Tag: proje

Proje Portföy Yazılımı Seçerken… – 1

Bir Proje Portföy Yönetimi yazılımı seçerken seçim sürecini bir proje olarak ele almalısınız. Bu süreçte iyi bir proje yönetimi uygulaması, ihtiyacınız olan yazılımı belirlemede büyük fayda sağlayacaktır.

Çok geniş fonksiyonlu bir yazılım satın alırsanız ihtiyaçlarınızın çok ötesinde bir ürünle karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden öncelikle temel ihtiyaçlarınızı (olmaz ise olmazlarınızı düşünmeli ve belgelemelisiniz) Unutmayınız ki uygulayamayacak düzeyde ortaya koyduğunuz istekler, ek masraf yaratacak ve satın aldığınız ürünü verimsiz kullanmanıza sebep olacaktır..Ayrıca kurum içinde karmaşık bir bürokrasi de yaratacaktır. Bu çerçevede özellikle proje taraflarının belirlenmesi ve onların proje yönetimi ihtiyaçlarını, sorgulayarak veya gözlemleyerek, çıkarmak gerekir.

Kapsam Tanımlama

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu süreç PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Süreç Grubunda yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometre taşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde kısıt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Başlatma Belgesi ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje paydaşlarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtiyaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .

Kaç Adet Proje Çoktur?

Proje Yöneticileri çok fazla projeyi aynı anda idare etmek zorunda kalabilir. Koordinasyondaki gecikmelerden dolayı projelerde hatalar, eksiklikler çıkmaya başlar. Çünkü kilometre taşları her projede ayrı ayrı her gün biraz daha yaklaşmakta, üstüne üstlük de müşteri sürekli değişiklik isteklerinde bulunmaktadır.
 
Peki bir proje yöneticisinin kontrol edebileceğinden fazla olan proje sayısı veya kapasitesini aşan proje adedi kaçtır?
Önereceğim yöntem aslında oldukça basittir. Bir kontrol listesi hazırlayın. Bu kontrol listesinin her gün, her proje için tekrar tekrar üzerinden geçin. Eğer bu kontrol listesini bütün projeler için gerçekleştirececek zaman bulamıyorsanız, bu kapasitenizin üzerinde bir iş yüküyle karşılaştığınız ve projelerin arkasında kaldığınızın bir göstergesidir. Eğer bütün kontrol listesini tamamlayıp, değişiklikleri geleceğe yansıtabiliyorsanız, bu durumda projenin önündesiniz ve projeyi siz yönetiyorsunuz demektir.
 
Kontrol listesinin içeriğinde neler var?
  1. O güne ait projemde fiilen çalışması gerekenlerle irtibat kurmak ve gidişatı öğrenmek
  2. Müşterilerimle görüşülmesi gereken konuları çıkartmak ve müşterilerle görüşmeleri organize etmek
  3. Yaklaşan riskleri gözden geçirmek ve sorumluları haberdar etmek. Yeni riskleri analiz edip, risk planlarını güncellenmek
  4. Tamamlanan işlerin bütün proje üzerindeki etkisini incelemek ve değişiklikleri ilgili kişilere haber vermek
  5. Proje Sponsoruyla görüşülmesi gereken konuları çıkarıp, projenin genel durumu hakkında bilgi vermek
 
Bu kontrol listesini genişletmek tabi ki elinizde. Projenin önünde gidebilmenin yolu proje takibine önemli bir zaman ayırmaktan geçmektedir. Pek çok kaynakta da ifade edildiği gibi Proje Yöneticisi ağırlıklı olarak koordinasyonu gerçekleştirmelidir. Proje Yöneticisi teknik olarak proje içindeki işlere odaklandığında projeyi yönetmek için yapması gereken kontrol listesi aktivitelerini yapmaya zaman bulamayacaktır, bu da projenin kontrolden çıktığının bir göstergesidir.