Author: Gökrem TEKİR, PMP

Gökrem Tekir graduated from Anadolu University in 1997 as an Industrial Engineer. He worked as a project engineer in different companies in the production and service sector. He earned the PMP Certificate in 2004. After receiving the PMP Certificate, he continued his career as a Project Management Trainer and Consultant. Among the trainings he gave, there are topics such as Fundamentals of Project Management, Agile Project Management, Scrum Approach, Project Planning and Follow-up with Microsoft Project, PMP Exam Preparation. The consultancy services offered by Gökrem Tekir are the Establishment and Integration of Project Management Offices, Microsoft Project Server and Sharepoint Integration, Development of Enterprise-Specific Project Management Methods, Planning and Reporting of Projects Between Buyer and Sellers, Creation and Follow-up of Project Plans of Institutions, Projects of Employees. It is listed as Adapting to Management Methods. Gökrem Tekir is the author of the first Turkish-language Project Management book in 2006. In 2017, a much more comprehensive work titled "Our Life is the Project - Project Manager's Handbook" was also published. Gökrem Tekir continues to share information on social networks such as Youtube, Linkedin, Twitter and Instagram in order to spread his knowledge on project management. Gökrem Tekir continues his training and consultancy services within the body of Istanbul Kurumsal Gelisim Ltd. company.

Önemsiz Proje Yoktur

Bazı proje yöneticileri çok önemli projelerde görev almak ister, bazıları istemez, bazıları da hiç ilgilenmez. İlk gruptakiler kendilerini üst yönetime kendini göstermek ister, ikinci gruptakiler çok fazla merkezde olmaktan ve gözönünde olmaktan çekinirler, sonuncu grup için ise farketmez. Peki, bir projeyi çok önemli yapan nedir?

Açıkçası, her organizasyon projesine önem verirken, kurumuna sağlayacağı faydayı değerlendirir. Bu yüzden bazı projelerin önemi diğerlerine göre daha fazladır.

Fakat, bugüne kadar önemli projelerde görev almadığınızı düşünüyorsanız, sakın meraklanmayın. Önemli projelerde neden görev alamamanızın sebeplerini araştırın ve elinizdeki projeleri önemli hale getirin. Evet, bu mümkün ve sizin elinizde…

Her zaman üzerinde çalıştığınız projelerin kurumunuz için önemli olduğunu ifade edin. Proje kelimesinin bir gelişme, bir ilerleme yaratmak için yapıldığını asla unutmayın. Bu gelişmeyi etrafınıza tanıtmak sizin en önemli görevinizdir. Mutlaka yazılı olarak bir proje planı hazırlayın ve projeye dahil olacak kişilere planınızı açıklayın. Projenizden bahsederken, sürekli nihai hedefi ve kuruma sağlayacağı faydaları dile getirin ve proje taraflarının desteğini almak adına sürekli motivasyon aracını kullanın. Projenizi başarıya ulaştırmak için iletişime önem verin ve projenin reklamını yapmayı unutmayın.

Internet Üzerinden Proje Yönetimi

Ben, Google Project’in çıkmasını beklerken (hatta Google’ın fikirler bölümüne bu konuda mesaj bile bırakmışken) Microsoft’un aşağıdaki sitesi bir hayli dikkatimi çekti. http://workspace.office.live.com

Şablonlar içinden çalışma ortamı seçmek mümkün.

Proje Çalışma Ortamı seçildiğinde projeler içinde olması gereken powerpoint, word, excel, not, katılımcılar, yapılacaklar listesi gibi şablon dosyalar mevcuttur.

Proje Zamanlaması ile aktivitelerinizi belirleyip, zaman programı oluşturabilmek mümkündür.

Proje içine yeni dosya eklemek mümkün.

MS Project 2010 Geliyor

Önümüzdeki yılın ilk yarısında MS Project 2010’nun çıkarılacağı duyuruldu.

We’re announcing that Microsoft will begin releasing new versions of Office-related products this year. Exchange 2010 will be the first product in this lineup, entering beta for customers to download today. Exchange 2010 will become available in the second half of 2009. Office 2010 — including Office Web applications, SharePoint Server 2010, Visio 2010 and Project 2010 — will enter a technical preview in the third quarter of 2009 and will release to manufacturing in the first half of 2010.

Gereksinimlerin Kullanımı

2002 yılının Standish Raporunda yer alan önemli bir grafik.

Müşterilerin yüzde kaçı talep ettikleri projeleri gerçekten kullanıyor?

Buna benzer bir değerlendirmeyi şirketinizdeki iç müşterileriniz için gerçekleştirin. Talep etmesine rağmen proje ürününü kullanmayan müşterilerinizin yeni taleplerini bu sonuçlara göre tekrar değerlendirin.

Aktivite Sıralama – 1 – PMBOK

PMBOK’taki süreçleri anlattığım yazı dizisine bugün de bir ekleme yapmak istiyorum. Bu konuyla ilgili bir önceki yazımda ele aldığım Aktivite Tanımlama işleminden hemen sonra yapılması gereken önemli planlama adımı da Aktivite Sıralama’dır.

Aktivite Sıralama bir projenin gerçekçi ve ulaşılabilir zaman çizelgesi oluşturulabilmesi için çok fazla önem verilmesi gereken bir çalışmadır. Bu yüzden projedeki aktivite sayısı kaç olursa olsun, her aktivitenin sıralama çalışmasında ayrı ayrı ele alınması gerekmektedir.

Aktivite Sıralamada bilinmesi gereken iki tane terim vardır: Öncül ve Ardıl. Bunun yanısıra öncül ve ardıl aktivitelere uygulanmak üzere bağlantı tipleri de şu şekilde karşımıza çıkar:

Tamamlanınca – Başlasın (Finish-to-Start)

Başlayınca – Başlasın (Start-to-Start)

Tamamlanınca – Tamamlansın (Finish-to-Finish)

Bilinmesi gereken diğer iki terim ise Öteleme ve Geri Çekme Zamanı olarak karşımıza çıkacaktır.

Öteleme Zamanı: Bir aktivitenin tamamlanmasından sonra belirli bir sürenin geçmesi gerekiyorsa plana eklenmelidir.

Geri Çekme Zamanı: Bir aktivite bitmeden belirli bir süre önce ardıl aktivite başlayabiliyorsa bu durum plana eklenmelidir.

Bir sonraki yazımda Aktivite Sıralama için Neler Gerekli, Nasıl Yapılır, Ortaya Ne Çıkar sorularına cevap arayacağız.

Ürün, Proje ve Proje Yönetimi Başarısı

Projelerin başarısı sürekli tartışmaya açılmaktadır. Başarı tanımı kişiden kişiye ve projeden projeye değişen bir ifadedir.

Kimi projelerde zaman en önemli kirter iken, kimisinde maliyet, kimisinde de kapsam veya kalite, başarı kriteri olarak ön plana çıkar.

Yukarıdaki dört etken acaba proje başarısını anlatmakta yeterli midir? Dört kritere uyarak ortaya çıkan bir ürünün müşteri memnuniyetini sağlamaktan uzak kalması sözkonusu mu? Buna karşılık geciken ve maliyet artan bir projenin müşteri tarafından çok beğenilmesi ve başarılı görülmesi mümkün müdür?

Bu soruların cevabı Başarı denen tanımı üçe bölerek, arayabilirz.;

Ürün Başarısı

Proje Başarısı

Proje Yönetimi Başarısı

Eğer her biri projelerde ayrı ayrı tanımlanabilirse ve üzerinde düşünülebilirse Proje Taraflarının Başarı tanımları da daha net ortaya çıkarılabilir.

Ürün Başarısı: Proje neticesinde ortaya çıkacak bir ürünün müşteri tarafından kabul edilebilir özelliklere sahip olması ürün başarsını tanımlamamızı sağlar.

Her projenin başlangıcı hedeflenen ürünü iyi tanımlamak ile başlar. Eğer ürünün kullanılacağı yer, talep edecek kişiler, ürünün satış bedeli, ürünün kullanım ömrü, bakım maliyetleri gibi konularda yeterli araştırma yapılmamış ise proje neticesinde ortaya çıkacak ürün beklenen performansı sergilemeyecektir. Ürünü iyi bir şekilde anlatmak, tanımlamak, ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak projeye müşteri sıfatıyla katılan kişilerin sorumluluğundadır. Buradaki eksik bilgilendirme, yanlış yönlendirme, yukardaki çalışmalar için yeterli zamanı ayırmama ürünü başarısızlığa iter.

Bu noktada; Proje Yöneticisini veya Projeyi başarısız olarak görmek hatadır.

Proje Başarısı: Projenin başarısından Proje Yöneticisi sorumludur. PMI’a göre proje yönetiminde 8 tane bilgi alanı vardır ve bu bilgi alanları bir Proje Yöneticisinin mutlaka yönetmesi gereken disiplinlerdir.

Müşteriden gelen talebe göre Proje Yöneticisi proje planını oluştrur ve planladığı faaliyetleri gerçekleştirdikçe proje ilerler.

Proje içinde oluşabilecek değişiklikler proje planına hızla yansıtılır ve gelen değişiklik duurmlarına göre etkilenen diğer süreçler planda revize edilir. Örneğin ürüne yeni bir fonksiyon ekleme talebi geldiğinde bu kapsam değişikliği anlamına gelir, bundan dolayı, süre veya maliyetteki değişiklik proje planına yansıtılır.

Kapsamda bir değişiklik olsa dahi, müşteri ile el sıkışarak, ilerlendiği sürece proje maliyetini, süresini ve kalite kriterlerini sağladığı ölçüde projenin başarısından bahsedebiliriz ve ölçümleyebiliriz.

Proje Yönetimi Başarısı: PMI’ın bilgi alanlarından bir tanesi Proje Yönetiminin başarısını ölçümlemek üzere önemli ifadeler içerir. Bu bilgi alanı Kalite Yönetimi’dir.

Öncelikle bir projede kaliteden bütün tarafların sorumlu olduğunu söylemek gerekir.

Proje Yönetiminin başarısını ölçümlemek için kuruma özel bir PY metoduna ihtiyaç vardır. Böylece Proje Yöneticileri, projelerini yönetirken hangi adımlardan geçmeleri gerektiğini bilecekler ve tüm projeler için önceden belirlenmiş olan noktalarda onay mekanizmasını çalıştırmış olacaklardır.

Proje metoda uygun ilerlediğinde Proje Yönetimi başarısından bahsedebiliriz. Proje veya ürün başarısız olsa dahi, başarısızlık sebeplerini dokümante etmek, bunlardan bir takım dersler çıkarmak, sonraki proje yöneticilerine değerli bilgiler bırakmak, Proje Yönetimi’nin başarısıdır.

PMP Sınavına Girme Adımları

Ön Bilgi:

PMI Üyelik Ücreti: $119

İlk Giriş Ücreti: $10

Öğrenciler için: $40

PMP Sınav Başvuru Ücreti:

Üyeler için: $405

Üye Olmayanlar için: $555

Başvuru Adımları

1- http://www.pmi.org/GetInvolved/Pages/The-Benefits-and-Types-of-Membership.aspx sayfasına girilir.

2- Aşağıdaki seçeneklerden sizin için uygun olanı seçiniz ve sonunda aidatı ödeyerek, PMI’a üye olunuz.

* Individual

* Student

* Retiree

* Renewal

3- Üyelikten sonra PMP başvurusu için aşağıdaki adımdan devam ediniz.

4- https://www.pmi.org/authentication/default.aspx?r=www.pmi.org/certapp/default.aspx&s=true sayfasına girerek, kullanıcı kod ve şifrenizi yazınız.

5- Bundan sonraki yönergeleri doldurarak proje deneyimlerinizi ve aldığınız eğitimle ilgili bilgileri formlara girin.

6- En sonunda PMP’lik ücretini ödeyin.

7- Başvurunuzun ardından bir onay e-maili alacaksınız.Gelen e-mail sizi yeni bir web sitesine girmeye yönlendirecek. Fakat bu yeni web sitesine girmek için başvurudan sonra 15 gün geçmesi gerekmektedir.

8- 15 gün sonra yeni web sitesine girerek, sınav yeri (İstanbul, Ankara veya İzmir) ve zamanı (İstanbul için Salı, Perşembe; Ankara ve İzmir için haftaiçi herhangi bir gün) alabilirsiniz.

9- Başvurduğunuz gün, sınav yerine giderek, elinizdeki onay numarası ve kimliğinizi göstererek, sınavı olunur..

10- Başarılar.

Öğrenilen Dersler Raporu

Projelerde genellikle proje kapanışında hazırlanan bu rapor için aslında PMI, her aşamanın kapanmasında hazırlanmasını önerir. Özellikle uzun projelerde, projenin sonunu beklemek, öğrenilmiş olan derslerin unutulması anlamına gelecektir.

Aşama sonlarına ulaşıldığı iyi giden olayları da, kötü giden olayları da bu rapora ekleyebilirsiniz. Genel olarak içerik aşağıdaki başlıkları içerebilir.

· Açıklamalarıyla birlikte planlardan sapmaya sebep olan olaylar.

· Teknik olarak kullanılan yöntem ve araçların sunduğu faydalar, zorluklar, eksiklikler

· İlerideki aşamalarda değiştirilmesini önereceğiniz, süreçler, iş akışlar, sure ve maliyet tahminleri, riskler.

· Tamamlanan aşamanın başka bir projede tekrar karşımıza çıkması durumunda neyi farklı yapardık sorusuna cevap.

· Proje taraflarıyla ilgili alınan dersler. Tarafların geçmiş aşamadaki tutum ve davranışlarının sonraki aşamalara nasıl yansıyabileceğine dair tahminler ve sonraki aşama sorumlularına uyarılar.

Bilgi Kaynakları:

Süreçleri gözlemleme
Günlük alınan kayıtlar
Düzenli yapılan toplantı notları

Son söz:

Projelerden toplanan öğrenilen dersler, Proje Ofisi birimi tarafından kalite kriteri olarak dönüştürülür. Böylece yeni projeler, proje yöneticilerine atanırken her aşamanın, hatta aktivitenin dikkat edilmesi gereken, geçmişte yapılmış hataları da proje yöneticisine sunulmuş olur. Böylece, farklı takım üyelerinin aynı hataya bir daha düşmesi engellenir.

MS Project'te LAG ve LEAD Time

Proje planları hazırlanırken aktiviteler arasında sıralama yapılarak, projenin Ağ Diyagramı (Network Diagram) hazırlanır.

Eğer iki aktivite birbirine ardışık olarak bağlıysa bu Finish-to-Start ilişki ile tanımlanır. Bu sayede öncül aktivite bitmeden, ardıl aktivite başlamayacak şekilde sıralnmış olur.

Eğer iki ardışık aktivite arasında belirli bir süre beklenmesi gerekiyorsa, bu iki aktivite arasına Öteleme Zamanı (LAG Time) girmek gerekecektir. Eğer öncül aktivite bitmeden, ardıl aktiviteyi başlatmayı planlıyorsanız bu durumda Geri Çekme Zamanı (LEAD Time) kullanmanız gerekmektedir.

LAG ve LEAD Time belirli bir süre olarak verilebileceği gibi öncülün süresinin yüzdesi de referans alınabilir.

Örnekler aşağıdadır:

LAG – SABİT SÜRE

LAG – YÜZDESEL SÜRE

LEAD – SABİT SÜRE

LEAD – YÜZDESEL SÜRE

Proje Yönetimi Kültürü

Bir şirkette Proje Yönetimi kültürünü yerleştirmek zaman ve sabır ister. Öncelikle projelerde görev alacakların Proje Yönetimi disiplinin varlığından haberdar olmaları gerekmektedir. Proje Yönetiminin günümüzde sadece tecrübelerden elde edilen bir bilgi birikimi olmadığını, Proje Yönetiminin bir takım disiplinlerin bütünleşik olarak yönetimi ile mümkün olduğunu bilmeleri gerekmektedir.

Proje Yönetimini bir şirkete adapte etmenin en önemli aracı bir Proje Ofisini resmi olarak kurmaktır ve Kültürel Değişim Projesinin sorumluluğunu da bu Ofise vermek önemli bir adımdır.

Sonraki adımlar şu şekilde sıralanabilir.

Proje Yöneticilerinin ve projelere destek olan kişilerin rol ve sorumluluklarını açıkça tanımlayın.

Proje Yönetimi konusunda farkındalığı artırmak adına iç veya dış destekli eğitimler organize edin. Özellikle Proje Yöneticilerine ve Departman Yöneticilerine özelleştirilmiş eğitimler organize edin.

Projelerinizin geçtiği süreçleri yazılı hale getirerek, eksik yanları belirleyin ve bu süreçleri daha da iyileştirerek, kuruma özel metodunuzu geliştirin.

Proje Yönetimi’nin faydalarını gördükçe bunları “yaşanmış örnek” olarak sunumlar hazırlayın/hazırlatın ve bunları kurum genelinde düzenli aralıklarla yapacağınız oturumlarda tartışmaya açın.

Projelerde etkin, istekli, hevesli çalışan takım üyelerini proje yöneticisi olmak üzere yetiştirin. Proje Yöneticiliğini bir kariyer hedefi olarak kurum geneline tanıtın.

Tabi ki yazılacak daha çok şey var, fakat yukarıdaki adımları bir şirket politikası olarak oturtmaya karar verirseniz, geri kalan süreç kendiliğinden gelecektir.

Web Tabanlı PY Yazılımlarının Faydaları

Gelişen teknolojiyle günümüzde Web tabanlı Proje Yönetimi yazılımları bir hayli artmış durumdadır. Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.

Proje takımı üyeleri arasında iletişimin hızlanması bir web tabanlı yazılımın sunduğu en önemli avantajdır. Böylece kişilerde dünyanın neresinde olursa olsun, projelerinin durumlarıyla ilgili bilgileri girebilir veya projelerini takip edebilirler.
Risk ve sorunların merkezi bir sistemden takip edilmesi kolaylaşır.
Proje takımı üyeleri bir merkezden geçmiş projelerle ilgili bilgi araştırmasını yapabilir. Ulaşabilecekleri veriler, yetkilere göre tanımlanabilir.
Proje Yönetimi süreci otomasyona dökülerek, tüm sürecin izlenmesi sağlanır ve dokümanların da kayıt altında tutulması mümkün olur.
Kısıtlı kaynaklar hem proje, hem program hem de portföy yönetimi çerçevesinde ele alınarak, değişen stratejilere gore kaynak ataması şekillendirilir.
Proje kapsamında, zaman programında, maliyette ve risklerde oluşan değişiklikler kayıt altında tutulacak ve projenin aldığı yön takip edilebilecektir.
Proje Yönetimi süreçleriyle kurumun diğer süreçlerinin entegrasyonu kolaylaşabilir. Örneğin; Takım üyelerinin maliyeti muhasebe biriminden gelen maaş bilgilerine bağlanabilir
Her proje için Öğrenilen Dersler çıkarılacak ve kayıt altına alınacaktır.
Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımının kurum içine entegre edilmesi, şirket çalışanlarının bu kültürü benimsemesinden, yazılımın kuruma özel hale getirilmesine kadar detaylı bir Proje Yönetimi çalışması gerektirir.
Eğer doğru adımlar ile bu proje yönetilmez ise elinizde çok kapsamlı fakat etkin olarak kullanılamayan bir yazılım kalır. İnsanlar ihtiyaç duyduğu için değil de zorunluluktan dolayı yazılımın bir kaç fonksiyonunu kullanır. Bu durum, kurumunuzda sadece bürokrasinin artmasına sebep olur.

Projelerde İletişimin Önemi

Belki de uzun yıllardır proje yönetme tecrübesine sahipsiniz. Teknik olarak pek çok ürünün ortaya çıkmasında önemli roller üstlendiniz. Teknik bilgi birikiminiz sayesinde kurumunuza önemli kazançlar sağladınız. Peki, bu teknik bilgi birikimi sizi iyi bir proje yöneticisi yapar mı?

Projeler yapısı itibariyle farklı disiplinlerden insanların bir arada çalışmasını zorunlu kılar. Proje ekibine katılan heterojen bir grubun proje hedefleri için farklı bakış açılara da sahip olacağı açıktır. İşte bu kişilerin ve fikirlerin veya ihtiyaçların bir arada yönetilmesi Proje Yöneticisinin görevidir. Bu çerçevede “Proje Yöneticisi, ekip içindeki iletişimi etkin olarak yönetmelidir” diyebiliriz.

İletişim, yönetilmesi en zor olan disiplindir. Çünkü projeye dahil olan insan sayısı artıkça bireyler arasındaki iletişim kanallarının sayısı katlanarak artar. Örneğin, 4 kişilik bir ekipte 6 adet iletişim kanalı varken, 5 kişilik bir ekipte 10 adet iletişim kanalı mevcuttur. (n*(n-1)/2)

Bunun yanısıra iletişimin bir çok aracı vardır; Sözlü, yazılı, vücut dili, söylemdeki vurgu, mimik hareketleri, ima etme vb. araçlar iletişimin takibini de zorlaştırmaktadır.

Projelerin başarısız olmasının arkasındaki en önemli problem iletişime gerektiği kadar önem vermemektir. Yanlış anlama, yanlış bilgi aktarma, iletişime kapalı olan insanlar, bireysel çatışmalar, kültürel farklılıklar projenin herhangi bir aşamasını kolayca planların dışına itebilir. Fark edilmesi zor olduğu gibi hatanın sorumlusunu bulmak da çoğu zaman mümkün değildir.

“Dedikodu vatana ihanettir”

Sovyetler Birliği’nde iş yerlerinde kullanılan yandaki resimde “Boş Konuşmayın. Dedikodu vatan ihanettir” şeklinde bir ifade yazıyormuş. Biraz ağır bir söylem bence ve sanırım bu afişi hazırlatanlar büyük ihtimalle dedikodunun hedefi olmuştu ki vatana ihaneti dedikodu yapmakla eşleştirmişler.

Yine de bu konu üzerine iş hayatında herkesin iyi-kötü mutlaka bir anısı vardır.

En meşhur anılardan bir tanesi televizyonlarımızda da reklam olarak seyretmiştik. Hani 2 genç, erkekler tuvaletinde, yaşlı kurt (yöneticilerini) hakkında ileri-geri konuşurlarken, birden sifon sesi duyulur. Hakkında atıp, tuttukları yönetici birden karşılarına çıkıverir ve bu iki genç yerin dibine girer. (Benzer bir olay üniversite yıllarımda benim de başıma gelmişti,. İş hayatına girmeden önce çok önemli bir deneyim kazanmıştım ama yaşlı kurt hocam da beni çok zorlamıştı.)

Peki birisi hakkında e-mail yazarak, dedikodu yaptınız mı? İşte bu en tehlikelisi… Söz uçar ama yazıyı reddetme şansınızda yoktur. Bu tarz dedikodu da yakayı ele verenlerin genellikle yaptığı hata gelen maili dedikodu yapacağı kişiye gönderirken Forward yerine ya Reply ya da Reply All butonuna basarlar. Send tuşuna basınca da başlarından kaynar sular dökülür. Hatta bir keresinde internete kablolarla bağlıyken (wireless yokken) bir bankacı bayan göndermemesi gereken bir mesajı gönderince, mesajı durdurmak için su hortumunu kıvırır gibi data kablosunu kıvırmış mesaj gitmesin diye… 🙂

Bir başka hikaye de şudur; Pazarlamadan sorumlu iki kişi, müşteri firmanın yerinde bir toplantı düzenlerler. Toplantı çok başarılı geçer ve pazarlama sorumlusu iki arkadaş müşteriyi ikna ederek, ürünlerinin satışıyla ilgili el sıkışırlar. Toplantı salonundan ayrıldıktan sonra asansöre binen iki arkadaşımız daha asansörde başarılarını kutlamaya başlarlar. Yaptıkları el-kol hareketleri, söyledikleri sözler, asansörün içindeki güvenlik kamerası tarafından da seyredilmektedir. Ofislerine döndüklerinde müşteri şikayetinin kendilerinden önce geldiğini öğrenirler ve başarı, etik kurallara uyulmadığı için başarısızlığa dönüşür.

Öğrenilen Ders

WC’de dedikodu yapma.

Yazdığın e-mailde argo kullanmadığından emin ol.

Yollayacağın e-mailin doğru kişilere adresli olduğundan emin ol.

Müşteri firmanın sahasındayken etik kurallara daha fazla riayet et.

Kıvrık hortumdan su geçmez ama e-mail geçer.

Aktivite Tanımlama – PMBOK

Kapsam yönetiminde karar verilen teslimatlara ulaşabilmek için yapılacak faaliyetlerin belirlenmesidir.

PMI’a göre İş Kırılım Yapısında proje aşamaları ve nihai noktadaki teslimatlar (ara ürünler) düşünülür, aktivite tanımlama da ise fiilen yapılacak işler tek tek ortaya çıkarılır. Her ne kadar PMBOK’larda bu konular ayrı ayrı yer almış olsa da gerçek hayatta bu süreçler çok da birbirinden kopuk yaşanmaz. Söylemek istediğim; bir ekip, proje aşamalarını, aşamaların sonundaki hedeflerini belirlerken aktiviteleri de bir yandan düşünür ve bir dokümanda (Word, Excel, Project) toplar.

Neye İhtiyacımız Var?

Bu noktada aktiviteleri tanımlayan ekibin dikkate alması gereken en önemli şey, proje taraflarınca ortak olarak kabul edilen kapsam çerçevesinde aktivitelerin belirlenmesidir. Bu yüzden İş Kırılım Yapısına ihtiyaç duyarlar.

Nasıl Yapılır?

Ayrıştırma tekniği: Aktivitelerin netleştirilmesi için kullanılması gereken bir tekniktir. Ayrıştırmada amaç aktiviteleri daha kolay yönetilebilir seviyeye getirecek ölçüde küçük parçalara bölmek ve idareyi kolaylaştırmaktır.

Bunun yanısıra detay faaliyetleri çıkarmak yinelenen bir işlemdir. Şöyle ki; projenin ilk safhalarında belirli aşamaları tamamlamadan sonraki dönemlerin detaylarını oluşturmak kolay değildir. Ara hedeflere ulaştıkça sonraki süreçleri görmek ve detayları zaman içinde ortaya çıkarmak kaçınılmaz bir süreçtir. Bu tarz yaklaşıma “Yaklaşan Dalga Planlama (Rolling Wave Planning)” adı verilmektedir.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki tekniklerin uygulanması ile projenin fiilen yapılacak aktiviteleri ortaya çıkarılmış olacaktır.

PMBOK, kilometretaşı listesinin de aktivite tanımlama neticesinde ortaya çıkacağını ifade eder. Kilometretaşları, sıfır süreli aktiviteler olup, projenin kolay takip edilmesi amacıyla planlanmalıdır. Özellikle, onay alma, sunum yapma, kabul/red etme noktaları gibi bütün proje içinde süresinin kısa olacağının düşünüldüğü ve sonraki aktiviteler için de değerlendirmelerin yapılacağı noktalardır.

Müzakere Taktikleri – 6

Yeni Sorun

Müzakere sürecinin ortasında içinde bulunulan durumu düşünmek ve durumu değerlendirmek amacıyla kullanılabilir. Müzakere tansiyonunu düşürmek de amaçlanabilir.

“Pardon, müdürüm arıyor, kendisiyle konuyu kısaca görüşüp, hemen geliyorum”

Oyuncu Takviyesi

Bir müzakerede işin daha uzmanı olan kişiyi ortama dahil ederek, müzakerenin devamını sağlamak.

“Yazılımın teknik yanıyla ilgili Bilgi İşlem birimimizden bir arkadaşımız da az sonra aramızda olacak”

Kemirmek

Karşı taraf için basit olduğunu bildiğimiz bir isteği de bütün isteklerin arasına sıkıştırmak.

“Kapsam ve süre konusunda hem fikiriz, siz de bize %1 simgesel bir indirim daha yapın da karşılıklı projeyi onaylayalım.”

Yetkim Yok

Müzakerecinin bir takım yetkileri olmadığı ifade ederek, karar anını ertelemesi

“Projeyle ilgili bu isteğini kabul etmem mümkün değil.Patronumuzla konuşup, size tekrar döneceğim.”

Müzakere Edilemez

Karşıdan gelen talebi doğrudan geri çevirme ve müzakere konusu bile edilemeyeceğini vurgulama.

– Şu tablonun fiyatı kaça acaba

– O bana eşimin hediyesi, süs amacıyla astım, satılık değildir, efendim.

Bunaltmak

Karşı tarafa çok fazla iş veya bilgi yüklemesi yaparak, bunaltmak ve karşı tarafı geri çekilmeye zorlamak.

“X ürünüyle ilgili müşterilerimizin bilgilerini istemiştiniz.Ben de size tüm müşteri portföyümüzün bilgilerini yolladım. İçinden merak ettiklerinizi bulup, çıkarırsınız.”

Fazlandırma

İlgili konuyu zamana bölerek, idare etmeyi önerme

“Önce projenin basit tarafını 1 ay içinde halledelim. Sonraki aşamaları da alacağımız sonuçlara göre yine zamana bölerek, gerçekleştiririz.