Arşiv

Posts Tagged ‘kontrol listesi’

96 – İş Gerekçesi Kontrol Listesi

Sponsor’un Kontrol Listesi

Bu zamana kadar ağırlıklı olarak bir Proje Yöneticisi’nin dikkat etmesi gerekenler üzerine yazılar yazdım. Bazı yazılarımda proje yönetiminin etkin olarak bir şirkette uygulanabilmesi için üst yönetimin de bu süreçleri bilmesi gerektiğinden bahsettim fakat bu yazımda bir Proje Sponsoru’nun proje yönetimi süreçleri içindeki görevini daha net tanımlamak istiyorum.

Öncelikle “bir projede Sponsor olmak kolay değildir” diyerek başlayalım. Sebebine gelince; Proje Sponsoru, üst yönetimden belirli bir meblağ parayı alır ve projenin yürütülmesi için proje yöneticisine aktarır. Eğer proje, başarılı olmaz ise proje sponsorunun karşı karşıya kalacağı kişiler, şirketin ya yönetim kurulu üyeleridir ya da genel müdürdür. Bu yüzden, sorumluluğunu anlamış olan bir sponsor, proje yöneticisine projenin hangi aşamasında finansal veya politik destek sağlaması gerektiğini bilmelidir.

Bu çerçevede, proje sponsoru aşağıdaki işlemleri tamamladığından emin olmalıdır:

* Bir proje yöneticisini ve çekirdek ekibi resmen projeye atamalı ve bunu olabildiğince geniş paydaşlara bizzat kendisi duyurmalıdır.

* Proje yöneticisine güven aşılamalı ve projede sorunlar çıktığında arkasında olduğunu hissettirmelidir.

* Projenin başlangıcında, proje yöneticisinin ekip tarafından kabullenilmesini sağlamalıdır.

* Projeye üst yönetimce önem verilidğini göstermek açısından kapsam toplantılarında bilfiil yer almalı ve kapsamın netleşmesinde yardımcı olmalıdır.

* Proje ilerleyişi hakkında proje yöneticisinden ne sıklıkta ve hangi formatta ilerleme raporu isteyeceğinin standardını belirlmelidir.

* Düzenli yapılacak bilgilendirme ve/veya onay, karar alma amacıyla yapılacak toplantılar konusunda proje yöneticisini bilgilendirmeli ve bu toplantılarda verilmesi gereken stratejik kararları netleştirmelidir.

Bir proje sponsoru ile bir proje yöneticisi, proje yönetimi açısından aynı dili konuştukları sürece projenin de başarılı olma şansı artar.

Kaç Adet Proje Çoktur?

Proje Yöneticileri çok fazla projeyi aynı anda idare etmek zorunda kalabilir. Koordinasyondaki gecikmelerden dolayı projelerde hatalar, eksiklikler çıkmaya başlar. Çünkü kilometre taşları her projede ayrı ayrı her gün biraz daha yaklaşmakta, üstüne üstlük de müşteri sürekli değişiklik isteklerinde bulunmaktadır.
 
Peki bir proje yöneticisinin kontrol edebileceğinden fazla olan proje sayısı veya kapasitesini aşan proje adedi kaçtır?
Önereceğim yöntem aslında oldukça basittir. Bir kontrol listesi hazırlayın. Bu kontrol listesinin her gün, her proje için tekrar tekrar üzerinden geçin. Eğer bu kontrol listesini bütün projeler için gerçekleştirececek zaman bulamıyorsanız, bu kapasitenizin üzerinde bir iş yüküyle karşılaştığınız ve projelerin arkasında kaldığınızın bir göstergesidir. Eğer bütün kontrol listesini tamamlayıp, değişiklikleri geleceğe yansıtabiliyorsanız, bu durumda projenin önündesiniz ve projeyi siz yönetiyorsunuz demektir.
 
Kontrol listesinin içeriğinde neler var?
  1. O güne ait projemde fiilen çalışması gerekenlerle irtibat kurmak ve gidişatı öğrenmek
  2. Müşterilerimle görüşülmesi gereken konuları çıkartmak ve müşterilerle görüşmeleri organize etmek
  3. Yaklaşan riskleri gözden geçirmek ve sorumluluarı haberdar etmek. Yeni riskleri analiz edip, risk planlarını güncellenmek
  4. Tamamlanan işlerin bütün proje üzerindeki etkisini incelemek ve değişklikleri ilgili kişilere haber vermek
  5. Proje Sponsoruyla görüşülmesi gereken konuları çıkarıp, projenin genel durumu hakkında bilgi vermek
 
Bu kontrol listesini genişletmek tabi ki elinizde. Projenin önünde gidebilmenin yolu proje takibine önemli bir zaman ayırmaktan geçmektedir. Pek çok kaynakta da ifade edildiği gibi Proje Yöneticisi ağırlıklı olarak koordinasyonu gerçekleştirmelidir. Proje Yöneticisi teknik olarak proje içindeki işlere odaklandığında projeyi yönetmek için yapması gereken kontrol listesi aktivitelerini yapmaya zaman bulamayacaktır, bu da projenin kontrolden çıktığının bir göstergesidir.
Kategoriler:Proje Yönetimi Etiketler:, ,