Reklamlar

Arşiv

Posts Tagged ‘Proje Maliyet Yönetimi’

Maliyetlerin Kontrolü – PMBOK

imagesProje bütçesini güncellernek üzere projenin mali açıdan durumunun izlenmesi ve değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

Bütçenin güncellenmesi, o güne kadar gerçekleşmiş maliyetlerin kaydedilmesini içerir.

Proje maliyet kontrolü şu öğeleri içerir:

• Onaylanan maliyet temel çizgisinde değişikliklere yol açan faktörlerin ele alınması,

• Tüm değişiklik taleplerinin zamanında işleme konmasının sağlanması,

• Gerçekleşen değişikliklerin, gerçekleştikleri sırada yönetilmesi,

• Maliyet harcamalarının gerek dönem gerekse proje bazında görülmesinin sağlanması,

• Onaylanan maliyet temel çizgisine göre farklılıkların belirlenmesi ve bunları anlamak için maliyet performansının izlenmesi,

• Çalışma performansının, harcanan fonlarla karşılaştırılarak izlenmesi,

gibi işlemleri içerir.

Maliyetlerin Kontrolü için iki temel sayısal gösterge mevcuttur:

  • Maliyet Varyansı
  • Maliyet Performans İndeksi

Bu göstergelerin de doğru hesaplanabilmesi için aktivite bazlı maliyetleme yapısının kullanılması ve takım üyelerinden düzenli olarak gerçekleşme verilerinin proje yöneticisine gelmesi gerekmektedir.

Reklamlar

Kazanılmış Değer – Basit Hesaplarla Geleceği Görmek -3

6 Haziran ve 24 Haziran 2012 tarihli yazılarımda hem Kazanılmış Değer hakkındaki kavramları anlatmış hem de projenin mevcut durumunun nasıl analiz edilebileceğini yazmıştım.

Bu yazıda ise Kazanılmış Değer Analizinin geleceğin tahminlenmesinde proje yöneticisine nasıl yardımcı olacağını göreceğiz. Aynı tarihli yazıdaki veriler şu şekildeydi:

Planlanan Değer = 80 TL
Kazanılmış Değer = 40 TL
Gerçekleşen Maliyet = 60 TL

Mevcut Durumu Hatırlayalım;

Zaman Çizelgesi Varyansı (ZÇV): -40 TL
Zaman Çizelgesi Performans Endeksi (ZÇPE) = %50

Maliyet Varyansı (MV): -20TL
Maliyet Performans Endeksi (MPE): %67

Şimdi de geleceği düşünelim ve şu soruyu soralım: Bundan sonra ne olabilir?

1.Durum: Yeniden tahmin yaparak, gelecek hakkında fikir yürütebiliriz. Örneğin:

a) İşi yapan kişiye işi bitirmesi için daha ne kadar çalışmaya (parasal anlamda) ihtiyacı olduğunu sorsak, o da bize 70 TL daha para gerekitiğini söylese… Bu değere “Tamamlanma için Gerekli Maliyet (TiGM)” diyoruz.

TiGM = 70 TL

b) Peki, bu zamana kadar ne ödemiştik? Gerçekleşen Maliyet = 60 TL

c) Demek ki şimdiden bu projenin sonuna geldiğimizde cebimizde ne kadar çıkmış olacak?

Tamamlanma Noktası Maliyeti (TNM) = Gerç.Maliyet + TiGM = 60 + 70 = 130 TL

d) Peki, bizim bütçemiz neydi? Planlanan Değer = 80 TL. Bu durumda Proje tamamlandığında plana göre ne kadar bir fark ortaya çıkar?

Tamamlanma Noktasındaki Fark (TNF) = Plan.Değer – TNM = 80 – 130 = -50 TL

Diğer durumları (3 durum daha var) bir başka yazıda ele alırız.

Kazanılmış Değer – Basit Çok Basit – 1

Kazanılmış Değer Analizi üzerine bugüne kadar hiç yazı yazmadım. Proje Yönetimi üzerine olabildiğince basit bilgiler paylaşmayı hedefledim. bu yüzden açıkçası Kazanılmış Değer konusunu anlaması, anlatması diğer konulara göre nispeten zor olduğu için hiç girişimde bulunmamıştım.

Ama günümüzde proje yönetimi bilncinin belirli bir düzeye geldiğini düşünüyorum.. Bundan 10 sene önce kavramların oturması için uğraşırken, bugün hangi metotların daha etkili olacağını tartışıyoruz. Metotların içindeki teknikleri detaylı ele alıyoruz. Bu durumda “Kazanılmış Değer” konusunu da yavaş yavaş ele almaya başlayabiliriz. Basit olabildiğince basit bir şekilde ve tabiki bir örnekle önce kavramları anlatmaya çalışayım.

Önce Kavramlar

Planlanan Değer – PD: işin yapılması için vermeyi kabul ettiğiniz parasal değer.

Kazanılmış Değer – KD: Planladığınız işin % kaçının tamamlandığı

Gerçekleşen Maliyet – GM: Cebinizden çıkan değer.

Örnek

Ali bugün 8 saat çalışacak. Çalıştığı her saat için 10 TL ücret alacak. Bu durumda gün sonunda Ali bizden kaç TL alacak?

PD = 8 saat * 10 TL = 80 TL

—–

8 saat geçti ve akşam oldu… Ali’ye sorduk: “Bugün kaç saat çalıştın Ali?”

Ali: “6 saat çalıştım, kalan 2 saatte de başka bir işe bakmam gerekti” dedi.

Demek ki: Ali’ye kaç TL vermemiz gerekir?

GM= 6 saat * 10 TL = 60 TL

——

Ali’ye 60 TL’sini verirken, “iş nasıl gidiyor” diye sordum. Ali de dedi ki “İşin yarısı bitti.”

İşte bu ifade KAZANILMIŞ DEĞER; Planladığım 80 TL’lik işin yarısını, henüz bitirmiş.

KD = 8 saat * %50 * 10 TL = 40 TL

Şimdilik bu kadar bilgi yeterli… Sonraki yazılarımda bu değerlerden yararlanarak, bir takım değerlendirmeler yaparız.

 

 

 

 

PMBOK'ta Yer Alan “Yönetim Planları” Nedir? – 1

Kapsam Yönetim Planı

Proje kapsamının nasıl tanımlanacağını, geliştirileceğini, doğrulanacağını ve iş kırılım yapısının nasıl oluşturulacağını ve tanımlanacağını açıklayan ve proje kapsamının proje yönetim ekibi tarafından nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği konularında yol gösteren bir belgedir. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

Örnek İfadeler:

  • İş kırılım yapısı Proje Yöneticisi ve çekirdek ekip tarafından oluşturulur.
  • İş kırılım yapısı Müşteri Temsilcisine ve Proje Sponsoruna onayı alınarak, geçerlilik kazanır.
  • Kapsam değişiklik önerileri, yazılı olarak, Proje Yöneticisine sunulmalıdır.
  • Kapsam değişiklikleri için Değişikik Onay Komitesi üyelerinin ortak mutabakatı gerekmektedir.
  • ….

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Proje zaman çizelgesini geliştirmek ve kontrol etmek için kriterleri ve aktiviteleri belirleyen belge. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

  • Projenin zaman planı MS Project üzerinden takip edilecektir.
  • Zaman Planı her hafta sonu gelen veriler ışığında güncellenir.
  • Zaman planındaki sapmalar sebepleriyle Proje Sponsoruna raporlanır.

Maliyet Yönetimi Planı

Proje maliyederini planlamak, yapılandırmak ve kontrol ermek için gerekli biçimi ortaya koyan ve aktiviteleri ve krirerleri belirleyen belgedir. Maliyet yönetimi planı, proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

  • Projenin parasal ihtiyacı aylık dönemler şeklinde Proje Yöneticisi tarafından çıkartılır.
  • Proje maliyet tahminleri 3’er aylık dilimler şeklinde detaylandırılır ve 3’er aylık dilimlerde güncellenir.
  • 5.000 TL altındaki ödemeler, faturaya istinaden Proje Yöneticisi tarafından gerçekleştirilebilir. Daha yüksek meblağlı ödemelerde Proje Sponsorunun onayı alınmalıdır.
  • Bütçe ile gerçekleşen arasındaki farklar Proje Yöneticisi ve Proje Sponsoru arasında aylık yapıalcak toplantılarla ele alınır ve sapma sebepleri raporlanır.

MS Project'te Kaynak Tipleri

MS Project’te 3 tip kaynak bulunmaktadır.

Work: İnsan kaynağı için kullanılır

Material: Malzeme kaynağı için kullanılır

Cost: Sözleşme ile kurumunuza iş yapan tedarikçiler için kullanılabilir.

Resource Sheet görüntüsündeki tanımlanma şekli aşağıdaki gibidir.

Aktivitelere, kaynakları atadıktan sonra maliyetler de aşağıdaki gibi gözükmektedir. Özellikle Cost tipindeki kaynağın maliyeti aktivitenin süresine bağlı olmadığı için istenilen rakam elle girilebilmektedir. Böylece, tedarikçilere hangi aktivitelerin sonunda ödeme yapılacağı, hem nakit akışına hem de bütçeye eklenmiş olur .

Tutkulu PY’den Mektup – 2

Sevgili Proje Koçu,

Bundan 3 ay önce üst yönetim tarafından şirketim için önemli bir projeye, proje yöneticisi olarak atandım. Gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra atandığım projenin 1 sene süreceği ve 10 kişi ile çalışmam gerektiğini hesapladım ve üst yönetime bu konuda bilgi verdim.

Üst yönetimimden tam destek aldım. 10 kişilik bir ekip oluşturuldu ve projemiz için 1 sene süre kabul edildi. Ekip üyeleri başta çok heyecanlı ve istekliydi. Yönetimin de tam desteğini almış görünüyorduk.

Bir ay sonra ekip üyelerimden bir tanesini yeni başlayan bir başka projeye atandığını söyleyen bir e-mail aldım. Artık 9 kişi kalmıştık. Çok fazla problem etmedim, eksilen 1 kişinin işlerini üstlenebilirdik.

Aradan bir ay daha geçti, geçmedi bir takım arkadaşım işten ayrıldı. İkinci ayın sonunda 8 kişi kalmıştık.

Aradan bir ay daha geçti ki takım üyelerimizden bir tanesinden 3 aydır hiç verim alamadığımı farkettim. Bu da 7 kişi kaldığımız anlamına geliyordu. Şimdi ben, proje yöneticisi olarak koordinasyon görevinden çok, proje işlerini yapmakla uğraşıyorum.

Size sorum şu; planları değiştirmeli miyim? Yani 1 senelik süre hedefini 10 kişinin sürekli çalışacağını varsayarak, belirlemiştim. Şimdi 7 kişiyiz ve yavaş yavaş zaman programının gerisine düşme riskimiz ortaya çıkmaya başladı. Bu durumda olan birisine ne önerirsiniz?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————-

 Sevgili Tutkulu PY,

Proje planını sadece Zaman Diyagramı olarak düşünme. Bu pek çok kişinin yaptığı bir hatadır. Proje planı, zaman, maliyet, kapsam, insan kaynakları, iletişim vb. ile bir bütün olarak düşünülmelidir.

Yani, bu faktörlerden bir tanesi değişse, bir diğer faktörün değişeceği açıktır. Özellikle İnsan Kaynakları sayısı, doğal olarak, zamanı, maliyeti ve hatta kaliteyi etkileyebilir. Bu gözle değerlendir, lütfen. Eksilen 3 kişiden boşalan aktivitelerin neler olduğunu ortaya çıkar. Kalan 7 kişi ile bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağını belirle ve sürelerini yeniden tahminle. Eğer kaynak darboğaz sorunu ile karşılaşırsan, kaynak dengeleme işlemini yapmayı unutma. Kritik yola da dikkat et, diyeceğim ama boşver kafanı çok karıştırma…

İşte, bu işlemlerin sonunda proje süresini yeniden ortaya çıkar ve son halini üst yönetime götür ve uzama söz konusu ise sebeplerini açık ve net olarak, ortaya koy. Onay aldıktan sonra yeni planı proje ekip üyeleriyle paylaş ve yoluna devam et.

Yolun açık olsun.

Proje Koçu

Aralık 2009 Bulmacası – Maliyet Yönetimi

Kategoriler:Bulmaca Etiketler:, , ,
%d blogcu bunu beğendi: