Bir projenin paydaşları, adından da anlaşılacağı gibi, projede ve çıktılarında pay sahibidir. Proje Yöneticisinin paydaşları tanımlayabilmesi, paydaş katılımını planlayabilmesi, paydaşları yönetebilmesi ve paydaş katılımını izleyebilmesi gerekir.

Paydaş, bir proje, program veya portföyün bir kararından, faaliyetinden veya sonucundan etkilenebilecek, bunları etkileyebilecek veya etkilendiğini algılayabilecek bir kişi, grup veya kuruluştur. Paydaşlar proje çalışmasına aktif olarak dahil olabilir veya olmayabilir ve bir kararı, bir faaliyeti veya bir projenin sonucunu etkileyebilir veya bunlardan etkilenebilir.

Paydaşlar bir projede çeşitli roller ve sorumluluklar üstlenirler. Proje boyunca paydaşların etkisini ve katılımını yönetmek, bir projenin sonuçları ve başarısı üzerinde büyük bir etkiye sahiptir.

Paydaşların çatışan çıkarları, ihtiyaçları, öncelikleri ve görüşleri olabilir. Projenin sonuçları için birbiriyle çelişen vizyonları olabilir, bu nedenle bunları dikkatli bir şekilde yönetmek proje yöneticisinin rolünün önemli bir parçasıdır.

Proje yöneticileri, bir projenin iç ve dış paydaşlarını mümkün olduğunca erken belirlemeli, ihtiyaçlarının neler olduğunu öğrenmeli ve proje parametrelerinin ve başarı kriterlerinin belirlenmesine katılımlarını sağlamalıdır. Projenin başında bir fikir birliğine varmak zor olsa da, yalnızca bir kişinin ihtiyaçlarının karşılanmadığını veya yanlış anlaşıldığını sonradan öğrendiğinizde proje başarısızlığa sürüklenebilir veya değişiklik isteklerinden dolayı maliyetlerin kontrolsüz artmasına sebep olabilir.