Project Server’da Kurumsal Kaynak Merkezi

res-center Project Server konusunda bilgilendirme yazı dizime devam ediyorum. bu konudaki bir önceki yazım Kurumsal Projeler hakkındaydı. Şimdi ise Kurumsal Kaynaklardan bahsetmek istiyorum.

Project Server kullanan bir firmanın en büyük beklentisi projelerde ortak olarak kullanılacak kaynakların hangi dönemlerde darboğaza girdiğini tespit etmektir.

Sınırlı sayıda kaynakla yapılmayı bekleyen pek çok projenin doğru bir planlamayla daha gerçekçi süre ve maliyet tahminleri ortaya çıkacaktır. Bu yüzden Project Server üzerinde Kurumsal Kaynaklar önce tanımlanır sonra da Proje Yöenticilerinin kullanımına sunulur.

Proje Yöneticileri kendi ihtiyaç duyacakları kaynakları MS Project Professional 2007‘de Resource Sheet görüntüsüne geçerek, Insert – New Resources From – Project Server seçeneğinden kurumsal kaynakların tamamını görür ve kendi ihtiyaç duyacağı kaynakları projesine almaya başlar.

Kurumsal Kaynakları atadıktan sonra eğer bazı kaynaklar aynı dönemde diğer projelerde de görevlere atanmış ise o kaynaklar üzerinde darboğaz olacağı kaynakların kırmızı gözükmesinden anlaşılacaktır.

Project Server üzerinde ise Kurumsal Kaynakların tamamının hangi dönemde kapasitelerini aştığını gösteren grafiksel raporlar alınabilmektedir.

PMI’a Göre Matris Organizasyonlar – PMBOK

Bir şirkette fonksiyonel yapılanmanın yanısıra projelerin yönetilmesi için de ayrı bir takım oluşturma işlemi gerçekleştiriliyorsa, bu durumda şirkette Matris Organizasyonun varlığından söz edilebilir.

PMI’a göre Matris Organizasyonlar üçe ayrılır.

Zayıf Matris Organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır. Bu tarz bir organizasyonda Proje Yönetimi çok etkin değildir. Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi Proje Yöneticisi ünvanını taşımaz. Proje Asistanı veya Proje Koordinatörü vasıflarıyla projenin gidişatı konusunda üst yönetimi bilgilendiren bir kişi mevcuttur.

Dengeli Matris Organizasyonda ise Proje Takımına, Proje Yöneticisi liderlik eder. Böylece projenin başarısından sorumlu ve ekibi yönlendirme yetkisine sahip bir kişi tanımlanmıştır. Proje Yönetimi’nin önem kazandığı ve Proje Yönetimi kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.

Güçlü Matris Organizasyonda ise Proje Yöneticileri’nin temel görevi proje yönetmektir. Proje Yöneticileri, Proje Ofisi’ne bağlı olup, Proje Ofisi’nin de bir departman yöneticisi bulunmaktadır. Böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.

PMI’a Göre Fonksiyonel Organizasyon

Bir ürünün çok fazla değişikliğe uğramadan üretildiği ortamlarda etkin olarak kullanılan organizasyon yapısıdır. Şirketin operasyonel işlerini yerine getirecek departmanlar tanımlanmıştır. Departmanların yetki ve sorumlulukları belirlidir. Personel, o departmanın ihtiyaç duyduğu uzmanlığa sahip kişilerden oluşur.

Bu organizasyon tipinde kurum genelinde yapılan projelerin idaresi ve kontrolü proje yöneticilerindedir.

Fonksiyonel organizasyonlarda emir-komuta zinciri belirgindir, kişiler bir uzmanlık alanında gelişme gösterirler, sorumluluk ve yetki alanlarında çok fazla çatışma olmaz.

Buna karşılık departman yöneticileri hem idari işleri hem de projeleri yönetmeleri gerektiği için iş yükleri artar. Projeler, departman işlerinin ardına atıldığından sürekli ötelenir. Projeleri üstlenen birey veya birim açıkça tanımlanmadığından projeler sürüncemede kalır ve etkin ilerleme kaydedilemez.

PMI’a Göre Proje Bazlı Organizasyon – PMBOK

Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organizasyonu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontrol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştur. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.