Projeler yalnızca planlardan, çizelgelerden ve araçlardan ibaret değildir. Her proje, içinde bulunduğu organizasyonun gerçek dünyası içinde yürütülür ve bu dünyanın sunduğu imkanlar ve kısıtlar tarafından şekillendirilir. Bu nedenle başarılı bir proje yönetimi, sadece “nasıl plan yapıldığını” değil, hangi ortamda proje yapıldığını da anlamayı gerektirir.
PMBOK® Guide 8. Baskı, proje ortamını anlamak için iki temel kavrama odaklanır: Çevresel İşletme Faktörleri ve Organizasyonel Süreç Varlıkları. Bu yazıda, bu iki kavramı sade bir dille açıklayacak, aralarındaki farkları netleştirecek ve proje yöneticileri için neden kritik olduklarını ele alacağız.
Proje Ortamı Nedir?
Hiçbir proje boşlukta var olmaz. Her proje;
- organizasyonun kültüründen,
- pazar koşullarından,
- yasal düzenlemelerden,
- teknolojik altyapıdan
doğrudan veya dolaylı olarak etkilenir.
Bu etkiler bazen projeyi hızlandırır, bazen yavaşlatır, bazen de tamamen yön değiştirir. PMBOK® 8, bu etkileri anlamak için proje ortamını iki ana başlık altında ele alır:
- Çevresel İşletme Faktörleri
- Organizasyonel Süreç Varlıkları
Bu ayrımı doğru yapmak, proje yöneticisinin daha gerçekçi planlar yapmasını ve daha sağlıklı kararlar almasını sağlar.
Çevresel İşletme Faktörleri Nedir?
Çevresel İşletme Faktörleri, proje ekibinin doğrudan kontrol edemediği, ancak projeyi etkileyen koşullardır. Bu faktörler organizasyonun içinden de kaynaklanabilir, tamamen dış çevreden de gelebilir.
Önemli bir nokta şudur:
Çevresel İşletme Faktörleri değiştirilmez, onlara uyum sağlanır.
Bu faktörler, proje yönetimi seçeneklerini genişletebilir ya da ciddi şekilde kısıtlayabilir. Bu nedenle planlama süreçlerinde mutlaka dikkate alınmaları gerekir.
Kurum İçi Çevresel İşletme Faktörleri
Kurum içi çevresel işletme faktörleri, organizasyonun kendi yapısından ve çalışma biçiminden kaynaklanır. Bunlara örnek olarak şunlar verilebilir:
- Kurumsal kültür, vizyon, misyon ve değerler
- Organizasyonel yapı (fonksiyonel, matris, proje bazlı)
- Liderlik tarzı ve karar alma mekanizmaları
- Bilişim sistemleri ve teknolojik altyapı
- İnsan kaynağının bilgi, deneyim ve yetkinlik seviyesi
- Finansal kapasite
Örneğin, deneyimli bir proje ekibi büyük bir avantaj olabilirken, sınırlı bütçe ciddi bir kısıt oluşturabilir. Her ikisi de proje ortamının bir parçasıdır.
Kurum Dışı Çevresel İşletme Faktörleri
Kurum dışı çevresel işletme faktörleri ise organizasyonun kontrol alanı dışındadır ve projeyi dış çevreden etkiler. Bunlar arasında:
- Pazar koşulları ve rekabet ortamı
- Yasal düzenlemeler ve regülasyonlar
- Sektör standartları
- Sosyal ve kültürel faktörler
- Döviz kurları ve enflasyon gibi ekonomik göstergeler
- Fiziksel çevresel koşullar
- Yapay zeka ve yeni teknolojiler
yer alır.
Özellikle regülasyonlar ve teknolojik gelişmeler, günümüzde projelerin yönünü belirleyen en güçlü dış faktörler arasında yer almaktadır.
Organizasyonel Süreç Varlıkları Nedir?
Organizasyonel Süreç Varlıkları, yürütücü organizasyona özgü olan ve projelerin yönetiminde kullanılan planlar, süreçler, şablonlar ve bilgi birikimidir.
Çevresel İşletme Faktörlerinden farklı olarak, bu varlıklar organizasyonun kontrolündedir. Proje ekipleri bu varlıkları:
- kullanabilir,
- proje boyunca güncelleyebilir,
- yeni varlıklar oluşturabilir.
PMBOK® 8, Organizasyonel Süreç Varlıklarını iki ana grupta ele alır.
Politikalar, Süreçler ve Prosedürler
Bu grupta, genellikle PMO gibi birimler tarafından tanımlanan standartlar yer alır. Örneğin:
- Proje yaşam döngüsü tanımları
- Terzileme (tailoring) kılavuzları
- Risk kayıtları ve rapor şablonları
- Değişiklik kontrol prosedürleri
- Kaynak atama politikaları
- Proje kapatma gereklilikleri
PMBOK® 8’in altını çizdiği önemli nokta şudur:
Bu varlıklar ezberlenmez, projeye özel olarak uyumlanır.
Kurumsal Bilgi Depoları
Kurumsal bilgi depoları, organizasyonun hafızasıdır. Burada:
- Önceki projelerden öğrenilmiş dersler
- Geçmiş bütçe ve zaman çizelgesi verileri
- Teknik performans ölçümleri
- Konfigürasyon ve değişiklik kayıtları
saklanır.
Bu bilgi birikimi sayesinde, yeni projelerde aynı hataların tekrar edilmesi önlenir ve organizasyonel öğrenme sağlanır.
Organizasyonel Yapının Proje Yönetimine Etkisi
Projenin yürütüldüğü organizasyonel yapı, proje yöneticisinin yetkisini ve karar alma hızını doğrudan etkiler.
- Fonksiyonel yapılarda yetki sınırlıdır
- Proje bazlı yapılarda yetki yüksektir
- Matris yapılarda yetki paylaşılır
Bu nedenle organizasyonel yapı, sadece bir organizasyon şeması değil, proje yöneticisinin gerçek hayattaki hareket alanını belirleyen kritik bir faktördür.
Genel Değerlendirme
Özetle;
- Çevresel İşletme Faktörleri, hangi oyunu hangi sahada oynadığımızı gösterir.
- Organizasyonel Süreç Varlıkları ise bu oyunu oynarken elimizde hangi araçların olduğunu ifade eder.
Çevresel İşletme Faktörleri kontrol edilemez, ancak onlara uyum sağlanır. Organizasyonel Süreç Varlıkları ise kullanılır, geliştirilir ve zamanla zenginleştirilir.
Başarılı bir proje yöneticisi, proje ortamını doğru analiz eder, riskleri önceden görür ve organizasyonun gücünü projeye yansıtır.
Gökrem Tekir Blog Sayfası 