Reklamlar

Archive

Posts Tagged ‘tahminleme’

50. Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi

Bu videoda 6.4. Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi sürecinin detayları anlatılmaktadır.

Reklamlar

Projeler İlerledikçe Gelişir…

PMI’ın, projelerin geneli için ifade ettiği bir tanım vardır. Bu tanım, “proje” tanımının içinde doğrudan yer almadığından kimi zaman gözden kaçar. PMI derki: Projeler İlerledikçe Gelişir. Orjinal ifadesiyle “Progressive Elaboration” projelerin doğasında olan bir özelliktir.

Bundan önceki yazılarımda belirttiğim bir konu vardı. Projelerde belirsizliklerin zamanla azalacağı hakkında… İşte, belirsizliklerin zamanla azalması projelerin de zamanla gelişimini sağlar. (Gelişim deyince sadece ilerleme, tamamlanma anlamında kullanmıyorum.)

Örneğin, proje yöneticisi, belirsizliklerin en fazla olduğu anda bir süre veya maliyet tahmini geliştirirse, bunun gerçekçiliği ne kadar doğru olabilir? Kapsamı tam belirleyemeden yapılan süre ve maliyet tahminleri, kapsam netleştikçe revize olmak zorundadır. Kapsamın zamanla artması durumu varsa, süre ve maliyet hedeflerinin buna bağlı olarak revize edilmesi kaçınılmazdır. Kapsamın genişlemesi veya daralmasına göre diğer hedeflerde yapılacak revizelerin de bir Proje Yönetimi metodu içinde yer alması sağlanabilir. Bunların müşteriden, üst yönetimden, sponsordan kapsamla ilgili teyit alma ve buna karşılık zaman, maliyet hedeflerinin nasıl değiştiğini izah etme noktalarıdır. Bu yöntem sayesinde Kapsam’ın netleştirilmesi ve hatta proje taraflarınca Kapsam’ın Doğrulanması sağlanmaktadır.

Yukarıdaki tanıma ek olarak, müşteriden gelecek değişikliklerin de ekstra bir maliyeti olacaktır. Değişiklik istekleri başta gelirse, yaratacağı maliyet düşük iken sona doğru gelecek bir değişiklik isteğinin yaratacağı maliyet çok daha yüksek olacaktır.

Proje Yöneticisi için ise plan hazırlarken “Progressive Elaboration” ifadesini anlamış olması çok önemlidir. Bu kavramın anlatmak istediği; Proje Yöneticisi tarafından yakın gelecek detaylı planlanmalı, uzak gelecekteki detay seviyesi ise çok fazla olmamalı çünkü bir takım ara hedeflerin çıktısı bilmeden, uzak gelecekteki detayları planlamak zaman ve efor kaybı olacaktır. İşte, “ara hedef” diye de ifade ettiğim tanım, kapsamın doğrulanması ile söz konusudur.

Kapsam Doğrulama, aslında projenin adım adım sağlıklı gelişmesi sağlayan önemli bir işlemdir. Proje Yöneticisi, Müşteri (veya diğer taraflar) tarafından yeterince önemsenmez ise  projede ilerleme görülemez, bu da belirsizliklerin yüksek kalmasına, değişiklik isteklerinin çok pahalıya mal olmasına, projenin sadece kabaca planlarının yapılmasına sebep olacaktır.

Üç Nokta Tahmini

PMBOK’ın süre tahminlemede önerdiği tekniklerden biridir.

Proje Yöneticisi bir işin süresini tahmin ederken, eğer kendi deneyimlerine güvenmiyorsa veya süre tahminiyle ilgili fikir danışması gerektiğini düşünüyorsa, bu teknik oldukça etkilidir.

Bu tekniğe göre, işi öncelikle detaylı olarak tanımlaması gerekiyor. Daha sonra işle ilgili bilgi sahibi olan, işin yapısını anlayabilecek kişileri seçmek ve onlara bu işin ne kadar süreceğini üç farklı açıdan sormak gerekmektedir.

Bu üç farklı durum; iyimser (herşey yolunda giderse), yaklaşık (normal şartlar altında), kötümser (herşey ters giderse) olarak tanımlanır.

Yukarıdakı esaslara göre, tahminde bulunacak kişilerin kimsenin yorumlarından
etkilenmemiş olması, yani tamamen bağımsız olmaları gerekmektedir.

Ali KAPTAN, yukarıdaki esaslara göre 5 kişilik bir tahminleyici grubu belirledi ve
kendilerinden, açıkca tanımlanmış aktivite için farklı durumları gözönüne alarak, 3 tane değer vermelerini istedi.

Tahminleyicilerden gelen veriler şu şekilde oldu:

(Gün)

İyimser (a)

Yaklaşık (b)

Kötümser (c)

Tahminleyici 1

2

3

5

Tahminleyici 2

1

2

6

Tahminleyici 3

6

8

10

Tahminleyici4

4

7

15

Tahminleyici 5

2

5

9

ORTALAMA

3

5

9

Gelen verilerden İyimser, Yaklaşık ve Kötümser değerlerin ortalaması alınmıştır.

Üç Nokta tahmini sayesinde tahminleyicilerin kişisel görüşlerinden kaynaklanan subjektif davranışlar da yok edilmektedir. Doğal olarak, bu teknikte olabildiğince çok veri toplanmasında fayda vardır.

Bu ortalama değerleri kullanarak da bir aralık tahminleme çalışması yapılabilir.

X, Ortalamaların Ortalaması olmak üzere;
X= (ORTa + 4*ORTb + ORTc) / 6
X= (3 + 4x 5 + 9) / 6
X= 32 / 6 = 5,3 gun

S, Standart Sapma olmak üzere;

S= (ORTc – ORTb) / 6
S= (9 – 3) / 6
S= 6 / 6 = 1

Sonuç olarak; bu aktivite 5,3+1 veya 5,3-1 gün arasında gerçekleşme olasılığı yüksektir.

4,3 ile 6,3 gün arasında gerçekleşmesini bekleyeceğimiz gibi, işin 5,3 günde bitmesini isteyebilir fakat 6,3 günde bitse de bu durumu yadırgamamamız gerektiğini biliriz.

Yukarıdaki örnek oldukça basit olarak hazırlanmış olmakla birlikte, istatistik kitaplarında oldukca yoğun işlemlerle karşılaşılır.

Tabiki bir projede yüzlerce aktivite olduğunu düşündüğümüzde bu çalışmanın oldukca fazla zaman kaybettireceği açıktır. Fakat bu yöntemin tüm aktivitelere uygulanması yerine, riskli gözüken aktivitelerde veya önemli proje aşamaları için uygulanmasında büyük yararlar sağlanabilir.

Yapılacak daha yoğun istatistiksel çalışmalar sonucunda projelerin üç farklı durum için tamamlanma süreleri, aktivitelerin kritik yola girme olasılıkları gibi bilgilerin ortaya
çıkarılabileceği gibi, PY için de alternatif planlar yaratılmış olacak ve proje sürecindeki gelişmeler dikkate alınarak, hangi önleyici veya düzeltici faaliyetlerin devreye girmesi gerektiğine karar verilecektir.

Yukarıda tanımlanan yöntem yalnızca bir araç olup, kesin doğru verilere ulaşmanızı
sağlamayabilir. Fakat projelerde genelde dikkate alınmayan farklı durumların ele
alınmasında yardımcı olacaktır.

Bu teknik, Microsoft Project 2007 yazılımı tarafından da desteklenmektedir ve projeniz için iyimser, yaklaşık ve kötümser senaryolar geliştirmenize yardımcı olur.

MS Project'teki "?"

MS Project’te çok merak edilen aslında oldukça basit bir konuya temas etmek istiyorum. Başlıktan da anlaşılacağı gibi Duration kolonunda gözüken “?” – soru işareti- ne anlama gelmektedir?

“?” – soru işareti-, o aktivitenin tahmini olduğunu gösteren bir işarettir.

Eğer o aktiviteye iki kere tıklarsanız, karşınıza Task Information penceresi gelecek ve sağ üst köşede “estimatedcheckbox’ının işaretli olduğunu göreceksiniz. Checkbox kapanınca “?” de gidecektir.

Peki, ne anlama geliyor? Anlamı şu; “?” varsa, işe atanan kaynağa, “bu işin 4 günde yapılacağını tahmin ediyorum” diyorsunuz yoksa “bu işi 4 günde yap” diyorsunuz. Bu kadar basit aslında…

Projesinde “?” işaretlerini topluca kaldırmak isteyenler olabilir. Bununla her satır için tek tek uğraşan kişilerle tanıştım, halbuki şöyle bir kolaylık var (Siz de denemiş olabilirsiniz, tek olmadığınızı bilin…:) ). Eğer adı “estimated” olan bir kolonu tablonuza eklerseniz, bütün satırların “Yes” olduğunu göreceksiniz. İlk baştakini “No“‘ya çevirip, geri kalanı da aşağıya doğru kopyalarsanız, bütün “?“‘den kurtulursunuz.

Yeni yazdığınız aktivitelere de “?” gelmesini istemiyorsanız, o zaman Tools – Options – Schedule sekmesinden en  alttaki “New tasks have estimated durations” seçeneğini kapatın.

Finansal Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız. 

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

  • Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
  • Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
  • Fon kaynakları belirlendi mi?
  • Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
  • Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
  • Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
  • Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
  • Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Aktivite Süre Tahminleme – PMBOK

Proje planında aktivite listesi çıkarıldıktan ve kaynaklar tahminlendikten sonra aktivitelerin süreleri tahminlenmelidir.

PMBOK, Aktivite Tahminlemeyi şöyle tanımlar; “Her aktiviteye tamamlamak için  atanan kaynağa göre gerekli olan yaklaşık sürenin tahminlenme sürecidir”

Neye İhtiyacımız Var?

Aktivite Tanımlama neticesinden ortaya çıkan Aktivite Listesi bu süreç için bir girdi niteliğindedir. Diğer bir yandan aktivitelerin kendilerine özel durumları (bazı aktiviteler vardır, mesai dışında yapılması gerekir, bazıları özel insan veya makina kaynağı gerektirir, vb.) bilgisi de gerekli olacaktır.

Aktiviteleri yapabilecek kaynakların bilgisi de elimizin altında olmalıdır. Bu bilgi Aktivite Kaynaklarını Tahminleme çalışmasından gelecektir.

Nasıl Yapılır?

PMBOK’a göre Aktivite Süre Tahminleme için aşağıdaki yöntemler önerilebilir.

Uzmanlara sorma seçeneği, günlük hayatta zaten hepimizin uyguladığı bir teknik. Özellikle işi yapacak olan kişiye işin süresi sorulur. PMBOK’a göre en iyi süre tahminini, o işi yapan kişinin vereceği yönündedir.

Yukarıdan aşağıya tahminleme; geçmişteki deneyimlere dayanarak, geçmiş projelerin aşamalarının sürelerinin yeni projede de benzer şekilde olacağını varsayar ve ona göre bir tahminleme yaparsınız. Bir çeşit kıyaslama yöntemi de diyebiliriz.

Parametrik Tahminleme diye anılan bir teknik daha vardır. Bu bildiğimiz oran – orantı yöntemidir… 1 m kare duvarı bir usta 30 dakikada örerse, 500 m kare duvarı kaç dakika da örer? Şeklinde bir soru cümlesi ile açıklayabilirim.

Üç Nokta Tahmini ise olabildikçe çok kişiye sorun ve tek bir durumu değil, iyimser, yaklaşık ve kötümser durumları sorgulayın diyen önemli bir tekniktir. Daha sonra da istatistikten yararlanıp, tek bir ortalama değer ve hatta standart sapma bulmanızı sağlayan bir tekniktir. Bu yöntemi bir başka yazımda uzun uzadıya anlatacağım.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki çalışmaların neticesinde tabi ki her bir aktivitenin süreleri ortaya çıkacaktır. Artık her bir aktivitenin o işe atanan kaynak tanımları ve atanan kaynağa göre süre tahminleri tanımlanmıştır.

Artık bu bilgiler, Zaman Diyagramı (Gantt Chart) oluşturmak için yeterlidir.

Kategoriler:Proje Zaman Yönetimi Etiketler:, , , ,

Aktivite Kaynaklarını Tahminleme – PMBOK

Bu süreçte her bir aktivitenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli olan insan, makina, malzeme kaynaklarının tahmin edilmesi işlemi gerçekleştirilir.

Bir projenin en başında birey olarak özellikle insan kaynağı belirlenemeyebilir. Bu yüzden özellikle insan kaynakları açısından hangi aktivitede hangi beceride insanlar gerektiği düşünülerek, plan yapılır, daha sonra ilgili departman yöneticilerinden gelen kaynak tahsisiyle birlikte bireyler netleşecektir.

Neye İhtiyaç Duyarız?

Aktivite listesi ve potansiyel kaynakların yoğunlukları (başka projelerde görevli olup, olmadıkları) bu süreç için en önemli girdilerdir.

Bunun yanısıra şirket içinde önceden tanımlı olan rol ve sorumluluklar hangi aktiviteyi kimin yapacağı yönünde işimizi kolaylaştırır. Örneğin, satın alma faaliyetleri, doğal olarak, Satın Alma Departmanı tarafından yapılacaktır.

Aktivite Kaynaklarını Tahminleme Nasıl Yapılır?

İlgili Departmanların Yöneticilerinin veya çekirdek ekibimizde bulunan departman temsilcilerinin desteğiyle hangi faaliyetin kimler tarafından yapılacağı tahmin edilmelidir.

Sektöre ait basılı dokümanlar bazı faaliyetler için ne kadar kaynak gerektiğine dair bilgileri içerebilir. Örneğin bir makinanın üretim kapasitesi, üretici firma tarafından standart olarak yayınlanmıştır.

Akitiviteleri daha detaylandırarak, yapılan tahminler daha gerçekçi olacaktır. Bu çerçevede detay seviyesini açmak bir teknik olarak, düşünülmelidir.

Son olarak, Proje Yönetimi yazılımları da geçmişteki projelere dair veriler tutacağından gelecekteki projelerin kaynak tahimnlemesinde yardımcı olacaktır.

Ortaya Ne Çıkar?

Aktivitelerin Kaynak İhtiyacı: Yukarıdaki yöntemleri kullanarak, her bir aktivitenin ihtiyacı olan kaynak gereksinimi ortaya çıkacaktır.

Kaynak Ayrışım Yapısı: Proje içinde kullanacağımız kaynaklara dair bir kategorize etme işlemi ile ihtiyacımız olan kaynakları sınıflandırmak mümkündür. Böylece bu projede, iş gücü, makina, malzeme, tedarikçi şeklinde kategoriler oluşturup, kaynakları bu kategoriler altında toplamak genel bakışı kolaylaştıracaktır.

%d blogcu bunu beğendi: