Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü – PMBOK

Proje Yönetimi Planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşmak üzere ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir.

Sürekli olarak yürütülecek bir izleme süreci, proje yönetim ekibinin projenin sağlığı konusunda fikir sahibi olmasını ve özel dikkat gerektirebilecek alanları saptayabilmesini sağlar.

Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü sürecine şunlar dahildir:

• Gerçekleşen proje performansını proje yönetimi planıyla karşılaştırmak;

• Performansı değerlendirerek herhangi bir düzeltici ya da önleyici eylemin gerekli olup, olmadığını belirlemek

• Yeni riskleri saptayarak ve mevcut proje risklerini analiz ederek, bunların durumlarının raporlanmasını ve risk yanıt planlarından uygun olanların yürütülmesini sağlamak;

• Durum raporlamalarını, ilerleme ölçümlerini ve tahminleri destekleyecek bilgiler sağlamak;

• Eldeki maliyet ve zaman çizelgesi bilgilerini güncellemeye yönelik tahminler sağlamak;

• Onaylanan değişikliklerin uygulanışını izlemek.

PMP Sınavı için bilinmesi gereken detay şudur: Bu alt süreçte, her bir bilgi alanındaki sapmanın ne kadar olduğu kendi içinde değerlendirilir. Örneğin; Kapsam kontrolü ile kapsam kayması, zaman çizelgesi kontrolü ile zamandaki sapmalar veya maliyet kontrolü ile bütçe sapması bu sürecin altında değerlendirmeye tabi tutulur.

MS Project’te Filtreleme

MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.

Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000’lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.

MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.

Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.

Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki menüyü takip edin.

Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.

Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.

Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100’e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.

Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?

Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.

Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009’da başlayacak işlerini göstersin.

Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.

MS Project’te Kilometretaşları

PMBOK’a göre bir “Kilometretaşı Raporu”, üst yönetime özet bilgi vermek için sunulur. Böylece üst yönetime, projenin ara hedefleri de sunulmuş olur.

MS Project’te proje planı hazırlarken, projenizin ikinci satırına (1. satırda projenin adı yazıyor) “Proje Başlangıcı” diye bir aktivite yazmanızı ve bunun da süresini “0” (sıfır) yapmanızı tavsiye ediyorum. Benzer şekilde planın en son aktivitesi de “Proje Teslimi”, “Proje Kapanışı” gibi ifadelerden birini yazarak, bunu da kilometretaşı olarak, gösterin.

Bunun yanısıra, proje içindeki ana aşamalrın da özellikle son aktivitelerini kilometretaşı olarak, göstermenizde fayda var. Böylece, projenin hangi aşaması hangi tarihte bitecek, bir diğer ifadeyle, projenin ara hedeflerine hangi tarihlerde ulaşılabilecek, bilgisini görmek koalylaşacaktır.

Projenin gerçekleşme verilerini toplarken de eğer aktivite sürelerinde herhangi bir sapma var ise, gelen değişikliklerin hangi ara hedefleri, ne kadar etkilediğini de kolaylıkla görebilirsiniz.

Bunun için MS Project’in filtreler bölümünde “Milestone” veya raporlar bölümündeki “Milestone Report” araçlarını kullanmanızı işinizi kolaylaştıracaktır.

İletişim Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında İletişim risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

Proje hedefleri baştan net olarak belrilendi mi?
Proje hedefleri ölçülebilir mi?
Proje hedefleri proje takımına ve proje paydaşlarına açıkça anlatıldı mı?
Proje takımı ve paydaşları hedefleri anladı ve hedefler üzerinde mutabakata vardı mı?
Bütün proje tarafları tanımlandı mı?
Proje paydaş analizi gerçekleştirildi mi?
Proje ilerlemesi proje paydaşlarına düzenli olarak sunuldu mu?
Proje için İletişim Yönetim Planı hazırlandı mı?

Finansal Risklerinin Değerlendirilmesi

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
Fon kaynakları belirlendi mi?
Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Başarı ve Başarısızlık

Projelerin başarısının arkasındaki en önemli sebepler:

Projenin üst yönetimden destek görmesi – Etkili bir sponsor
Takım üyelerinin ortak paydada buluşması
Proje takımının becerileri, kabiliyetleri
Proje boyunca fonlamanın planlar çerçevesinde gerçekleşmesi
Etkin planlama ve kontrol teknikleri
Takım çalışmasına önem verme
Proje hedeflerinin açıkça ortaya konması
Proje yönetimi süreçlerinin etkin kullanılması
İyi iletişim

Başarısızlık ise yukarıdakilerin zıttı davranışları göstermekle mümkün fakat proje bütçelerinin zaman içinde kesintiye uğraması herhalde en çok akrşılaşılan durumdur . Bu yüzden sürenin veya kapsamın revize edilmesi gerekmektedir. Ya süre uzaması gündeme gelmelidir, ya da daha dar kapsamlı bir sonuç ortaya çıkacağı anlaşılmalıdır. Gerekli revizyonlar yapılmaz ise bu durumda riskler artacak ve müşteriye kalitesiz bir ürün sunulmuş olacaktır.

Project Server ile İletişimi Kolaylaştırmak

Project Server ile proje işlerinin proje yöneticisinden kaynaklara gönderilmesi, gerçekleşmelerin işlenmesi ve oluşan değişikliklerin yeniden takım üyelerine haber verilmesi döngüsü yaşanır. Bu döngüyü daha detayda göstermek gerekirse aşağıdaki adımlarla karşılaşırız.

1- Proje Yöneticisi, planı Project Server veritabanına yayınlar.

2- Project Server, takım üyelerini yeni gelen işlerle ilgili uyarır.

3- Takım elemanları proje faaliyetlerini günceller.

4- Proje Yöneticisi, takım elemanlarından gelen güncellemeleri gözden geçirir.

5- Proje Yöneticisi, gözden geçirdiği güncelleme verilerini onaylar veya reddeder.

6- Proje planı gelen gerçekleşme verilerine göre yeniden güncellenir.

7- Güncellenen plan takım elemanlarına tekrar gönderilir.

30 Saniyede Proje Durum Raporu

MS Project 2007’de Project Menusunden Project Information seçeneğini işaretleyin.

Yukarıdaki pencerede Statistics butonuna tıklayın, karşınıza aşağıdaki gibi bir pencerede çıkacaktır.

Bu sayfada;

Current Start ve Finish: Projenizin mevcut sapmalardan etkilenerek, yeni bitiş tarihini göstermektedir.

Baseline Start ve Finish: Nihai(Temel) Planı onaylattığınız andaki (yani planlanan) proje başlangıç ve bitiş tarihidir.

Actual Start ve Finish: Projenin fiilen başladığı tarihi göstermektedir. Projenin tüm falliyetleri bitmeden Actual Finish alanında NA ifadesi görülür.

Start Variance: Current Start ile Baseline Start arasındaki fark – Projeye plana göre ne kadar geç başladığınızı gösterir.

Finish Variance: Current Finish ile Baseline Finish arasındaki fark – Projeye plana göre ne kadar geç bitireceğinizi gösterir.

Süre, Maliyet ve Efor gibi bilgiler de benzer şekilde yorumlanabilir.

Sol alt köşede %Comp. projenin % kaçını tamaladığınızı ve hemen yanında da %W.Comp. planlanan eforun % kaçının harcandığını gösterir.