UDEMY – Hayatımız Proje: Proje Yönetimi Başvuru Kaynağı
Eğitmenlerimizden Adem Çamurcu tarafından oluşturulan videolarda MS Project 2013 ile gelen yenilikleri görebilirsiniz.
Microsoft Project 2013’ün 60 günlük deneme versiyonuu dün itibariyle bilgisayarıma kurdum ve bu hafta sonunda yapacağım eğitimi yeni versiyon üzerinden sunacağım.
MS Project 2013 ile ilgili ilk izlenimlerimi de aşağıda paylaşmak istiyorum.
Öncelikle ilk dikkatimi çeken şey; MS Project ilk açılışta kullanıcıdan Windows Hesabıyla bir açılış yapmasını istiyor. Windows kullanıcı kod ve şifrenizi girerek, MS Project’i açıyorsunuz ve sonraki açılışlarda sağ üst köşede kullanıcı adı hep gözüküyor. Sanki bilgisayarınzda bir program değil de internet üzerinden bir web sitesine bağlanmış gibi hissediyorsunuz ve aşağıda görselini koyduğum ekranlar karşınıza çıkıyor.
Şablonlardan da dosya açıp, onların üzerinden çalışmanız mümkün.
Daha sonrasında karşınıza bir yönlendirme ekranı geliyor ve proje planınızı oluşturmanız için hangi adımlardan geçeceğinizi resimlerle anlatan bir kılavuz karşınıza çıkıyor. Adım adım ilerlediğinizde aşağıdaki ekranlarla karşılaşıyorsunuz.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
MS Project’in kullanım ekranı eski versiyonlara göre biraz soluk gözüküyor. Yukarıda da ifade ettiğim gibi sanki tasarıma çok önem verilmemiş ve online bir web sitesi üzerinden bir yazılım kullanıyormuşum izlenimi oluşuyor, insanda…
Örnek bir görsel aşağıdaki gibidir:
MS Project 2013’ün en önemli özelliği (MS Project 2010’da tamamen bozulmuştu) Raporlama özelliği… 2010 ve daha eski versiyonlarda grafiksel raporlar için sürekli Excel’e veri taşıma zorunluluğu vardı fakat 2013 versiyonunda grafiksel raporlar için artık Excel’e gerek duyulmayacak.
Ayrıca bu raporları ekranda göründüğü biçimde kopyalayıp, istediğiniz bir başka programa yapıştırabiliyorsunuz. Eski versiyonlarda raporlar için pdf dönüştürücü olmadan MS Project’in dışına raporları çıkaramıyordunuz.
Raporlardan bir kaç örnek:
Maliyet Durum Raporu
Kaynak Durum Raporu
Proje Efor – Adam*Saat
Kritik Aktiviteler
Kayan Aktiviteler
Son olarak da bu raporlama yapısını düzenlemek için muazzam bir detay yapı MS Project 2013’ün içine eklenmiş durumda… Bunun da bir görselini aşağıda görebilirsiniz.
Microsoft, Project 2013 versiyonunu çıkarmaya hazırlanıyor.
MS Project 2013’deki yenilikler için tıklayın.
veya
http://www.microsoft.com/project/en-us/preview/project-benefits.aspx
İstanbul Kurumsal Gelişim olarak konularımızın arasına eklediğimiz iki yeni açık kursumuzu daha duyurmaktan mutluluk duyarım.
Microsoft Project Server 2010 Kullanarak İleri Düzey Proje Yönetimi Uygulamaları
Amaç
Project Server projelerin izlenmesi ve takip süreçlerinde daha az efor harcayarak verimliliği artırmaktadır. Ayrıca proje ekip üyeleri arasındaki iletişim için de etkin bir araçtır. Bu eğtimle proje yöneticilerinin çoklu proje yönetim ortamı olan Project Server uygulamasını etkin kullanabilmesi amaçlanmaktadır.
Kimler katılmalı
Bu eğitim project server uygulamasını kullanan proje yöneticileri içindir. Eğitime katılabilemek için Microsoft Project 2010 Professional Kullanarak Proje Planlaması, Yürütmesi, Kontrolü ve Analizi ( Başlangıç ve İleri Düzey) eğitimine katılmış olmak gerekmektedir.
Eğitim Süresi: 1 gün / Eğitim Saatleri: 09:30 – 17:30
Microsoft Project Server 2010 Sistem Yönetimi Eğitimi
Bir şirkette projelerin başarısı, kurum genelinde Proje Yönetimi hakında bilginin artmasıyla yakından ilişkilidir.
Deneyimlerimiz bu farkındalığın artmasının da bir süreç olduğunu göstermektedir. Bu yüzden (pek sevmiyoruz belki ama) biraz sabır gerektiğini özellikle altını çizmek gerekiyor.
Peki bu süreç nasıl işliyor. Kurumdan kuruma sıralamalarda değişiklikler olsa da genel akışı aşağıdaki gibi özetleyebiliriz.
1. Adım: Bilgilendirme: Kurum genelinden Proje Yönetimi farkındalığını artırmak amacıyla Proje Yönetimi eğitimleri ile Üst Yönetim, Proje Yöneticileri, Takım Üyeleri, İş Birimleri arasında ortak bir dil ve metot sunma adımıdır. – Proje Yöneticileri için 5 günlük Bronz Paket, Takım Üyeleri ve İş Birimleri için 2 günlük eğitim.
2. Adım:Proje Yöneticileri için MS Project: Proje Yöneticilerine, MS Project’in profesyonel bir biçimde kullanımını öğretme adımıdır. Metodu öğrenen Proje Yöneticileri daha hızlı bir biçimde plan hazırlayabilmeli ve bu planları bir bilgisayar programı aracılığıyla takip edebilmelidir. – Proje Yöneticileri için 3 günlük bir eğitim.
3. Adım: Proje Ofisi Kurma ve Proje Yönetim Metodu Geliştirme: Kurumun kendisine özel Proje Yönetimi metodunun nasıl oluşturulacağı, Proje Ofisi kurarken hangi adımlardan geçileceği, kullanılması gereken standartların tanıtılması – Üst Yönetim, Proje Yöneticileri için 3 günlük bir eğitim
4. Adım: Project Server’ın Kurulumu: Projelerin merkezi bir yapı üzerinden planlanabilmesi için Project Server’ın Bilgi İşlem ve Teknoloji açısından bir şirkete kurulması – Project Server’dan sorumlu olacak Bilgi İşlem Sorumlularına yönetlik gerçekleştirilecek 2 günlük bir eğitim.
5. Adım. Project Server’ın Yetkilendirilmesi: Paydaşların organizasyon içindeki mevkiilerine göre yetki ve izinlerin tanımlanması – Proje Yönetimi Ofisi üyelerine yönelik 3 günlük bir eğitim.
6. Adım: Proje Yöneticilerinin Project Server’ı Kullanması: MS Project Professional üzerinde yapılan proje planlarının Project Server’da yayınlanması, projelerin web portal üzerinden takibi ve raporlanması – Proje Yöneticilerine yönelik 1 günlük bir eğitim.
7. Adım: Üst Yönetim ve Takım Üyelerinin Project Server Kullanımı: Projede görev alacak Proje Takım Üyelerinin, gerçekleşme verilerinin nasıl girileceğini, Üst Yönetimin de hangi ekranlardan projeyi kontrol edebileceklerini öğrenmesi süreci – Üst Yönetim ve Takım Üyelerinin katılacağı 0,5 günlük bir eğitim.
8. Adım: PMP Sertifikası: Proje Yöneticileri ve Proje Yönetim Ofisi çalışanlarına yönelik PMP Sertifikası Sınavına Hazırlık Eğitimi – 3 gün
Eğer bir şirkette 10 adet Proje Yöneticisi olsa ve 15 kişilik de takım üyeleri olsa bu adımların geçilmesi esnaısnda aşağıdaki plan uygulanabilir.
Detaylı bilgi için: 0216- 456 60 50 – info@projeyonetimi.com
MS Project’te içinde bulunduğunuz güne göre projenizin hangi aşamasının ileride veya gerisinde olduğunu görmek amacıyla İlerleme Çizgilerini (Progress Lines) kullanabilirsiniz.
Gantt Görünümündeyken takvimin üzerinde mouse sağ tuşuna basın ve açılan menüden Progress Lines seçin. Sonra da aşağıdaki adımlardan geçerek ilerleme çizgilerini Gantt üzerinde göstermeye başlayın. Bugüne göre hangi aşamanızın veya aktivitenizin ne kadar geride olduğunu artık görsel olarak inceleyebilirsiniz.
Bugün MS Project’te çok az bilinen bir özellikten bahsetmek istiyorum.
MS Project ile kolonlara formüller girmek ve çıkan sonuçları belirli kriterlere göre trafik lambaları yakmak mümkün. İşte bugün bu konudan bahsedeceğim.
Varsayalım ki aşağıdaki gibi bir projeniz var.
1- İçinde bulunduğum gün aktivitelerin başlangıç tarihine yaklaştıkça MS Project bize uyarıda bulunsun istiyorum. Öncelikle, bulmam gereken; Aktivitelerin başlangıç tarihleri ile içinde bulunduğum gün arasındaki farktır. Bunun için MS Project’e yeni bir kolon ekleyelim. Aşağıdaki gibi Start kolonunun üzerindeyken mouse sağ tuş yap “Insert Coloumn” işaretleyin.
2- Number 1 kolonunu ekleyin.
3- Number1 kolonunu tekrar işaretleyin ve mouse’un tekrar sağ tuşuna basın.
Açılan menüde Custom Fields ı işaretleyin
Bu işlemden sonra aşağıdaki pencere ile karşılaşacaksınız.
4- Yukarıdaki pencerede belirtildiği gibi Formula butonuna tıklmaanız gerekir ve aşağıdaki gibi bir pencere karşınıza çıkacaktır. Bu pencereye şu formülü yazın:
Abs( [Start] – [Current Date] )
5- OK’I seçip de tabloya baktığınızda değerlerin hesaplandığını göreceksiniz.
6- Şimdi Custom Fields’ı tekrar açın ve Grapical Indicator kolonuna tıklayın.
7- Yeni açılacak pencereyi aşağıdaki gibi yapılandırın.
8 – OK’lere basarak Gantt diyagramına dönün.
9 – 2012 yılında bütün projelerinizin zamanında, bütçesinde ve kapsamında bitmesini dilerim.
“Yaklaşan Dalga Planlama” Yöntemini Kullanın
Özellikle uzun vadeli projelerde, projenin gelecekteki tüm detaylarını bilemeyeceğimiz için plan seviyesini öngörebildiğimiz döneme kadar detaylandırılmalıdır. Belirli Kilometre Taşlarına ulaştıkça, projenin geri kalanı tekrar detaylandırılarak, ilerlenmelidir. Aksi halde, her kilometre taşına ulaşıldığında projenin ilerideki tüm detayları değiştirilmek zorunda kalınabilir. Bu da planlama için harcanan eforun ve zamanın gereksiz yere uamasına sebep olur.
İş Kırılım Yapısına Dikkat
Proje planını tüm paydaşların daha rahat anlayabilmesi için projeyi aşamalara bölmek ve bu aşamaların alt detaylarını oluşturarak, planı şekillendirmek çok doğru bir yöntemdir.
Böylece süre, maliyet ve sorumluluklar proje aşamaları detayında görülmüş olur.
Bağlantılara Dikkat
Proje planındaki tüm kilometre taşlarının ve aktivitelerin mutlaka en az 1 adet öncülü ve bir adet de ardılı olmak zorundadır. Bu proje yönetiminin bir kuralıdır.
Özet görevler ise kesinlikle bağlanmamalıdır.
MS Project’teki Kaynaklar, Sorumlular Değildir
Yine çok sık yapılan bir hata; MS Project’te bir aktiviteye kaynak ataması yapmak, fiilen çalışacak kişiyi atamak anlamına gelir. Sorumlu atamak için farklı yöntemler kullanmak gerekmektedir.
Temel Plan Eksikliği
Pek çok MS Project kullanıcısı Temel Plan (Baseline) özelliğini bilmez. Bu durumda planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkı takip etmek mümün değildir.
Baseline – (Temel Plan) ve ayrıca Tracking Gantt (İzleme Gantt Öğesi) ifadelerini MS Project içinde araştırın.
Proje İlerlemesinin MS Project’e Yansıtılması
Proje içinde fiilen gerçekleştirilen tüm aktiviteler, MS Project üzerinde çok hızlı biçimde işlenmeli ve projenin ilerleyişi MS Project ile takip edilmelidir. Yapılan işlerin kayıtlarının geç girilmesi, projenin gidişatını geç öğrenmemize ve projenin kontrolümüzden çıkmasına sebep olacaktır.
Aşağıda bir proje planı örneği yer almaktadır.
Gantt Chart görüntüsünün hemen üzerinde yer alan “TIMELINE” görüntüsüne dikkat.
Bu görüntü, projenizin içinde sizin için önemli olan faaliyetleri ve/veya kilometretaşlarını gösterme özelliğine sahiptir.
Öncelikle, “TIMELINE” görüntüsü nasıl açılır?
View menüsüne tıkladığınızda araç çubuklarının arasında (sağa doğru) Timeline Checkbox işaretlemeniz gerekir.
Bundan sonrası çok kolay.
Sizin için önemli olan herhangi bir aktiviteye/kilometretaşına iki kere tıklayıp, Bilgi Penceresini açın. Açılmışı aşağıda…
Yukarıda görüldüğü gibi Display on Timeline Checkbox işaretlediğinizde bu aktivitenin izdüşümü TIMELINE görüntüsü üzerinde gözükecektir.
PDF Formatında çizimli anlatım için
Gökrem Tekir Blog Sayfası 