dili konuşmanın önemine inanan kişiler… Daha da önemlisi bu katılımcılarımız da PMP sertifikası konusunda bilgi sahibi ve sınava girme motivasyonuna sahip kişiler oluyor.

Eksiklik nerede? Şu an eğitimlerimize katılanlar genellikle projeler daha iyi yönetilsin diye bilfiil projede çalışanlar ve iş birimi temsilcilerinden oluşuyor fakat bir projenin başarıya ulaşabilmesi için Üst Yönetimin de desteği de çok önem arz ediyor. Şirketlerin üst yönetim kadrolarının bir projede, proje yöneticisine ne zaman finansal ve politik destek sağlamaları gerektiği konusunda bilgi sahibi olması projenin başarısı açısından çok önemlidir.

Eğer proje yöneticileri, üst yönetimin desteğini alamıyorlarsa projenin başarı şansı yok gibidir. Bir şirketteki bütün projeler, şirketin stratejik kararlarına göre ortaya çıkar; Stratejiyi belirleyen de üst yönetim olduğuna göre aslında projeler üst yönetimin etkisiyle hayata geçer. Bu durumda, projelerin yönetilmesi için akla ve mantığa uygun kuralların (kabul görmüş metotların) uygulanmasını üst yönetim de desteklemelidir.

Sözün özü; Bir projenin başarısı üst yönetimden, son takım üyesine kadar herkesin aynı dili konuştuğu ortamlarda daha fazla garanti altına alınır. Şirketlerimizin üst yönetimlerini de Proje Yönetimi eğitimlerimize bekliyoruz.

Üst Yönetimle Toplantı için Kontrol Listesi

Proje yöneticisi olarak üst yönetimle bir toplantıya gireceksiniz. Hangi konularda hazırlıklı olmak gerekir?

* Toplantının amacı nedir?
* Toplantının çıktısı ne olacaktır? Anlaşma, orta yolu bulma, bilgilendirme
* O gün itibariyle planlanana karşı gerçekleşenler? Detay bilgiler hazır tutulmalı fakat gerektiği taktirde sunulmalı.
* Proje ekibinin gösterdiği gayretin sunumu: Ekibin gayretlerinin üst yönetim tarafından açıkça görülmesini sağlayın ki ekip içindeki motivasyon düşmesin.
* Mevcut durumda yaşanan problemler: teknik, parasal, tedarikçi, politik vb.
* Üst yönetimden bundan sonraki süreçte istenen desteğin açık ve net tanımı
* Karşılaşılma ihtimali olan risklerin tanımı, önleme ve düzeltme önerileriniz.
* Proje takım üyelerinin durumu. Değiştirilmesini istediğiniz takım üyesi var mı?
* Sponsorun beklentilerinin sorgulanması
* Müşteri beklentilerinde bir deşiklik oluşmuş ise sponsor ile paylaşılması ve proje yöneticisi olarak önerileriniz.

Yapılacaklar

* Toplantıya girmeden önce zaman, bütçe ve efor ilerlemeleri hakkında detaylı raporları mutlaka çıkarmış olun.
* Yapacağınız toplantı öncesinde ekip üyelerinin üst yönetimden aktarmak istedikleri konular hakkında bilgi almış olun.
* Yakın zamanda yapılmış ve yapılacak işler hakkında detaylı bilgiyi almış olun ki toplantı esnasında gündeme geldiğinde en doğru cevabı verebilin.

 

Buralarda Yenisiniz Galiba…

Proje Yöneticisi olarak atandığınız ilk proje mi? Hayırlı olsun. Bu üst yönetimin size olan güveninin de bir göstergesi.

Evet, şimdi ekibi toplama ve onları bir plan çerçevesinde çalıştırma zamanı…

Kimleri mi çağıracaksınız? Proje için bir çekirdek ekip kurarak, başlayabilirsiniz.

Proje amaçlarını iyi anlamanız gerekir ki diğerlerine de siz anlatabilin. Eğer eksik veya tutarsız bilgi verecek olursanız, ekibin size olan güvenini daha ilk başta kaybedersiniz.

Hedefi anlattıktan sonra proje kapsamını çekirdek ekibinizle netleştireceksiniz.

Ve sonra detaylı plan çıkacak… Bunun için uğraşıyorsunuz ama plan yapmaya kimsenin zamanı yok. Kimse size detaylarda neler yapıalcağını söylemiyor. Bilgi almak için soruyorsunuz fakat yapılan işlerin tanımı olmadığı için kimse net bir şey söyleyemiyor. Planları herkes aklında tutmakla övünüyor. Olabilir, moralinizi bozmayın.

Bir kaç kez bilgi almak için insanların peşinde koşturduktan sonra baktınız ki olacak gibi değil, “bari plan bölye kabaca kalsın”, dediniz. Hatta siz planı yapmakla uğraşırken, birileri çoktan proje faaliyetlerine başlamış, bazı kilometre taşlarına bile ulaşmışlar. Olsun, moral bozmak yok.

Bir sabah işe geldiğinizde öğreniyorsunuz ki, geçen hafta müşteri, bir proje takım üyesi, proje sponsoru, size hiç haber vermeden bazı konularda anlaşmışlar, projenin yönünü birlikte değiştirmişler ve öyle devam ediyorlar. Siz yine onların peşinden koşup, projenin nasıl şekil değiştirdiğini öğrenmeye çalışıyorsunuz. Bu da normal ve asla moral bozmak yok.

Bir gün, elinizde bilgisayar, bilgisayarda MS Project. Plan yok ama kendinizi herkesin peşinde koşan projede yapılan işleri günlük tutar gibi MS Project’e işleyen bir kişi olarak mı buldunuz? E, bu da normal, buralarda yenisiniz galiba…  🙂

Tutkulu PY’den Mektup – 4

Sevgili Proje Koçu,

Proje planlamanın önemli olduğunu biliyoruz, eksikliğini ben ve projelerde çalışan herkes mutlaka hissediyor fakat bu planlama işini bir türlü yapamıyoruz.

Benim şu anda üzerinde çalıştığım bir proje var. Bu proje şirketimin neredeyse tüm departmanlarını ilgilendiriyor. Planı hazırlayabilmem için o departmanlardan yetkili kişilerin desteğine ihtiyacım var. Bu çerçevede geçen hafta herkesin katılımının olacağı bir toplantı tertip ettim. Amacım yarım günlük bir oturum ile öncelikle projenin İş Kırılım Yapısını çıkarmayı hedeflemekti. Gelin, görün ki; o yarım gün her kafadan bir ses çıktı ve planın “p”’ sini yapamadan toplantı bitti. Her gelen “bu iş böyle olmaz”, “bu bize uymaz”, “nasılsa bu planlar daha çoook değişir”, “boşuna planla uğraşmayalım, nasılsa sapar”, “bu tip şeyler herşeyin düzenli olduğu şirketlerde olur” gibi sözlerle bütün motivasyonumu yok etti.

Bu sözlerin yanısıra, konu bir ara şirketin prosedürel süreçlerindeki aksaklıklara da kaydı ve başta şikayetler sonra suçlamalar derken, toplantı bitti.

Böyle bir durumda siz olsanız ne yapardımız?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————

Sevgili Tutkulu PY,

Planlamaya İş Kırılım Yapısı ile başlayıp, kapsamı netleştirme niyetin çok doğru ve yerinde. İş Kırılım Yapısın, bütün proje paydaşlarının doğru iletişim kurabilmesi, projenin çıktılarını aynı şekilde anlayabilmeleri açısından çok çok önemli fakat “İş Kırılım Yapısını bütün paydaşlar biraraya gelerek, hazırlar” diye bir kural yok.

Madem ki, projen şirkette pek çok kişiyi etkilemektedir bu durumda, seninle birlikte planı yapmaktan ve takip etmekteden sorumlu olacak bir çekirdek ekip (Proje Yönetim Takımı) kurulmalıdır. Sen ve bu çekirdek ekip öncelikle İş Kırılım Yapısını kendi aranızda bir hazırlayın. Çekirdek ekip, çok büyük olmamalı (mümkünse 4-7 kişi yeterli). Az sayıdaki kişiyi yönetmeniz daha kolay olacaktır. İKY çıktıktan sonra paydaşların geneline bir sunumla İKY’nin ne olduğunu, amacını, neleri hedeflediğinizi bir sunumla anlatırsınız.

Daha sonra da planlama çalışmasının devamı yine bu çekirdek ekip tarafından geliştirilir. Bu çekirdek ekibe, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinde de mutlaka ihtiyaç duyacaksın. Bu ekibin, projeye daha fazla zaman ayırmasını sağlamak için üst yönetimin desteği gerekebilir. Yani söylemek istediğim, özellikle büyük projelerde Proje Yöneticisi’nin yanısıra Proje Yönetimi Takımı da üst yönetim tarafından resmen atanır, yarı veya tam zamanlı Proje Yönetimi faaliyetlerine destek olur.

Son olarak, çekirdek ekibine birbiriyle iyi anlaşacağını düşündüğün, tecrübesine güvendiğin, sorun değil, çözüm üreten kişileri seçebilirsen, plan çok kısa zamanda ortaya çıkacak ve genel olarak da kabul görecektir.

Proje Koçu

Proje Yönetim Ofisi mi, Proje Destek Ofisi mi?

Son zamanlarda çok sık karşılaştığım bir durum üzerine yazmak istiyorum, bugün. Proje Ofisi’nden ne anlıyor ve ne bekliyoruz?

Öncelikle şunu belirltmem gerekir; Proje Ofisleri pek çok firmada yoğun bir şekilde konuşulmakta ve yavaş yavaş hayata geçirmek için adımlar atılmakta. Eğitim verdiğimiz ve Proje Ofisi’nin ne olduğunu anlattığımız kurumlar yavaş yavaş Proje Ofisi’ni kuruyor, yazılımla destekliyor, sorumlular atıyor, görevler yüklüyor ve doğal olarak PO’nun çalışma biçimiyle ilgili sorunlar yaşamaya da başlıyorlar.

Bu sorunların en başında Proje Ofisi’nin yapacağı işin ne olacağının tam olarak netleşmemesinden kaynaklandığını gözlemliyoruz.

PMI’ın tanımlarında yer alan Proje Yönetim Ofisi için kabaca “projelere yukarıdan bakan bir göz” tanımı vardır. Böylece kaynak yüklemesini projelerin önemine göre değiştirebilir, projelerin metoda uygun ilerleyip, ilerlemediğini denetleyebilir, projelerin ilerlemeleriyle ilgili düzgün veri toplanıp, toplanmadığını kontrol eder. Birden fazla projeden oluşan Programların koordineli yönetilmesini sağlar, vb.

Yukarıdaki ifadeler kitabi tanımlardı. Olması gereken… en azından PMI’ın dile getirdiği bu ifadelerle özetlenebilir…

Peki karşılaştığımız durum ne?

Evet, bir Proje Ofisi kurulsun fakat projelere yukarıdan bakmasın da, Proje Yöneticisi’nin hemen bir adım gerisinden baksın. Daha açık ifadeyle, Proje Yöneticisi’nin eli ayağı olsun; Proje planlarını Proje Yöneticisi’nden aldığı bilgiler çerçevesinde hazırlasın, bunları bir Web platformunda yayınlasın, sonra da proje devam ederken, ilerlemeleri takip etsin ve gelişmeleri anında proje planına yansıtsın. Evet, bu da Proje Ofisi için biçilen bir görev olabilir. Sonuçta, Proje Ofisi’nden ne yapmasını isteyeceğiniz, kurumunuzun kararıdır. Bu yapıya Proje Destek Ofisi demek sanırım daha doğru olur.

Temel sorun şurada;

Proje Ofisi kurulurken, Üst Yönetim’in aklında veya hayalindeki Proje Destek Ofisi kurulması yönünde ve bu Destek Ofisi’nin, Proje Yöneticilerine, planlamada, takipte sürekli destek olacağını umut ediyorken, bu Ofisi’e seçilenler de Proje Yönetim Ofisi gibi çalışaklarını düşünüyor. Her ne kadar Ofise, resmi olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin rol ve sorumlukları yazılsa bile, Üst Yönetim, fiilen Proje Destek Ofisi’nin işlerinin yapılmasını istiyor. Bu durum da başta Ofisin iş yükünü, Ofisin çalışan eleman sayısını, Ofis elemanlarının gerekli olan teknik bilgi birikimine sahip olup, olmamalarını etkilediğinden önemli bir bocalama yaşanıyor.

Bu yüzden, şirketinizde eğer bir Proje Ofisi kurulacağına dair bir sinyal aldıysanız, Üst Yönetim ile bu durum açık ve net baştan konuşmak gerekir. Proje Ofisi dendiğinde, beklenen DESTEK OFİSİ mi, YÖNETİM Ofisi mi?

Tutkulu PY’den Mektup – 3

Sevgili Proje Koçu,

Bir kaç aydır Proje Ofisini kurma sürecindeyiz. Üst yönetimin proje ofisinden beklentileri çok ve bu ofisi etkinleşitrme görevi de benim.

Çalışmalara ilk başladığımızda önemli işler gerçekleştirdik; Bir metot hazırlama çalışmasıyla başladık, rol ve sorumlulukları tanımladık, proje yöneticilerimize MS Project eğitimleri aldırdık ve hatta Project Server kurduk. Görüldüğü gibi herşey hazır fakat hiç birşey istediğimiz gibi yürümüyor.

Örneğin,

  • Proje Yöneticileri’nin projeleriyle ilgili gelişmeleri Proje Ofisi ile paylaşmaları gerekirken yine eskisi gibi Genel Müdürümüzle görüşüyorlar.
  • Proje ilerleme bilgilerinin Proje Ofisi’ne aktarılması gerekirken, Proje Ofisi’ne bilgi vermeden, Müşteri, şirketimizin Genel Müdürü ve Takım Üyeleri kendi aralarında eski yöntemlerle projeleri takip ediyorlar.
  • MS Project’in yeterince verimli kullanılmıyor. Takım Üyeleri işlerine Project Server üzerinden hem bakmıyorlar, baksalar bile düzenli gerçekleşme verileri girmiyorlar.
  • Metot içinde tanımladığımız formlar, dokümanlar yeterince etkin kullanılmıyor ve dokümantasyon da eksiklikler kalıyor. Bunların tamamlandığını inceleme görevi de bende… fakat Proje Yöneticileri’ne “bu formları, dokümanları doldurun” dediğim de insanlar, bana düşman gözüyle bakıyorlar.

İnanın, önceden yakın olduğum arkadaşlarım bile şimdi benden uzak duruyor, sanki onların projelerdeki başarısızlıklarını üst yönetime raporlayan kişiymişim gibi görülüyorum. Çok zor durumdayım, başka iş aramayı bile düşündüm. Sizce ne yapmalıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

– – – – – – – –

Sevigili Tutkulu PY,

Proje Ofisini kurmak gerçekten zor bir süreçtir. Proje Ofisi’ni kurma görevinin bir kişinin üzerinde olması, işi daha da zorlaştırır. “Proje Ofisi’ni kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Şu anda yaşadıklarınız doğal bir süreç. Eğer Üst Yönetim bu konuda daha bilinçlenirse, Proje Ofisi’ne etkinleştirilmesi konusunda daha fazla destek olacaktır.

Proje Yöneticileri ise önce Proje Ofisi’nin faydalarını görmek isterler. Bu yüzden Proje Ofisi, proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmalıdır. Planlama sürecinde, geçmişteki verilere ulaşmada, planları güncellemede, ortak kaynakların iş yüklerinin düzenlenmeside Proje Ofisi, Proje Yöneticilerine yardımcı olabilir.

Lütfen ümitsizliğie kapılmayın; her fırsatta Proje Ofisi’nin yardımcı, destek bir birim olduğunu dile getirin ve önce güven aşılayın; Zaman içinde (fakat çok kısa değil) Proje Ofisi’nin etkinliğinin arttığını göreceksiniz. Proje Ofisi kurma konusunda hem üst yönetim hem de siz sabırlı olmanız gerekir.

Proje Koçu