Bu bölümde sırasıyla şu konular anlatılmıştır.
1- PMP Hakkında Bilgi
2- PMP Hazırlık Çalışmaları Hakkında Bilgi
3- PM Network – Nisan Sayısı
Itunes üzerinden Proje Yönetimi diye arayarak, Podcast’e telefon üzerinden üye olabilirsiniz. (Itunes yayınları 24 saat içinde güncellenmektedir.)
Youtube Kanalıma Üye olmak için – https://www.youtube.com/user/gokremtekir
B
ilgi Alanı: Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı
Süreç Grubu: Planlama
Süreç Adı: Gereksinimlerin Toplanlaması
Gereksinimleri toplamak için paydaşlarla doğrudan konuşarak onlardan bilgi almaya yönelik resmi ya da gayri resmi bir yaklaşımdır.
Gereksinimleri toplamak amacıyla sorulacak sorular önceden hazırlanmış olabileceği gibi anlık ihtiyaç sorgulama işlemi de yapılabilir.
Gereksinimleri toplamak için kilit paydaşlarla (Bkz: 13.1.Paydaşların Belirlenmesi) bir araya gelmek, görüşmenin verimini artıracaktır. Teknik konuların konuşulacağı görüşme sürecinde o konuya hakim kişilerin de proje yöneticisi tarafından önceden organize edilmiş olmalıdır.
Görüşmelerde dile getirilen gereksinimler mutlaka yazılı hale getirilmeli, kilit paydaşların ifade ettiklerinin doğru anlaşıldığından Proje Yöneticisi emin olmalıdır.
Görüşmelerin sonucunda elde net veriler oluşmalıdır. Varsayımlara dayanan ifadelerin açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.
Gereksinim Toplama sürecinde kullanılsı önerilen araç ve tekniklerden birisidir. Kilit paydaşların ihtiyaçlarını belirlemek amacıyla ortaya çıkarılmış pek çok belge (doküman) gözden geçirilebilir.
Analiz edilebilecek belgelerden bazıları şunlardır:
Yine bir ilk: Türkiye’deki ilk Proje Yönetimi Podcastini bu gün yayınlıyorum.
Yolda, serviste, boş zamanınızda Proje Yönetimini sadece dinleyerek, öğrenin.
Itunes cep telefonunuzla üzerinden PodCaste üye olmak isterseniz aşağıdaki linki kullanabilirsiniz. (Yeni yayınlarım geldikçe telefonunuzda otomatik olarak gözükecektir.)
https://itunes.apple.com/tr/podcast/proje-yonetimi-1-pilot/id1107420659?i=367441263&mt=2
Youtube Kanalıma Üye olmak için – https://www.youtube.com/user/gokremtekir
Eğitimlerde hep şunu ifade ederim; “Burada anlatacaklarım bir metot içinde olması gereken en önemli başlıklardır. Bu eğitimden sonra lütfen şirketinizde veya departmanınızda kendinize özel bir metot geliştiriniz.”
Son zamanlarda, bunun daha kolay yapılabilmesi için PMBOK’ın özetini çıkarma ödevi veriyorum.
Yani;
Siz kurumunuza veya departmanınıza bir Proje Yönetimi Metodu kazandırmak istiyorsanız, açın PMBOK’ı ve kendi şirketinizin ihtiyaçlarına göre PMBOK’ı özetleyin ve hatta kişiselleştirin.
PMBOK’ın ilk iki bölümü kavramlardır. Bu bölümlerden yararlanarak, kurumunuz içinde Proje Yönetimi adına bir ortak dil oluşturun.
Üçüncü bölüm süreçleri anlatır. Siz de kendi süreçlerinizi düşünerek, bu bölümde özet bir süreç haritası ortaya koyabilirsiniz.
Dördüncü bölümden, onüçüncü bölüme kadar ise bilgi alanlarıdır. Dördüncü bölümü (Entegrasyon Yönetimini) öncelikle atlayıp, beşinci bölüme (Kapsam Yönetimi) geçin. Siz kapsamı nasıl tanımlarsınız, kapsam yönetme politikanız nedir gibi soruları kurumunuza özel çıkarın.
Aynı şekilde 13. Bölüme kadar ilerleyin. Herşeyi birebir almayın. Örneğin 8.Bölüm Kalite Yönetiminde bahsedilen pek çok araç ve teknik var. Eğer seri imalat yapmıyorsanız, pek çoğu sizin için gereksiz olacaktır.
Buna karşılık PMBOK’ta yer almayan ama kurumunuzda tanımlanmış bir takım Kalite Planlama ve Kontrol Yöntemleri olabilir. Bu yöntemleri kendi PMBOK’ınıza ekleyin.
Dördüncü Bölüm (Entegrasyon Yönetimi) 5.Bölümden 13.Bölüme kadar olan bölümlerin bileşkesi olduğu için bu bölümü sona bırakın. Bütün bu çalışmanın sonunda kurumunuza özel bir Proje Yönetimi Metodu geliştirmiş olacaksınız. Proje Yöneticilerinizle paylaşın ve metoda uyulması için yapılacaklar hakkında pratik bilgiler verin.
PMBOK 4’te yer alan ve Bilgilerin Dağıtılması – PMBOK olarak geçen sürecin adı yeni PMBOK’ta İletişimin Yönetilmesi olarak değiştirildi.
Tanımı ise; İletişim yönetim planı çerçevesinde bilgilerin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması ve nihai olarak tanzim edilmesi gibi işlemleri içeren bir süreçtir.
Neye ihtiyacımız var?
Nasıl yapılır?
Ortaya ne çıkar?
Bu yazımda PMBOK 5’de değişen ifadeleri ve süreçleri kabaca tanıtacağım. Daha sonraki yazılarımda ttüm süreçleri daha detaylı anlatmaya başlayacağım.
Önce çıkan süreç var mı?
Yeni Eklenen Süreçler Nelerdir?
İçeriği aynı ama Adı Değişenler
Süreç isimlerinin haricinde önemli bir değişiklik de Çalışma Performans Verileri, Çalışma Performans Bilgileri ve Çalışma Performans Raporları olarak üç ayrı tanımın ortaya çıkması… Eski PMBOK’ta Yürütme sürecinden “Çalışma Performans Bilgileri” ortaya çıkardı… İşte bu kavram yeni PMBOK’ta üçe bölündü.
Bu kavramların ne anlama geldiğini bir başka yazımda ele almayı düşünüyorum. Daha net fikir verebilmem için tamamen bunlara odaklanmış bir yazı yazmam gerekecektir.
İstanbul Kurumsal Gelişim olarak 1.Haziran 2013 itibariyle PMBOK 5’e göre eğitimlerimizi vermeye başlayacağız.
PMBOK 5’e Geçiş Projesi Kapsamında Neler Yaptık?
Proje Yönetimi Süreç Gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir. Proje yöneticisi, projeyi kapatırken tüm proje çalışmalarının tamamlandığından ve projenin hedefine ulaştığından emin olmak için daha önceki faz kapanışlarına ilişkin tüm bilgileri gözden geçirir.
Proje kapsamı proje yönetimi planına göre ölçüldüğü için, proje yöneticisi projenin kapanışını gerçekleştirmeden önce çalışmaların tamamlandığını kontrol etmek üzere proje yönetim planını incelemelidir.
Buna projenin ya da fazın idari kapanışı için gerekli tüm aktiviteler dahildir. Süreçte adım adım izlenen metodolojilerle şu konular ele alınır:
• Faz ya da projenin tamamlanma ya da çıkış kriterlerini karşılamak için gerekli eylemler ve aktiviteler;
• Projenin ürünlerini, hizmetlerini ya da sonuçlarını bir sonraki faza ya da üretime ve/veya operasyonlara aktarmak için gerekli eylemler ve aktiviteler;
• Proje ya da faz kayıtlarının toplanması, projenin başarısının ya da başarısızlığının denetlenmesi, alınan derslerin bir araya getirilmesi ve organizasyonun gelecekteki kullanımına yönelik olarak proje bilgilerinin arşivlenmesi için gerekli aktiviteler.
Tedarik ilişkilerinin idaresi, yüklenici performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılması sürecidir
Hem alıcı hem de satıcı, benzer amaçlarla, tedarik sözleşmesini idare ederler. Taraflar, her iki tarafın da sözleşme çerçevesindeki yükümlülüklerini yerine getirmesini ve kendi yasal haklarının korunmasını sağlamak zorundadır.
Bu süreç, satıcının tedarik gereksinimlerini karşılaması ve alıcının da yasal sözleşme hükümleri gereğince hareket etmesini sağlamaya yöneliktir.
Sözleşme ilişkilerinin yasal nitelikte olmasından dolayı, proje yönetim ekibinin tedariklerin idaresiyle ilgili tüm eylemlerinin yasal sonuçlarından haberdar olmak zorundadır.
Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)
Proje Yönetim Planı
Tedarikçiden Gelecek Çalışma Performans Bilgileri
Nasıl Yapılır? (Teknikler)
Tedarikçi performansı gözden geçirilir.
Ödeme Sistemleri: Tedarikçi belirli kilometre taşlarına ulaştıkça hakediş şeklinde ödemeler yapılır.
İtirazların idaresi ve sözleşme değişiklik kontrol sistemi: Değişen şartlara veya projedeki ihtiyaçlara göre sözleşme zaman içinde değişikliğe uğrayabilir.
Ne Çıkar?
Tedarik Belgeleri: Fatura, irsaliye, dekont vb.
Tedarikçi hakkında elde edilen bilgiler, öğrenilen dersler, kurumsal kayıtlara eklenir.
——————————o——————————-
Proje boyunca risk önleme yöntemlerinin uygulanması, tanımlanmış risklerin izlenmesi, yeni risklerin saptanması işlemlerini içerir.
Risk önleme yöntemleri, proje boyunca yürütülür.
gibi işlemler bu süreç içinde yürütülür.
Risklerin izlenmesi ve Kontrol Edilmesi süreci;
de içerir.
Riskin sorumlusu, proje yöneticisine, önleme yöntemlerinin etkinliği, önceden tahmin edilememiş etkiler hakkında periyodik olarak rapor verir.
Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi, gelecekteki projelerde kullanılmak üzere projenin alınan dersler veritabanları ve risk yönetimi şablonları gibi organizasyonel süreç varlıklarının güncellenmesini de içerir.
———————————–
Trafik Sorusu – Bundan sonra yazılarımın altına bir trafik sorusu ekleyeceğim.
Cevabı için QR kodu çözücüsüne ihtiyacınız olacaktır.
Performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere, kalite aktivitelerinin yürütülmesinin sonuçlarını izleme ve kaydetme sürecidir. Kalite kontrol, proje boyunca yürütülür.
Kalite standartları proje süreçlerini ve ürün hedeflerini içerir.
Proje sonuçları, teslimatların yanı sıra maliyet ve zaman çizelgesi performansı gibi proje yönetim sonuçlarını kapsar.
Kalite kontrolü, çoğu zaman, kalite kontrol bölümü ya da benzer bir ad taşıyan başka bir organizasyon birimi tarafından yürütülür.
Kalite kontrol aktiviteleri ile, düşük süreç ya da ürün kalitesinin nedenleri belirlenir ve bunları ortadan kaldırmaya yönelik eylemler yerine getirilir ve/veya tavsiye edilir.
Kalite Kontrolü gerçekleştirmek için aşama sonlarında ortaya çıkan teslimatlar ele alınır ve bu teslimatlar, bir takım araç ve teknikler kullanılarak, planlanan kalite standartlarına uyup, uymadığı denetlenir.
Bu araç ve tekniklerden bazıları şunlardır:
—————————————–o————————————
Zaman Çizelgesinin Kontrolü, projenin zamandaki ilerlemesini güncellemeyi ve oluşan değişiklikleri yönetmeyi hedefleyen süreçtir.
• Proje zaman çizelgesinin mevcut durumunun belirlenmesi,
• Zaman çizelgesinde değişiklikler yaratan faktörlerin kontrol edilmesi,
• Proje zaman çizelgesinin değiştiğinin belirlenmesi,
• Gerçekleşen değişikliklerin ortaya çıktıkları sırada yönetilmesi
gibi çalışmaları içerir.
Projenin zaman ekseni üzerinde sapmasının olup, olmadığı bir takım göstergelere dayanarak izlenir. En önemli göstergeler:
olarak bilinir. Bu değerler sayısal değerlerdir ve doğru hesaplanabilmesi için faaliyetlerle ilgili düzenli olarak takım üyelerinden gerçekleşme verileri toplanmalıdır.
Kapsamın Kontrolü, proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.
İş Kırılım Yapısı ile ortaya çıkan kapsam temel çizgisi ile mevcut kapsam arasındaki farklar, Kapsamın Kontrolü süreci işletilerek, ortaya çıkarılır.
Kapsamda değişikliklerden dolayı projenin süresi uzamış veya maliyetleri değişmiş olabilir. Üst Yönetim, projenin süresinin veya maliyetinin neden artığını sorgulayacaktır; İşte bu noktada proje yöneticisi Kapsamın Kontrolü sürecini gerçekleştirerek, süre veya maliyet artış sebebini kapsamdaki hangi değişikliten dolayı gerçekleştiğini açık ve net olarak anlatabilecektir.
Bu sürecin sonunda İş Kırılım Yapısı ile mutabık kalınan kapsama göre nelerin değiştiği Proje Sponsoruna, Müşteriye veya Üst Yönetime raporlanır fakat rapor matematiksel içerğie sahip olmayacaktır. Sadece başta anlaşılan teslimatlara ek olarak nelerin girdiği veya nelerin çıkarıldığı üzerine bir rapor olacaktır.
Kapsam Kontrolü ile Kapsam Doğrulama süreçleri birbirinden çok farklıdır. PMP sınavında bu iki süreç arasındaki farklar da soru olarak gelebilmektedir.
Başvuru Formunu aşağıdaki linkten indirebilirsiniz: emea 2013 registration form-1
Gökrem Tekir Blog Sayfası 