Arşiv

Posts Tagged ‘süre’

Tutkulu PY’den Mektup – 2

Sevgili Proje Koçu,

Bundan 3 ay önce üst yönetim tarafından şirketim için önemli bir projeye, proje yöneticisi olarak atandım. Gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra atandığım projenin 1 sene süreceği ve 10 kişi ile çalışmam gerektiğini hesapladım ve üst yönetime bu konuda bilgi verdim.

Üst yönetimimden tam destek aldım. 10 kişilik bir ekip oluşturuldu ve projemiz için 1 sene süre kabul edildi. Ekip üyeleri başta çok heyecanlı ve istekliydi. Yönetimin de tam desteğini almış görünüyorduk.

Bir ay sonra ekip üyelerimden bir tanesini yeni başlayan bir başka projeye atandığını söyleyen bir e-mail aldım. Artık 9 kişi kalmıştık. Çok fazla problem etmedim, eksilen 1 kişinin işlerini üstlenebilirdik.

Aradan bir ay daha geçti, geçmedi bir takım arkadaşım işten ayrıldı. İkinci ayın sonunda 8 kişi kalmıştık.

Aradan bir ay daha geçti ki takım üyelerimizden bir tanesinden 3 aydır hiç verim alamadığımı farkettim. Bu da 7 kişi kaldığımız anlamına geliyordu. Şimdi ben, proje yöneticisi olarak koordinasyon görevinden çok, proje işlerini yapmakla uğraşıyorum.

Size sorum şu; planları değiştirmeli miyim? Yani 1 senelik süre hedefini 10 kişinin sürekli çalışacağını varsayarak, belirlemiştim. Şimdi 7 kişiyiz ve yavaş yavaş zaman programının gerisine düşme riskimiz ortaya çıkmaya başladı. Bu durumda olan birisine ne önerirsiniz?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————-

 Sevgili Tutkulu PY,

Proje planını sadece Zaman Diyagramı olarak düşünme. Bu pek çok kişinin yaptığı bir hatadır. Proje planı, zaman, maliyet, kapsam, insan kaynakları, iletişim vb. ile bir bütün olarak düşünülmelidir.

Yani, bu faktörlerden bir tanesi değişse, bir diğer faktörün değişeceği açıktır. Özellikle İnsan Kaynakları sayısı, doğal olarak, zamanı, maliyeti ve hatta kaliteyi etkileyebilir. Bu gözle değerlendir, lütfen. Eksilen 3 kişiden boşalan aktivitelerin neler olduğunu ortaya çıkar. Kalan 7 kişi ile bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağını belirle ve sürelerini yeniden tahminle. Eğer kaynak darboğaz sorunu ile karşılaşırsan, kaynak dengeleme işlemini yapmayı unutma. Kritik yola da dikkat et, diyeceğim ama boşver kafanı çok karıştırma…

İşte, bu işlemlerin sonunda proje süresini yeniden ortaya çıkar ve son halini üst yönetime götür ve uzama söz konusu ise sebeplerini açık ve net olarak, ortaya koy. Onay aldıktan sonra yeni planı proje ekip üyeleriyle paylaş ve yoluna devam et.

Yolun açık olsun.

Proje Koçu

Aktivite Süre Tahminleme – PMBOK

Proje planında aktivite listesi çıkarıldıktan ve kaynaklar tahminlendikten sonra aktivitelerin süreleri tahminlenmelidir.

PMBOK, Aktivite Tahminlemeyi şöyle tanımlar; “Her aktiviteye tamamlamak için  atanan kaynağa göre gerekli olan yaklaşık sürenin tahminlenme sürecidir”

Neye İhtiyacımız Var?

Aktivite Tanımlama neticesinden ortaya çıkan Aktivite Listesi bu süreç için bir girdi niteliğindedir. Diğer bir yandan aktivitelerin kendilerine özel durumları (bazı aktiviteler vardır, mesai dışında yapılması gerekir, bazıları özel insan veya makina kaynağı gerektirir, vb.) bilgisi de gerekli olacaktır.

Aktiviteleri yapabilecek kaynakların bilgisi de elimizin altında olmalıdır. Bu bilgi Aktivite Kaynaklarını Tahminleme çalışmasından gelecektir.

Nasıl Yapılır?

PMBOK’a göre Aktivite Süre Tahminleme için aşağıdaki yöntemler önerilebilir.

Uzmanlara sorma seçeneği, günlük hayatta zaten hepimizin uyguladığı bir teknik. Özellikle işi yapacak olan kişiye işin süresi sorulur. PMBOK’a göre en iyi süre tahminini, o işi yapan kişinin vereceği yönündedir.

Yukarıdan aşağıya tahminleme; geçmişteki deneyimlere dayanarak, geçmiş projelerin aşamalarının sürelerinin yeni projede de benzer şekilde olacağını varsayar ve ona göre bir tahminleme yaparsınız. Bir çeşit kıyaslama yöntemi de diyebiliriz.

Parametrik Tahminleme diye anılan bir teknik daha vardır. Bu bildiğimiz oran – orantı yöntemidir… 1 m kare duvarı bir usta 30 dakikada örerse, 500 m kare duvarı kaç dakika da örer? Şeklinde bir soru cümlesi ile açıklayabilirim.

Üç Nokta Tahmini ise olabildikçe çok kişiye sorun ve tek bir durumu değil, iyimser, yaklaşık ve kötümser durumları sorgulayın diyen önemli bir tekniktir. Daha sonra da istatistikten yararlanıp, tek bir ortalama değer ve hatta standart sapma bulmanızı sağlayan bir tekniktir. Bu yöntemi bir başka yazımda uzun uzadıya anlatacağım.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki çalışmaların neticesinde tabi ki her bir aktivitenin süreleri ortaya çıkacaktır. Artık her bir aktivitenin o işe atanan kaynak tanımları ve atanan kaynağa göre süre tahminleri tanımlanmıştır.

Artık bu bilgiler, Zaman Diyagramı (Gantt Chart) oluşturmak için yeterlidir.

Kategoriler:Proje Zaman Yönetimi Etiketler:, , , ,