Temel kurallar, ekip üyelerinin davranış kurallarına ilişkin açık beklentiler belirlemek olarak tanımlanır. Temel kurallar, kabul edilebilir ve kabul edilemez olarak ele alınan tüm eylemleri içerir.

Takım başlatma belgesinin amacının bir kısmı, ekip üyelerinin beklenen davranışları hakkında ortak temel kurallar üretmektir.

Açıkça tanımlanmış bir temel kurallar dokümanı ekibin performansını artırır, oluşabilecek riskleri azaltır.

Yüksek performanslı ekipler olmak için ekip üyelerinin birbirlerinin çalışmalarını açıkça görebilmeli, beklentiler ve iletişim üzerine açık kurallara sahip olmalı ve çatışmaların nasıl ele alınacağı üzerine anlaşmaya varmalıdırlar.

Takım, en başta net kurallar belirleyerek performansın sürekliliği için bir araç tanımlamış olur.

Temel Kurallara Uyumu Teşvik Eden Bir Ortam Kurmak Önemlidir

Proje yöneticisi, ekiplerin etkili bir şekilde performans gösterebileceği ve güven duyacakları bir ortam yaratmaya çalışmalıdır.

Buradaki temel hedefler arasında

ekip işbirliğinin kolaylaştırılması,
çalışma ve ilerlemenin görünürlüğünün artırılması
ekibin mümkün olduğunca kendi kendine örgütlenmesini ve kendi kendini yönetmesini sağlanmalıdır.

Proje Takımını Kurarken Bunlara Dikkat

Proje ekibi içindeki sorumlulukların tanımlanması bir dizi faktöre bağlıdır. Bazı ekiplerde, ekip üyelerinin sorumlulukları açıkça delege edilir, bazılarında ise ekip kendi kendini organize olur ve ekip üyeleri kimin hangi işi yapacağına beraber karar verirler.

Bir sorumluluğu yerine getirmek için uygun bir kaynağın belirlenmesi aşağıdakilere faktörlere dayalıdır:

• Deneyim: Ekip üyesi, aktiviteyi gerçekleştirmek için gerekli deneyime sahip midir?

• Bilgi: Ekip üyesi, ilgili işi yapabilmesi için gerekli bilgiye sahip mi?

• Beceriler: Ekip üyesi gerekli becerilere sahip mi?

• Tutum: Ekip üyesinin işi yapmak için gerekli motivasyonu var mı?

• Uluslararası faktörler: Ekip üyesinin coğrafi yeri, saat dilimi ve iletişim ihtiyaçları göz önünde bulunduruldu mu?

Yeni bir ekip oluştururken, ekiple projenin amaç ve hedefleri, ekibin sorumlulukları ve gerekli roller ve beceriler hakkında bilgi paylaşmalısınız.

Açık iletişim ve etkili işbirliği, projenin başarısı açısından kritik öneme sahiptir.

Proje yöneticisi, proje bütçesinden sorumludur. Kaynak gereksinimleri, projenin ihtiyaçları, kaynak mevcudiyeti ve diğer faktörler göz önüne alındığında en uygun maliyetli kaynağı kullanarak projesini yönetmelidir.

Proje yöneticisinin projeye atanan ekip üyelerini, rollerini ve sorumluluklarını belgelemesi beklenir ve bir projede kaynak yönetim planı, proje organizasyon şemasını ve kaynak takvimlerini, kaynakların kapasitelerini içerir. Bu içerik, proje yönetim planının önemli bir bölümünü oluşturur.

Proje yöneticisi, proje bütçesinden ve ödemelerden sorumludur. Kaynak gereksinimleri, projenin ihtiyaçları, kaynak mevcudiyeti ve diğer faktörler göz önüne alındığında en uygun maliyetli kaynak kullanılarak karşılanmalıdır.

Proje yöneticisinin projeye atanan ekip üyelerini, rollerini ve sorumluluklarını belgelemesi beklenir ve bir proje ekibi dizini, proje organizasyon şemaları ve proje çizelgeleri içerebilir. Bu görevler proje yönetim planının önemli bir bölümünü oluşturur.

Örnek PMP Sınav Sorusu

Aşağıdakilerden hangisi aktivitelere kaynak atarken dikkat etmeniz gereken bir özellik değildir?

a- Ekip üyelerinin becerileri

b- Ekip üyelerinin cinsiyetleri

c- Ekip üyelerinin tutumları

d- Ekip üyelerinin uyrukları

Sanal Ekipler

Günümüzde birçok proje ekibi, farklı yerlerde bulunan birden çok üyeye sahip sanal ekiplerdir. Sanal ekipler, yüz yüze görüşmeye çok az zaman ayırarak veya hiç zaman harcamadan rollerini yerine getiren ortak bir amacı olan bir grup insan olarak tanımlanır.

Sanal ekipler, yüksek becerilere sahip ekip üyelerini daha düşük maliyetlerle bulmak için fırsatlar yaratır ve projenin ulaşım ve konaklama masraflarından kurtulmasına imkan verir.

Ayrıca, sanal ekip kullanımı artıkça engelli insanlar için iş yapma imkanları da artmaktadır. Bu yüzden, istihdamı artırmak için çok önemli avantajları vardır.

Sanal ekipler, yüz yüze iletişimi kolaylaştırmak, dosyaları depolamak ve paylaşmak, etkili tartışmalar yönetmek ve ve ekibin takvimini takip etmek için teknolojik çözümlerden yararlanmalıdır.

Sanal ekipler, şeffaflığı artırmak, işbirliğini teşvik etmek, görevlerin durumunu takip edebilmek için bilgi radyatörlerinden yararlanırlar. Bilgi Radyatörleri, herkesin en son bilgileri hızlı bir şekilde görebilmesi için oldukça görünür bir konuma yerleştirilen görsel ekranlar için kullanılan genel bir terimdir. Kanban veya Scrum Panoları örnek olarak verilebilir. Bu yapıda çalışan Trello.com gibi web siteleri de örnek olarak verilebilir.

Sanal ekip üyeleri coğrafi olarak farklı konumlarda olduğu için aşağıdaki zorluklarla karşılaşmak söz konusudur.

• Ekip ruhu ve işbirliği duygusu sağlamanın yollarını bulmak zor olabileceğinden, bağ ve ekip ruhu oluşturmak zor olabilir.

• Ekipler yüz yüze görüşemediği için iletişim ve bilgi paylaşımının çeşitli teknoloji türlerine dayanması gerekir.

• Ekipteki herkesin birbirine güvenilir bir şekilde bilgi iletebilmesi ve bilgilere erişebilmesi için elektronik ortamdaki işbirliğini yönetmek zor olabilir.

• Dağınık bir ekipte roller, raporlama ve performansı izlemek daha zor olabileceğinden, bireysel performanslar gözden kaçabilir.

• İletişimde vücut dilinin etkisi %50’den fazladır. Sanal ekiplerde iletişim hatalarının daha fazla yaşanması yüz yüze iletişime göre daha sık karşılaşılan bir durum olabilir.

• Sanal ekip üyelerinin bulundukları ortamlardaki dikkat dağıtıcı faktörleri ortadan kaldırmak, proje yöneticisinin kontrolünde olamayacağından ekip üyelerinin performansını doğru değerlendirmek mümkün olmayabilir.

• Sanal ekip üyeleri arasındaki saat farklılıkları, ekip performansını olumsuz etkileyebilir.

• Teknik yanı yoğun projelerde yer alan sanal ekip üyeleri farklı ölçü birimlerini (ağırlık, uzunluk gibi) gündelik hayatlarında kullanıyor olabilirler; Bu tip projelerde iletişim esnasında ölçü birimleri üzerinde farklı algılar veya yanlış anlamalar oluşabilir.

Kaynak Yönetim Planı

Kaynak Yönetim Planı, proje kaynaklarının nasıl edinildiğini, tahsis edildiğini, izlendiğini ve kontrol edildiğini açıklayan proje yönetimi planının bir bileşenidir. Kaynak yönetimi planı aşağıdakileri kapsayacaktır:

Kaynakların tanımlanması
Kaynakların elde edilme süreci
Görev ve Sorumluluklar
- Roller—Projedeki kişinin işlevi.
- Yetki—Kaynakları kullanma, karar verme, çıktıları kabul etme vb. haklar.
- Sorumluluk—Bir kaynağa atanan görevlerin tamamı
- Yeterlilik—İstenen faaliyetleri tamamlamak için gereken beceri ve kapasiteler.
Proje Organizasyon Şeması—Proje ekibi üyelerini ve raporlama ilişkilerini tanımlar.
Ekip kaynak yönetimi—Ekip kaynaklarının yaşam döngüsü hakkında rehberlik; nasıl tanımlandıklarını, kadroya alındıklarını, yönetildiklerini ve sonunda serbest bırakıldıklarını.
Eğitim stratejileri ve gereksinimleri.
Kullanılacak takım geliştirme yöntemleri.
Ekibi desteklemek için fiziksel kaynakların yönetimi için kaynak kontrolleri.
Takdir Planı—Ekip üyelerinin nasıl ödüllendirildiği ve takdir edilmesi gerektiği.

Çeşitlilik ve Kapsayıcılık

Proje yöneticilerinden, farklı kültürlerle, farklı endüstri deneyimleriyle ve hatta farklı dilleri konuşan üyelerle, küresel bir kapsamda veya en azından çok çeşitli bir proje ekibiyle çalışması istenir.

Proje ekibi, kendi ana dillerinden farklı bir proje “ekip dili” benimseyebilir.

Proje yöneticisi, bu çeşitlilikten yararlanan ve karşılıklı güvene dayalı bir ekip iklimi oluşturan bir ortam yaratmaya çalışmalıdır.

Ekip geliştirme hedefleri şunları içerebilir:

• Maliyeti ve zamanı azaltmak ve kaliteyi artırmak için ekip bilgi ve becerilerini geliştirmek.

• Ekip moralini yükseltmek, çatışmayı azaltmak ve ekip çalışmasını iyileştirmek için güveni artırmak.

• Bireysel ve ekip performansını geliştirmek ve çapraz – eğitim ve ek olarak mentorluk.

• Ekibin karar alma süreçlerine katılmasını ve yarattıkları çözümlere sahip çıkmalarını sağlamak.

Sorumluluk Atama Matrisi

Sorumluluk Atama Matrisi, paydaşların proje faaliyetlerine katılımını tanımlamak için sorumlu, onaylayan, danışılan ve bilgilendirilen durumlarını gösteren bir tablodur.

Sorumluluk Atama matrisi, karar vermekten kimin sorumlu olduğunu ve sorumlu kişilerin nasıl desteklendiğini belirlemeye yardımcı olur. Sorumluluk Atama Matrisi genellikle her proje ekibi üyesine atanan roller ve sorumluluklar hakkında netlik sağlamak için kullanılır.

Sorumluluk Atama Matrisleri, bir proje planında Gantt Diyagramları kadar önemlidir. Tanımlanan aktivitelerin sorumlu kaynaklar tarafından yapılarken, yürütülmesi gereken iletişim kanalları hakkında da tüm proje paydaşlarına bilgi verir. Bu yüzden, eğer proje planınızda Sorumluluk Atama Matrisi eksikse projenizin -en iyi ihtimalle- zaman planında aksamalar yaşayacağı açıktır.