Tag: kapsam kayması

Proje Örneği – Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi ve Kapsam Yönetimi

Organizasyon: Veri yönetimi firması

Sektör: BT

Sorun: Kapsam kayması herhangi bir projede büyük tehdit olabilir ve belirli bir özelliğin neden bu kadar uzun sürdüğünü anlayamayan paydaşlar için belirsizlikler sinir bozucu olabilir. Projeyi kapsam dahilinde tutmak ve paydaşları bilgilendirmek için proje yöneticisinin izlenebilirliği şeffaflaştırması gerekir.

Arka plan: Bir veri yönetimi firmasındaki satış ekibi, mevcut veya potansiyel müşterilerle buluşurken mevcut ürünleri sergilemek için etkin bir çözümden yoksundu. Bu nedenle, departman liderleri, satış toplantılarında ürünlerin teşhir edilmesini kolaylaştıracak bir web ve mobil çözüm talep etti.

Nasıl Çözüldü: Gereksinim başlangıç ​​toplantısında, proje lideri olarak görev yapan Bay Viswanadha, gereksinimleri ortaya çıkarmak için bir soru listesi paylaştı. Daha sonra yanıtları düzenledi ve listeyi bir elektronik tabloda önceliklendirdi. Bay Viswanadha, “Gereksinimlerin izlenmesine yönelik beklentileri belirlemek için WBS kodunu gereksinimlere göre ilişkilendirdim” diyor. 

İkinci izlenebilirlik düzeyi için, proje görev kimliklerini gereksinimlere göre eşleştirdi. Ve üçüncü seviye için, kaynak adları da aynı şekilde gereksinimlerle eşleştirildi. Bay Viswanadha, bu ayrıntılı belgeyi tüm paydaşların başvurabileceği hale getirmek için ortak bir klasörde paylaştığını belirtiyor. Bu belgeye nasıl ulaşılacağını, nasıl güncelleneceğini ve nasıl okunması gerektiğine dair de paydaşlara bilgi aktardığını vurguluyor,  Bay Viswanadha.

Sonuç: “Bu süreç, kapsam kaymasını en aza indirmeyi ve sağlanan değeri daha doğru bir şekilde müşteriye iletmeyi kolaylaştırdı,” diyor Bay Viswanadha. Gereksinim izlenebilirlik matrisi ile paydaşların kafasını karıştırmadan ve şeffaflık ile proje ile üretilen değerin daha iyi hissedildiği bir projeyi bitirdiklerini vurguluyor.

Alınan Dersler: NetApp, Sunnyvale, NetApp, Uygulama Güvenliği Mimarı Bhanu Viswanadha, “Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi, inanılmaz derecede değerli olabilir, ancak paydaşları bu belgeyi nasıl görüntüleyecekleri ve okuyacakları konusunda eğittiğinizden emin olmanız gerekir” diyor.

Kaynak: PMIStandard+

İş Kırılım Yapısı Yoksa…

Bir projede İş Kırılım Yapısı hazırlanmamış ise aşağıdaki sorunları yaşarsınız.

● Sürekli projeye yeni eklemelerin gelmesi ve bunun sonunun kestirilememesi

● Tanımlanamayan görev atamaları, tanımlanamayan hedefler ve teslimatlar

● Projede kapsam kayması veya yönetilemeyen ve çok sık değişen kapsam

● Bütçe aşımları

● Beklenen teslimatlar için hedeflenen zamanın sürekli kayması

● Kapsamdaki sapma miktarının raporlanamaması

● Paydaşlar arasında rol ve sorumlulukların tam olarak anlaşılamaması ve işlerin havada kalması

● Proje ekibinde motivasyon düşüşü

● Paydaşlar arasında çatışmanın artması

Projelerde Değişiklik Yapma Adımları

1. Değişikliğin sebebini önleyin: Proje Yöneticisinden, sadece değişiklik yönetimine odaklanması beklenmez. Bunun yanısıra değişikliğe sebep olan faktörleri de ortadan kaldıracak önlemleri alması beklenir.

2. Değişikliğin tanımlanması: Değişiklikler, temel planlara uyumu sağlamak amacıyla, proje yöneticisinden gelebilir. Ayrıca sponsor, müşteri veya takım üyeleri de değişiklik talebinde bulunabilir. Proje Yöneticisi bütün bu kaynaklardan gelebilecek değişikliklere hazırlıklı olmalıdır çünkü değişiklikleri erken farketmek, projenin başarısızlığa sürüklenmesini engeller.

3. Değişikliğin etkisine bakın: Eğer kapsamda bir değişiklik olursa kapsamdaki eski ve yeni durumu karşılaştırın. Sürede bir değişiklik olursa, zaman planının eski ve yeni halini karşılaştırın…

4. Değişiklik talebinde bulunun: Değişikliker, proje yönetim planı üzerinde veya ürün kapsamı üzerinde olabilir. Değişikliklerin büyüklüğüne göre bu bilginin kiminle paylaşılacağı önemlidir.

5. Entegre değişiklik kontrol sistemini yürürlüğü al: Değişiklik, diğer proje kısıtlarını nasıl etkilemiştir?

  1. Değişikliği değerlendirin: Değişiklik talebi, mevcut projeniz kapsamında mıdır? Evetse, gelen değişiklik talebi proje için faydalı mıdır, gerekli midir, değerlendirmesi yapılır. Buna göre değişiklik kabul veya red edilir. Cevap “Hayır” ise bu değişiklik talebi bir başka proje kapsamında ele alınmalıdır.
  2. Seçeneklere bakın: Değişiklikleri uygulamak için seçenekler farklı şekilde karşımıza çıkabilir; Tehditleri azaltmak ve fırsatları artırmak için süre kısaltma, maliyet avantajı yaratma, kapsam değişikliği yapma gibi alternatifler düşünülmeldir.
  3. Değişiklik kabul veya red edilir: Eğer değişiklik, proje yönetim planını, temel planları, şirket politika ve prosedürlerini, başlatma belgesini, vb etkiliyor ise Değişiklik Yönetim Politikasına başvurmak gerekir. Proje Yöneticisinin, değişiklikleri kabul etme yetkisi var mı? Eğer yetkisi yoksa, Değişiklik Onay Komitesi’nin onayına başvurmak gerekir. Değişiklik onaylanırsa sonuçları proje dokümanlarına kaydedilir ve değişiklik uygulanmak üzere planlar güncellenir.
  4. Değişiklik kontrol sistemindeki değişimin durumu güncellenir: Herkesin değişikliğin son halini görmesi sağlanır.

 6. Proje yönetim planını, temel planları ve dokümanları düzeltin: Onaylanan değişiklikler, proje temellerini etkileyebilir. Değişiklikler, diğer plan kısımlarının değişmesine sebep olabilir.

7. Değişiklikten etkilenen paydaşları iletişim yöntemlerini kullanarak, beklentirlerini yönetin: Değişikliklerden etkilenen ve haber verilmesi gereken kişileri belirleyin ve geç kalmadan tüm değişiklikleri açıklıkla haber verin.

8. Proje Yönetim planını ve proje dokümanlarını revize edin.