Tedarik İşlerinin İdaresi – PMBOK

Tedarik ilişkilerinin idaresi, yüklenici performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılması sürecidir

Hem alıcı hem de satıcı, benzer amaçlarla, tedarik sözleşmesini idare ederler. Taraflar, her iki tarafın da sözleşme çerçevesindeki yükümlülüklerini yerine getirmesini ve kendi yasal haklarının korunmasını sağlamak zorundadır.

Bu süreç, satıcının tedarik gereksinimlerini karşılaması ve alıcının da yasal sözleşme hükümleri gereğince hareket etmesini sağlamaya yöneliktir.

Sözleşme ilişkilerinin yasal nitelikte olmasından dolayı, proje yönetim ekibinin tedariklerin idaresiyle ilgili tüm eylemlerinin yasal sonuçlarından haberdar olmak zorundadır.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Yönetim Planı

Tedarikçiden Gelecek Çalışma Performans Bilgileri

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Tedarikçi performansı gözden geçirilir.

Ödeme Sistemleri: Tedarikçi belirli kilometre taşlarına ulaştıkça hakediş şeklinde ödemeler yapılır.

İtirazların idaresi ve sözleşme değişiklik kontrol sistemi: Değişen şartlara veya projedeki ihtiyaçlara göre sözleşme zaman içinde değişikliğe uğrayabilir.

Ne Çıkar?

Tedarik Belgeleri: Fatura, irsaliye, dekont vb.

Tedarikçi hakkında elde edilen bilgiler, öğrenilen dersler, kurumsal kayıtlara eklenir.

——————————o——————————-

trafik 4

Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü – PMBOK

Proje boyunca risk önleme yöntemlerinin uygulanması, tanımlanmış risklerin izlenmesi, yeni risklerin saptanması işlemlerini içerir.

Risk önleme yöntemleri, proje boyunca yürütülür.

Proje varsayımlarının hala geçerli olması,
Risk yönetimi politikalarının ve prosedürlerinin izlenmesi,
Maliyet ve zaman çizelgesi için beklenmedik durum yedeklerinin risklere göre değerlendirilmesi

gibi işlemler bu süreç içinde yürütülür.

Risklerin izlenmesi ve Kontrol Edilmesi süreci;

alternatif stratejilerin seçilmesini,
bir beklenmedik durum ya da geri çekilme planının yürütülmesini,
düzeltici eylemde bulunulmasını ve proje yönetimi planının değiştirilmesini

de içerir.

Riskin sorumlusu, proje yöneticisine, önleme yöntemlerinin etkinliği, önceden tahmin edilememiş etkiler hakkında periyodik olarak rapor verir.

Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi, gelecekteki projelerde kullanılmak üzere projenin alınan dersler veritabanları ve risk yönetimi şablonları gibi organizasyonel süreç varlıklarının güncellenmesini de içerir.

———————————–

Trafik Sorusu – Bundan sonra yazılarımın altına bir trafik sorusu ekleyeceğim.

Cevabı için QR kodu çözücüsüne ihtiyacınız olacaktır.

Performansın Raporlanması – PMBOK

Durum raporları, ilerleme ölçümleri ve öngörüler gibi performans bilgilerinin toplanması ve dağıtılması sürecidir.

Performansın raporlanması süreci, gerek projedeki ilerlemenin ve performansın anlaşılması ve iletilmesi, gerekse proje sonuçlarının öngörülmesi amacıyla temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik bir şekilde toplanmasını ve analiz edilmesini içerir.

Yüzde tamamlanma,
Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite ile ilgili detaylar,
Geçmiş performansın analizi,
Risklerin ve sorunların mevcut durumu,
Zaman dilimi içerisinde tamamlanan çalışma,
Bir sonraki zaman diliminde tamamlanacak çalışma,
Zaman dilimi içerisinde onaylanan değişikliklerin özeti,
Gözden geçirilmesi ve tartışılması gereken diğer ilgili bilgiler.

Eksiksiz bir rapor, proje tamamlama öngörülerini de (zaman ve maliyet dahil) içermelidir. Bu raporlar düzenli olarak ya da istisnai durumlarda hazırlanabilir.

Performans Raporlarına temel oluşturacak veriler temelde 4 süreç içinden gelmektedir. Bu süreçler:

Kapsamın Kontrolü
Zaman Çizelgesi Kontrolü
Maliyetlerin Kontrolü
Kalite Kontrolü

Özellikle Zaman Çizelgesi Kontrolü ve Maliyetlerin Kontrolü süreçlerinden gelen veriler, Performansın Raporlarının içinde kullanılmaktadır. Bu verileri hatırlayalım:

Zaman Çizelgesi Varyansı
Zaman Çizelgesi Performans İndeksi
Maliyet Varyansı
Maliyet Performans İndeksi

Bütün bunların yanı sıra geleceğe yönelik tahminler de Performans Raporlarının içinde yer alır. Bu verilerin de sayısal olanları şunlardır:

Tamamlanma için Gerekli Maliyet
Tamamlanma Noktasındaki Maliyet
Tamamlanma Noktasındaki Fark

olarak adlandırılır.

——————–

trafik 2

Kalite Kontrolün Gerçekleştirilmesi – PMBOK

Performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere, kalite aktivitelerinin yürütülmesinin sonuçlarını izleme ve kaydetme sürecidir. Kalite kontrol, proje boyunca yürütülür.

Kalite standartları proje süreçlerini ve ürün hedeflerini içerir.

Proje sonuçları, teslimatların yanı sıra maliyet ve zaman çizelgesi performansı gibi proje yönetim sonuçlarını kapsar.

Kalite kontrolü, çoğu zaman, kalite kontrol bölümü ya da benzer bir ad taşıyan başka bir organizasyon birimi tarafından yürütülür.

Kalite kontrol aktiviteleri ile, düşük süreç ya da ürün kalitesinin nedenleri belirlenir ve bunları ortadan kaldırmaya yönelik eylemler yerine getirilir ve/veya tavsiye edilir.

Kalite Kontrolü gerçekleştirmek için aşama sonlarında ortaya çıkan teslimatlar ele alınır ve bu teslimatlar, bir takım araç ve teknikler kullanılarak, planlanan kalite standartlarına uyup, uymadığı denetlenir.

Bu araç ve tekniklerden bazıları şunlardır:

Neden – Sonuç diyagramları
Kontrol grafikleri
Akış şeması
Histogram
Pareto grafiği
Eğilim grafiği
Dağılım şeması
İstatistiksel örnekleme
Tetkik

—————————————–o————————————

Maliyetlerin Kontrolü – PMBOK

Proje bütçesini güncellernek üzere projenin mali açıdan durumunun izlenmesi ve değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

Bütçenin güncellenmesi, o güne kadar gerçekleşmiş maliyetlerin kaydedilmesini içerir.

Proje maliyet kontrolü şu öğeleri içerir:

• Onaylanan maliyet temel çizgisinde değişikliklere yol açan faktörlerin ele alınması,

• Tüm değişiklik taleplerinin zamanında işleme konmasının sağlanması,

• Gerçekleşen değişikliklerin, gerçekleştikleri sırada yönetilmesi,

• Maliyet harcamalarının gerek dönem gerekse proje bazında görülmesinin sağlanması,

• Onaylanan maliyet temel çizgisine göre farklılıkların belirlenmesi ve bunları anlamak için maliyet performansının izlenmesi,

• Çalışma performansının, harcanan fonlarla karşılaştırılarak izlenmesi,

gibi işlemleri içerir.

Maliyetlerin Kontrolü için iki temel sayısal gösterge mevcuttur:

Maliyet Varyansı
Maliyet Performans İndeksi

Bu göstergelerin de doğru hesaplanabilmesi için aktivite bazlı maliyetleme yapısının kullanılması ve takım üyelerinden düzenli olarak gerçekleşme verilerinin proje yöneticisine gelmesi gerekmektedir.

Zaman Çizelgesinin Kontrolü – PMBOK

Zaman Çizelgesinin Kontrolü, projenin zamandaki ilerlemesini güncellemeyi ve oluşan değişiklikleri yönetmeyi hedefleyen süreçtir.

• Proje zaman çizelgesinin mevcut durumunun belirlenmesi,

• Zaman çizelgesinde değişiklikler yaratan faktörlerin kontrol edilmesi,

• Proje zaman çizelgesinin değiştiğinin belirlenmesi,

• Gerçekleşen değişikliklerin ortaya çıktıkları sırada yönetilmesi

gibi çalışmaları içerir.

Projenin zaman ekseni üzerinde sapmasının olup, olmadığı bir takım göstergelere dayanarak izlenir. En önemli göstergeler:

Zaman Çizelgesi Varyansı
Zaman Çizelgesi Performans Indeksi

olarak bilinir. Bu değerler sayısal değerlerdir ve doğru hesaplanabilmesi için faaliyetlerle ilgili düzenli olarak takım üyelerinden gerçekleşme verileri toplanmalıdır.

Kapsamın Kontrolü – PMBOK

Kapsamın Kontrolü, proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisi esas alınarak değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.

İş Kırılım Yapısı ile ortaya çıkan kapsam temel çizgisi ile mevcut kapsam arasındaki farklar, Kapsamın Kontrolü süreci işletilerek, ortaya çıkarılır.

Kapsamda değişikliklerden dolayı projenin süresi uzamış veya maliyetleri değişmiş olabilir. Üst Yönetim, projenin süresinin veya maliyetinin neden artığını sorgulayacaktır; İşte bu noktada proje yöneticisi Kapsamın Kontrolü sürecini gerçekleştirerek, süre veya maliyet artış sebebini kapsamdaki hangi değişikliten dolayı gerçekleştiğini açık ve net olarak anlatabilecektir.

Bu sürecin sonunda İş Kırılım Yapısı ile mutabık kalınan kapsama göre nelerin değiştiği Proje Sponsoruna, Müşteriye veya Üst Yönetime raporlanır fakat rapor matematiksel içerğie sahip olmayacaktır. Sadece başta anlaşılan teslimatlara ek olarak nelerin girdiği veya nelerin çıkarıldığı üzerine bir rapor olacaktır.

Kapsam Kontrolü ile Kapsam Doğrulama süreçleri birbirinden çok farklıdır. PMP sınavında bu iki süreç arasındaki farklar da soru olarak gelebilmektedir.