Tag: MS Project

Proje Yönetimini Bilmeyen MS Project Anlatmasın Lütfen

Dün (adı bende kalsın) bir şirkete MS Project Server’ı eğitimi için gittim. Eğitim sabahı eğitimi organize eden arkadaşlarımızdan önce şirketle ilgili kısa bir bilgi aldım.  Daha sonra şirketlerindeki MS Project ile ilgili daha önce aldıkları eğitimlerden bahsettiler; Microsoft’un Sertifikalı eğitim firmalarından bir tanesi MS Project’i anlatmak üzere bir eğitmen göndermiş fakat eğitimden hiç memnun kalınmadığı için yarıda kesilmiş, bir başka eğitmenle tekrar denenmiş, ne yazık bu da memnuniyetsizlikten dolayı yarıda kesilmiş. Gelen eğitmen hem Proje Yönetimi hem de yazılımla ilgili yeterli bilgiye sahip değilmiş.

Yarıda kesilen eğitimlerden aldıkları bilgilerle bir proje planı yapmış, arkadaşlarımız fakat hiç eğitim almasalar da (bir iki saatlik karıştırmayla) zaten o planı yaparlardı.

Dün hem yaptıkları planları gözden geçirip, düzeltmeler yaptık, hem MS Project Server’ın etkinleştirilmesi için gerekli yöntemleri konuştuk hem de yazılımların teknik detaylarını inceledik.

Sözün özü, MS Project Lisansı satmakla iş bitmiyor, (buradan ilgililere sesleniyorum :)), Proje Yönetimi kurallarını bilmeyenler MS Project’i yanlış anlatıyor ve bir çok firmayı da Microsoft Project’ten soğutuyor. Bu yüzden, Türkiye’de bir çok büyük firma farklı yazılımları satın aldı ve kullanıyor. MS Project de yanlış politikalardan dolayı pazar payını kaybediyor.

Anlayana…

MS Project 2010 Eğitimlerimiz

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, Aralık ayından itibaren MS Project/Server 2010 eğitimlerimiz başlamıştır. Açık kurs veya kuruma özel olarak 3’er günlük eğitimler, proje yöneticilerine yöneliktir.

Bunun yanısıra, Project Server 2010 eğitimlerimizde Aralık 2010’dan itibaren kurumlara özel olarak gerçekleştirilecektir. Bu eğitim 3 alt başlıkta sunulmaktadır.

Project Server 2010 Kurulum eğitimi – 2 gün – Katılımcı Profili: Bilgi İşlem

Project Server 2010 Sistem Yönetimi – 2 gün – Katılımcı Profili: Bilgi İşlem, Proje Ofisi

Project Server 2010 Kullanıcı Eğitimi – 0,5 gün – Katılımcı Profili: Proje Takım Üyeleri

Detaylı bilgi için: 0216 – 456 60 50 ile irtibata geçebilirsiniz.

Ankara’da Başarılı Bir Başlangıç Yaptık

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, Ankara’da Mayıs 2010 itibariyle açık kurslara başlayacağımızı önceki yazılarımda söylemiştim.

Geçen hafta 14 kişilik bir katılımla iki günlük Proje Yönetimi eğitimi gerçekleşti. (Aldino Hotel) Eğitmenimiz, Murat SANDIKÇIOĞLU Bey’in, başarılı bir eğitime imza attığını gördük. Bu hafta da Ankara’da PMP Hazırlık eğitimimiz yine Murat Bey tarafından gerçeklşetiriliyor. Katılımcı sayımız 10 kişi.

Benim de gelecek hafta sonu Ankara’da MS Project açık kurs eğitimim olacak. Şimdiden 10 kişiden fazla katılımcımız var. MS Project konusunda Ankara’da önemli bir boşluğu tamamlayacağımıza inanıyorum. Kuruma özel eğitimlerden dolayı (Vakıfbank , Tübitak, Türk Telekom, Başkent Elektrik) zaten bir ayağım Ankara’daydı, şimdi açık kurslarla daha da Ankara’da yer edinmeye başlıyoruz. Bu gidişle yerleşik bir Ankara Ofisini açmamız çok uzun sürmeyecek.

Ankara’dan uzun zamandır kurumumuza olan ilgiyi ve talebi alıyorduk. Bize güvenlerinden dolayı eğitimlerimize katılan tüm Ankara’lı Proje Yönetici’lerine teşekkür ederiz.

MS Project Kullanımında Yapılan Hatalar

  • Satın alma aktiviteleri.
    • Eğer bir ürünün satın alınması 90 gün sürecekse, satın alma aktivitesi yazıp, 90 gün süre vermek ve hatta bir de satın almadan sorumlu kişiyi atamak önemli bir yanlıştır. Çünkü MS Project o satın almadan sorumlu kişiyi 90 gün boyunca 8 saat çalışacak şekilde anlar. Sanki satın alma sorumlusu satın almıyor da tedarikçinin işini yapıyor gibi bir sonuç çıkar.
  • Rutin işler
    • Proje Yöneticisi, projesini yönetmek adına harcadığı eforu göstermek için projenin başından sonuna kadar bir aktivite çizer. Bu aktiviteye de kendisini tam zamanlı atar. Böylece MS Project’in hesaplamaya çalıştığı Kritik Yol ortadan kalkar.
  • Süreç Haritası Oluşturma Gayretleri
    • Bazı kullanıcılardan gelen talep, MS Project’i, MS Visio gibi kullanma gayreti olduğunu gösteriyor. Neden aktivitelerin bağlantıları geriye doğru yapılamıyor? gibi sorularla karşılaşıyorum. Bunun cevabı aslında basit: Visio, mantıksal diyagramlar kurar ve süreç haritalarını çizersiniz, MS Project’te ise Network diyagramı oluşturursunuz ve işin içine zaman girdiği için oklar geri dönemez.
  • Özet Görevleri Bağlama
    • Hemen hemen tüm MS Project kullancılarında istisnasız gördüğüm hata Summary Task bağlantıları. ÖZET GÖREVLERE ÖNCÜL – ARDIL TANIMLAMAYIN.
  • Eksik Öncül – Ardıl
    • PMI’ın son PMBOK’ta da en sonunda yer verdiği her aktivitenin en az 1 öncülü 1 ardılı olsun ifadesi MS Project kullananlar için çoğu zaman dikkat edilmiyor.
  • Aktiviteye kaynak atamada sağ taraftaki Resouce Name kolonu sorumlu tanımlamak için değil, işi yapacak kişiyi tanımlamak için kullanılır.
  • Resource Sheet’de Max Units. kolonununun kullanımı. “Bu kaynak bu projede %50 zaman ayıracak” diye düşünüp, Max Units değerini %50 yazmak da bir başka hata… O kaynak için %100 yazın, aktivitelere atarken %50 veya daha az performans ile atayın.
  • Makinaları Material tipinde tanımlamak ve atamak, diğer bir hata
  • Aktivitelerin Task Type ifadelerini Fixed Duration yapmak, aktiviteyi erken bitirme ihtimalinizi ortadan kaldırır.
  • Aktivitelerin başlangıç veya bitiş tarihlerini elle girivermek. (Madem aktivitelerin tahilerini siz biliyorsunuz, o zaman MS Projcet’e ne gerek var? Önünüze bir takvim alın, üzerini işaretleyin)
  • MS Porject’i olmayanlar için planı Excel olarak kaydetmek ve başkalarına bu şekilde göndermek. Tabi gönderdiğiniz kişi hiç bir şey anlamaz çünkü İş Kırılım Yapısı kaybolmuştur.

Diğer hataları da eğitimlerimizde konuşalım.

MS Project’i bir de bizden dinleyin.

MS Project’te Toplam/Serbest Bolluk

MS Project üzerinden Kritik Yol Analizi ve buna bağlı olarak aktivitelerin Toplam ve Serbest Bolluklarını en kolay “Detail Gantt” görüntüsü ile görebilirsiniz. (Türkçe versiyonda: Ayrıntlı Gantt Grafiği)

Eğer kullandığınız tabloya Total Slack ve Free Slack (Tr: Toplam Bolluk ve Serbest Bolluk)  kolonlarını da eklerseniz, kritik olmayan aktivitelerin ne kadar kayabileceğine dair tüm bilgiye ulaşmış olursunuz.

İşte bir örnek

CPM MS 2007

MS Project’te Filtreleme

MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.

Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000’lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.

MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.

filtre 1

Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.

Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki menüyü takip edin.

filtre 2

Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.

filtre 3

Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.

filtre 4

Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100’e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.

Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?

Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.

Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009’da başlayacak işlerini göstersin.

filtre 5

Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.

İşte Project 2010

Project 2010 Beta versiyonu yayınlandı.

Öncelikle dikkati çeken menüler oluyor. Diğer Office 2007 ürünleri gibi araç çubukları tamamen değiştirilmiş.

Aşağıdaki görüntüde farkedilen diğer bir özellik ise iki aktivitede kaynak çakışması inkicator kolonunda kırmızı insan resmi olarak gözüküyor.

project 2010_a

Kaynakların iş yüklerini düzenlemek için çok büyük bir kolaylık gelmiş. Aşağıdaki görüntüde aktiviteleri mouse’la hareket ettirerek, diğer kaynaklara aktarabileceğiniz gibi mevcut kaynağın boş günlerine de aktiviteyi kaydırabilirsiniz.

project 2010_b

Timeline özelliği Project 2010’a yeni eklenmiş. Bütün projenin özet ilerlemesini, önemli aktiviteleri veya kilometretaşlarını proje planının üzerinde görmek mümkün.

project 2010_c

Benim en sevdiğim özelliklerden biri ise Tümden Gelim yöntemi ile Tüme Varım Yöntemlerinin otomatik karşılaştırılması. “İnşallah Planları” ile Gerçekçi Planlar” artık daha net ortaya çıkabilecek.

 

MS Project’te Kilometretaşları

PMBOK’a göre bir “Kilometretaşı Raporu”, üst yönetime özet bilgi vermek için sunulur. Böylece üst yönetime, projenin ara hedefleri de sunulmuş olur.

MS Project’te proje planı hazırlarken, projenizin ikinci satırına (1. satırda projenin adı yazıyor) “Proje Başlangıcı” diye bir aktivite yazmanızı ve bunun da süresini “0” (sıfır) yapmanızı tavsiye ediyorum. Benzer şekilde planın en son aktivitesi de “Proje Teslimi”, “Proje Kapanışı” gibi ifadelerden birini yazarak, bunu da kilometretaşı olarak, gösterin.

Bunun yanısıra, proje içindeki ana aşamalrın da özellikle son aktivitelerini kilometretaşı olarak, göstermenizde fayda var. Böylece, projenin hangi aşaması hangi tarihte bitecek, bir diğer ifadeyle, projenin ara hedeflerine hangi tarihlerde ulaşılabilecek, bilgisini görmek koalylaşacaktır.

Projenin gerçekleşme verilerini toplarken de eğer aktivite sürelerinde herhangi bir sapma var ise, gelen değişikliklerin hangi ara hedefleri, ne kadar etkilediğini de kolaylıkla görebilirsiniz.

Bunun için MS Project’in filtreler bölümünde “Milestone” veya raporlar bölümündeki “Milestone Report” araçlarını kullanmanızı işinizi kolaylaştıracaktır.

MS Project'teki "?"

MS Project’te çok merak edilen aslında oldukça basit bir konuya temas etmek istiyorum. Başlıktan da anlaşılacağı gibi Duration kolonunda gözüken “?” – soru işareti- ne anlama gelmektedir?

“?” – soru işareti-, o aktivitenin tahmini olduğunu gösteren bir işarettir.

Eğer o aktiviteye iki kere tıklarsanız, karşınıza Task Information penceresi gelecek ve sağ üst köşede “estimated” checkbox’ının işaretli olduğunu göreceksiniz. Checkbox kapanınca “?” de gidecektir.

Peki, ne anlama geliyor? Anlamı şu; “?” varsa, işe atanan kaynağa, “bu işin 4 günde yapılacağını tahmin ediyorum” diyorsunuz yoksa “bu işi 4 günde yap” diyorsunuz. Bu kadar basit aslında…

Projesinde “?” işaretlerini topluca kaldırmak isteyenler olabilir. Bununla her satır için tek tek uğraşan kişilerle tanıştım, halbuki şöyle bir kolaylık var (Siz de denemiş olabilirsiniz, tek olmadığınızı bilin…:) ). Eğer adı “estimated” olan bir kolonu tablonuza eklerseniz, bütün satırların “Yes” olduğunu göreceksiniz. İlk baştakini “No“‘ya çevirip, geri kalanı da aşağıya doğru kopyalarsanız, bütün “?“‘den kurtulursunuz.

Yeni yazdığınız aktivitelere de “?” gelmesini istemiyorsanız, o zaman Tools – Options – Schedule sekmesinden en  alttaki “New tasks have estimated durations” seçeneğini kapatın.

Planlı Bakım Projeleri

Bundan 1,5 veya 2  sene önce yazdığım ama blog sayfama koymadığım bu yazımı bugün bilgisayarımın köşe, bucağını temizlerken buldum ve burada yer alması gerektiğini düşündüm. Esas uzun başlık aşağıdaki gibidir. Bu yazıyı PETKİM Holding AŞ’de fabrikaların bakım proje planlarını yaparken, yazmış ve o dönemde bir,  iki dergide yayınlanmıştı.

Fabrikaların “Planlı Bakım Projeleri”’nde Microsoft Project’in Kullanımı ile Sağlanacak Faydalar

Fabrikalar için planlı bakımlar çok dikkatle yönetilmesi gereken ve çok dinamik bir çalışma ortamının olduğu önemli projelerdir.  Bu projeleri önemli hale getiren etken, bakımın süresidir. Planlı bakım esnasında, bakımın yapılacağı fabrika üretime tamamen durdurulur ve eskiyen veya aşınan parçaların kontrolü ve değiştirilmesi, gerekli yerlerin temizliğinin yapılması eksilen yağ vb. gibi malzemelerin tamamlanması, planlı bakım projelerinde gerçekleştirilen aktivitelerin arasındadır.

Planlı bakım esnasında fabrika (belirli bir kısmı veya tamamı) duruşa geçtiğinden üretim gerçekleşmeyecek ve bir üretim kaybı yaşanacaktır. Bundan dolayı planlı bakımın en hızlı biçimde tamamlanması fabrikanın toplam üretim miktarının artması anlamına gelecektir.

Bir planlı bakım sürecini daha detaylandırmak gerekirse;

Kapsam Tanımlama ilk adım olarak düşünülmelidir. Planlı bakım projesini yönetecek olan proje yöneticisi, hangi makine ve parçalarda öncelikli bakımın yapılacağını/parça değişeceğini kapsamın öncelikli maddeleri olarak belirlemelidir. Makine ve parçalarla ilgili teknik bilgileri içeren kullanma kılavuzları bakımların hangi periyotlarla yapılması gerektiğine dair bilgiler içerir.

Bunun yanı sıra ikincil öneme sahip bakımı yapılacaklar da kapsam da yerini alır. Böylece proje esnasında aciliyeti yüksek olan makineden, düşüğe doğru bir sıralama Kapsam Tanımında netleşmiş olur.

Planlama Süreci: Bu adımdan itibaren Microsoft Project ile detaylı planlar hazırlanabilir.

Fabrika bakım süresinin olabildiğince kısa tutulması istendiğinden kaynakların önemli bir miktarı 24 saatlik takvime göre çalışırlar. Hatırı sayılır bir kısmı 16 saatlik takvimden çalışır. Küçük bir bölümü (destek birimler) ise 8 saatlik plana uygun çalışır. Bu yüzden öncelikle MS Project’te bu işleyişi içerecek takvimler tanımlanmalıdır.

Daha sonra fabrikanın duruş anı bir kilometre taşı olarak düşünülebilir fakat bakıma fiilen başlamak için gereken süreler de plana girmelidir. Örneğin, bir fırının durdurulmasından sonra soğuması, hatlardaki sıvı, buhar veya kimyasalların boşaltılması, bakım öncesi temizlik işleri gibi faaliyetler ön hazırlık aşaması olarak, düşünülmeli ve planda da bu şekilde yer almalıdır.

Plan bundan sonra daha detay aktivitelerin ve WBS yapısının oluşturulmasıyla devam edecektir. Özellikle Kapsam Tanımlamada önemi ve aciliyeti yüksek olan makine ve parçaların demontajları, atölyelerde bakımlarının yapılması, değişikliklerin gerçekleştirilmesi, tekrar monte edilmesi, testlerinin yapılması ve devreye alma gibi süreçler, ekipmanlar bazında tek tek detaylı olarak belirlenecek faaliyetlerdir. Faaliyetlerin detaylandırılması önemli avantajları vardır. Bu sayede işlerin sorumluları netleşecek, malzeme ve eleman gereksinimi daha kolay tahmin edilecektir.

Bir sonraki adımda Microsoft Project ile fabrikadaki mevcut kaynakları bakım projesine atama işlemi yapılacaktır. İlgili planlı bakım için değişmesi gereken parçaların neler olduğu önceki deneyimlerden veya kılavuzlardan bakılarak atanmalıdır. Böylece aktivitelere insan kaynağının yanı sıra malzeme kaynağı da atanmış olur ve planlı bakım maliyetinin daha doğru çıkarılması sağlanır. Kaynak atamalarının neticesinde planlı bakımın eldeki mevcut kaynaklarla ne kadar sürede ve kaça bitirilebileceğine dair sonuçlar ortaya çıkar. Eğer, ortaya çıkan süre, fabrikanın planlı bakım için ayırdığı süreden fazla ise proje yöneticisi dış kaynak, fazla mesai gibi seçenekleri de plana dahil etmek zorunda kalacaktır ve proje yönetimi açısından süre, maliyet, kapsam üçgeni arasında bir dengeleme yapması gerekecektir.

Planı hazırlanan bir bakım projesinde MS Project’ten şu bilgilere ulaşılabilir.

  • Planlı bakım süresi, başlangıç ve bitiş tarihleri
  • Planlı bakımın toplam maliyet ve toplam adam(makine)*saat değerleri
  • Aktiviteler arasındaki öncüllük ve ardıllık ilişkisi
  • Kaynaklara atanan iş yükleri ve toplam yaratacakları maliyetler
  • Kaynakların bugün/yarın/bu hafta/bu ay vb. yapmaları gereken işler listesi
  • Periyodik (Günlük/Haftalık/Aylık) nakit akışı
  • Herhangi bir aktiviteye atanan kaynakların detaylı maliyetleri veya efor bilgileri
  • Herhangi bir kaynağa atanan işlerin detaylı zaman programı, maliyet ve efor bilgileri
  • Projenin Kritik Yolu
  • Mevcut insan kaynağı miktarı ile gerekli olan insan kaynağı miktarı ve aradaki fark
  • Planlı Bakım esnasında gerekecek malzeme miktarları ve bunların tahmini maliyetleri
  • Mekan / Ekipman / Sorumlu Birim gibi projeye özel yapılacak ek tanımlamalarla aktivitelerin gruplanması veya filtrelenmesi

Bu bölüme kadar “Planlı Bakım Projesi”’nin Microsoft Project programında planlanmasıyla elde edilebilecek bilgilerin neler olduğu incelendi. Bundan sonra da projenin fiilen yürütülmesi ve kontrolü ile ilgili Microsoft Project’ten elde edilecek veriler incelenecektir.

Uygulama – Kontrol Süreçleri: Planlı Bakım Projesi’nin tüm detayları çıkarıldıktan sonra projenin nihai (referans) planı Microsoft Project üzerinde kaydedilir. Bundan sonra “fiilen duruş” ile planlı bakım aktiviteleri gerçekleştirilmeye başlanır.

Planlı Bakım Projelerinde genellikle kaynaklar 3 vardiya (24 saat) esasına göre çalıştıklarından Microsoft Project’e de veri girişlerinin paralel hızda olması gerekmektedir. Bu durumda fabrikanın farklı sahalarında fiilen yapılan işler Proje Yönetim Ekibine doğru ve eş zamanlı olarak akmalı, Proje Yönetim Ekibi de Planlı Bakımın hangi aşamasında olduğunu Microsoft Project üzerinden takip edebilmelidir.

Planlı Bakım Projelerinde, ne kadar çok ekipman gözden geçirilirse fabrikanın üretim esnasında o kadar az sorunla karşılaşacağı kesindir. Bu yüzden projenin ilk andan itibaren bir yazılım ile takibi çok önem kazanmaktadır. Eğer herhangi bir iş gecikirse, bu işin bütün projeyi ne kadar öteleyeceği daha projenin başından itibaren kontrol altında tutulmalıdır ve ona göre proje kapsamının değişeceği fabrikayı işleten ekibe (müşteriye) bildirilebilir. Bununla birlikte gerekli olan insan, malzeme, makine kaynaklarının referans plana göre kayan işlerinin ve yeni zaman planlarının güncellenerek, kendilerine hızlı bir şekilde bildirilmesi sağlanacaktır. Buna benzer aşağıdaki başlıklar yine Microsoft Project kullanıldığı takdirde elde edilebilecek bir takım önemli bilgilerdir. 

  • Planlı Bakım için Süre, Başlama Bitiş, Maliyet, Efor bilgilerinin plan ile gerçekleşmeler arasındaki farkların incelenmesi
  • Planlı bakıma dahil olan farklı birimlerin iş yüklemelerindeki değişiklerin bildirilmesi
  • Gerçekleşme verileri geldikçe, proje kapsamının sürekli olarak gözden geçirilmesi ile bir sonraki planlı bakıma bırakılacak makine ve ekipmanların neler olacağına karar verilmesi
  • Gecikmelerden dolayı projenin uzama riskine karşılık ek ne kadar dış kaynağa veya fazla mesaiye ihtiyaç duyulacağı
  • Tahmin edilen gerekli malzeme miktarı/maliyeti ile fiilen harcanan malzemenin karşılaştırılması ve gelecekteki bakım projeleri için referans oluşturmasının sağlanması
  • Saha / Ekipman / Makine bazlı toplam maliyet veya efor bilgilerine eş zamanlı ulaşım

Genellikle Planlı Bakım Projelerinde karşılaşılan sorunlar ise şu şekilde gözlemlenmektedir.

  • Planlı bakım projesinin tanımlı bir sorumlusunun (Proje Yöneticisinin) olmaması
  • Ekiplerin, diğer ekiplerden bağımsız yapacakları işleri çıkarmış olması
  • Ekipler arasında uyumsuzluk. Senkronizasyon eksiklikleri
  • Gerçekçi planlı bakım maliyetlerini tahmin edememek
  • Gerekli ekipmanların planlama eksikliğinden dolayı tahmin edilememesi ve malzeme siparişlerinde gecikme. Bu bakım süresinin uzaması veya parça değişmemesinden dolayı üretime yüksek riskle başlamaya sebep olacaktır.
  • Ekiplerin bireysel işlerinin tek bir plan altında toplanmamasından dolayı projenin genel olarak başarısını ölçümleyememek
  • Sınırlı sayıda iş makinesi, uzman formen/mühendis gibi kaynakların verimli kullanılamaması
  • Saatlik çalışan dış kaynağın (tedarikçi, taşeron, danışman) verimsiz kullanılması. Ekipler arasındaki uyumsuzluktan dolayı dış kaynaklara ödenen maliyetlerin yükselmesi söz konusu olabilir.

Bütün bunların yanı sıra Planlı Bakım Projelerinde de tek bir elden planın yapılmaması ve koordine edilmemesinden dolayı ekipler arasında iletişim problemleri, insanları sorumlulukları üzerinden atma eğilimleri, çalışanlarda stresin yükselmesi, motivasyonun düşmesi gibi sonuçlar ortaya çıkacaktır.

Planlı Bakım Projelerini diğer projelerden zor kılan en önemli etkenlerden birisi de planlı bakıma dahil olan kaynak sayısıdır. Büyük bir fabrikada bu sayı yüzlerle ifade edilebilir. Örneğin, 15 gün boyunca 24 saat çalışılan bir ortamda 300 kişiyi idare edebilmek için koordinasyona dolayısıyla planlamaya büyük önem verilmelidir.

Son olarak, yazılım dünyasında Bakım üzerine uzmanlaşan pek çok programın olduğunu da mutlaka ifade etmek gerekir. Bunlar hem planlı bakımları hem de arızi duruşları planlamada, istatistiki veri tutmada çok etkili yazılımlardır. Bu noktada Microsoft Project’in kesinlikle bir Bakım Yönetimi yazılımı olmadığını da önemle belirtmek gerekir. Eğer herhangi bir Bakım Yönetim yazılımı firmanızda yok ise Microsoft Project, Planlı Bakım projelerini yönetmekte Proje Yöneticilerine yukarıda bahsedilen faydalar sağlayacak bir Proje Yönetimi yazılımıdır.