Reklamlar

Archive

Archive for the ‘proje ofisi’ Category

Proje Yönetimi Eğitimleri ve Proje Ofisleri Üzerine Araştırma Sonuçları

Proje Yönetimi Eğitimleri ve Proje Yönetimi Ofisleri hakkında yapılan bir araştırma raporunu Savaş Şakar benimle paylaştı.

Ben de Proje Yönetimi eğitimlerinin faydalarını gösteren  ve Proje Ofisi kurma aşamasında olan firmaların hızlıca inceleyebilmesi için en önemli bölümleri sunum haline getirdim.

Raporun orjinali ikinci sayfadaki linkte mevcuttur.

Project Management Trainings Survey

View more PowerPoint from Gokrem Tekir
Reklamlar

Proje Yönetim Ofisi mi, Proje Destek Ofisi mi?

Son zamanlarda çok sık karşılaştığım bir durum üzerine yazmak istiyorum, bugün. Proje Ofisi’nden ne anlıyor ve ne bekliyoruz?

Öncelikle şunu belirltmem gerekir; Proje Ofisleri pek çok firmada yoğun bir şekilde konuşulmakta ve yavaş yavaş hayata geçirmek için adımlar atılmakta. Eğitim verdiğimiz ve Proje Ofisi’nin ne olduğunu anlattığımız kurumlar yavaş yavaş Proje Ofisi’ni kuruyor, yazılımla destekliyor, sorumlular atıyor, görevler yüklüyor ve doğal olarak PO’nun çalışma biçimiyle ilgili sorunlar yaşamaya da başlıyorlar.

Bu sorunların en başında Proje Ofisi’nin yapacağı işin ne olacağının tam olarak netleşmemesinden kaynaklandığını gözlemliyoruz.

PMI’ın tanımlarında yer alan Proje Yönetim Ofisi için kabaca “projelere yukarıdan bakan bir göz” tanımı vardır. Böylece kaynak yüklemesini projelerin önemine göre değiştirebilir, projelerin metoda uygun ilerleyip, ilerlemediğini denetleyebilir, projelerin ilerlemeleriyle ilgili düzgün veri toplanıp, toplanmadığını kontrol eder. Birden fazla projeden oluşan Programların koordineli yönetilmesini sağlar, vb.

Yukarıdaki ifadeler kitabi tanımlardı. Olması gereken… en azından PMI’ın dile getirdiği bu ifadelerle özetlenebilir…

Peki karşılaştığımız durum ne?

Evet, bir Proje Ofisi kurulsun fakat projelere yukarıdan bakmasın da, Proje Yöneticisi’nin hemen bir adım gerisinden baksın. Daha açık ifadeyle, Proje Yöneticisi’nin eli ayağı olsun; Proje planlarını Proje Yöneticisi’nden aldığı bilgiler çerçevesinde hazırlasın, bunları bir Web platformunda yayınlasın, sonra da proje devam ederken, ilerlemeleri takip etsin ve gelişmeleri anında proje planına yansıtsın. Evet, bu da Proje Ofisi için biçilen bir görev olabilir. Sonuçta, Proje Ofisi’nden ne yapmasını isteyeceğiniz, kurumunuzun kararıdır. Bu yapıya Proje Destek Ofisi demek sanırım daha doğru olur.

Temel sorun şurada;

Proje Ofisi kurulurken, Üst Yönetim’in aklında veya hayalindeki Proje Destek Ofisi kurulması yönünde ve bu Destek Ofisi’nin, Proje Yöneticilerine, planlamada, takipte sürekli destek olacağını umut ediyorken, bu Ofisi’e seçilenler de Proje Yönetim Ofisi gibi çalışaklarını düşünüyor. Her ne kadar Ofise, resmi olarak, Proje Yönetim Ofisi’nin rol ve sorumlukları yazılsa bile, Üst Yönetim, fiilen Proje Destek Ofisi’nin işlerinin yapılmasını istiyor. Bu durum da başta Ofisin iş yükünü, Ofisin çalışan eleman sayısını, Ofis elemanlarının gerekli olan teknik bilgi birikimine sahip olup, olmamalarını etkilediğinden önemli bir bocalama yaşanıyor.

Bu yüzden, şirketinizde eğer bir Proje Ofisi kurulacağına dair bir sinyal aldıysanız, Üst Yönetim ile bu durum açık ve net baştan konuşmak gerekir. Proje Ofisi dendiğinde, beklenen DESTEK OFİSİ mi, YÖNETİM Ofisi mi?

Neden Proje Ofisine İhtiyacımız Var?

Üst Yönetim projelerin tamamının ne durumda olduğunu tek bir merkezden sorgulamak istiyorsa,

Sınırlı sayıdaki ortak kaynakların Proje Yöneticileri tarafından paylaşılması gerekiyorsa ve bu paylaşımda kurum içinde sorunlar yaşanıyorsa,

Projelerin kendi aralarında etkileşimi varsa ve bunun etkin yönetilmesi gerekiyorsa,

Proje öncelikleri karışıyor ve bu çatışmalara sebep oluyorsa,

Kurum içinde ortak bir Proje Yönetim kültürü yoksa,

Proje kayıtları ortak bir merkezde değil de herkesin şahsi bilgisayarında veya aklındaysa,

Takım üyeleri projelere harcadıkları eforlarının performanslarına yansımadığını düşünüyorsa,

Proje Yöneticileri ile Departman Yöneticileri arasında kaynak paylaşımında sorunlar yaşanıyorsa,

sizin de Proje Ofisine ihtiyacınız var.

Proje Ofisi Hakkında Yapılan Araştırma Sonuçları

Bu yazımda Proje Ofisi kuran kurumlarla ilgili 14 farklı ülkede 249 katılımcı ile yapılan bir araştırma sonuçlarını paylaşmak istiyorum.

%72’si Proje Ofislerinin stratejik açıdan kurumlarına değer kattığını söylüyor.

%90’dan fazlası kurumun bütün projelerinin Proje Ofisi tarafından takip edilebilmesini sağlayacak şekilde yapılandığını belirtiyor. Bu çerçevede, yeni proje seçiminde, varolanların devam etmesi, durdurulması veya ertelenemesi konusunda üst yönetime destek niteliğinde karar vermede yardımcı da olmaktadır, diyenlerin sayısı da benzerlik gösteriyor.

Araştırmaya katılanların %40’ı Proje Ofisi’ni 3 yıldır kullanırken, %35’i 5 yıldan daha uzun süredir, Proje Ofisi’ne sahip.

Araştırmaya katılanların

  • %17’si herhangi özel bir Proje Yönetimi yazılımı yerine Excel kullanmakta,
  • %26’I Microsft Project/Server kullanarak, projelerini takip etmekte,
  • %12’si kendi oluşturdukları yazılımı kullanmakta,
  • %45’si de farklı yazılım veya sistemler kullanarak projelerini takip etmektedirler.

Proje Ofisi’ni Kurum Geneline Tanıtmak ve Etkinleştirme Adımları

Bir Proje Ofisini kurmak diğer organizasyon yapılarını kurmakla benzer süreçlere sahiptir fakat kurum içinde diğer birimlerin oluşturulmasına göre daha fazla tepki çeker.

Proje Ofisi’nden öncelikle beklentileri kısa, orta ve uzun vadede tanımlamak gerekir. Proje Ofisi’nin kurulmasının hemen ardından kurum içindeki tüm projelerin merkezi bir yerden yönetileceğine inanmak ve böyle bir beklenti içine girmek, üst yönetimi hayal kırıklığına uğratır. Bu yüzden kısa, orta ve uzun vadede, Proje Ofisi’nin üstleneceği rol, sorumluluk alanları ve yetki düzeyi, çalışma şartları ve alanları belirlenmeli ve bu süreç baştan sona bir proje olarak ele alınmalıdır.

Proje Ofisi Tipleri yazımdaki ifadelerden yararlanarak, Proje Ofisinden beklentilerinizi belirleyiniz.

Proje Ofisi’nin kurulması ve diğer birimler tarafından kabul görmesi için öncelikle Proje Ofisi’nin kendisini kanıtlaması gerekmektedir. Eğer diğer birimleri Proje Ofisi’nin kendileri için faydalı olacağını görürlerse daha fazla destek verecekler ve zamanla da Proje Ofisi’nin yetkilerinin artırılmasını kabulleneceklerdir.

Bu çerçevede Proje Ofisi, kurum içindeki farklı Proje Yöneticilerine özellikle ilk aşamalarda aşağıdaki konularda destek olmalıdır.

  • Arşiv tutma ve arşiv bilgilerini Proje Yöneticileri ile paylaşma.
  • Kurumun farklı birimlerden yapılan projeleriyle ilgili haber kaynağı olma ve ilerlemeleri, elde edilen kazanımları, kurum geneline tanıtma.
  • Proje Yönetimi üzerine eğitim almak isteyen kişilere destek olma.
  • Proje yarışmaları düzenleyerek, konuya ilgi uyandırma.
  • Benzer sektörlerdeki uygulamalar hakkında Proje Yöneticileri’ni bilgilendirme
  • Proje Yönetimi metodunu oluşturma ve bunu tüm proje paydaşlarına aktarma
  • Proje Yönetimi yazılımları hakkında kuurm genelinde bilgi merkezi olma ve insanların yazılımları pratik kullanabilmesi için destek olma

Bu ifadelerden da anlaşılacağı gibi Proje Ofisi kısa ve orta vadede Proje Yönetimini kurum içinde sevdirmek zorundadır. Eğer daha başlangıçta diğer departmanlara “bütün projeler bu Ofis tarafından yönetilir” şeklinde zorlayıcı bir dayatma gelirse, olumsuz yönde tepki doğar ve mevcut ilerleyen projeler bile durma noktasına gelir.

Orta ve uzun vadede Proje Ofisi’ne olan güven artacaktır, bu sayede de, projelerin performansı, ortak kaynakların Ofis tarafından paylaştırılması, projelerin önceliklendirilmesi, master planın takibi gibi ekstra yetkiler de  Proje Ofisi’ne kolaylıkla verilebilecektir.

(Resim “ne alaka!” diyebilirsiniz. Çok hoşuma gitti. “Bir kurdeleyi aynı anda en fazla kaç kişi kesebilir ki” diye geçende aklıma gelmişti. Haberlerde görüyordum, eskiden bu kurdeleleri hep bir kişi keserdi, şimdi o kurdelenin arkasında bir sürü adam dikiliyor

Keramet ne Kavukda, ne Yazılımda…

09/06/2009 1 yorum

imgres-1Nasrettin Hoca’ya bir komşusu Farsça mektup getirmiş. “Hoca Efendi, senin okuman yazman vardır, şunu bir okuyuver”  demiş. Hoca, mektuba bir düzden bakmış, bir tersten fakat okumak ne mümkün. Utana, sıkıla mektubu “okuyamayacağım” deyip, komşusuna geri uzatmış. Komşusu da “eh Hoca Efendi, başındaki kavuğundan utan” deyince, Hocamız da kavuğu çıkarıp, adama uzatmış “keramet kavuktaysa al sen başına tak da oku bakalım” demiş.

1990’larda yoğunlaşan ERP yazılımları kurumlara çoğu zaman sihirli bir değnek olarak tanıtıldı. Daha süreçlerini bile çıkaramamış hatta yasal mevzuatların bile tam oturmadığı bazı sektörlerde yapılan ERP Projeleri verimsiz bir araç olarak rafa kaldırıldı.

Peki, bu yaşanan derslerden neler öğrenildi. Çevremdeki gelişmeleri Proje Yönetimi açısından gün gün takip ediyorum. Proje Yönetimi bilincinin oturmadığı pek çok şirket, rakip firmada kullanılmaya başlandı diye bazı PY Yazılımlarına çok yüksek bedellerle satın alıyorlar. Aynı ERP Programı satın alımındaki benzer davranışlar sergileniyor. Yine büyük beklentiler, umutlar söz konusu… Sanki o Proje Yönetimi yazılımı gelecek ve bundan sonra bütün projeler zamanında ve bütçesinde bitecek, herşey kontrol altına girecek.

Proje Yönetimi felsefesi gelişmemiş ve şirket kültürü bu disiplini kabul etmiyor ise dünyanın en iyi yazılımı bile çare olmayacaktır. Önce kültürel gelişim için çaba harcayın sonra yazılım için para harcayın. Yani keramet Hoca’nın kavuğunda olmadığı gibi yazılımda da değildir.

Kurumsal Proje Yönetimi Ofisi’nin Hedefleri

  • Kurum genelinde projelerin etkin yönetilmesi amacıyla dünya sınıfında bir proje yönetimi metodolojisini oluşturmak ve devamını sağlamak.
  • Proje yöneticilerine eğitim vermek, sertifika almaları için motive etmek ve profesyonel proje yöneticiliğini bir kariyer hedefi olarak kurum içinde tanıtmak.
  •   Kurumsal hedefler ile projelerin hedeflerini inceleyerek, öncelik sırasını oluşturmak ve kurum içindeki kaynakları projelerin önceliğine göre dağıtmak.
  • Projeler için kontrol, koordinasyon merkezi olma görevini üstlenmek.
  • Projeler arasındaki iletişimin doğru çalışmasını sağlamak
  • Müşteri tatminini de artırmak ve müşterinin projeye olan desteğini sağlamak için müşteriye yönelik Proje Yönetimi ve metodlar konusunda farkındalık eğitimleri yapmak  Müşterinin proje yönetim sürecini daha iyi anlamasını sağlamak.
  • Projelerde yapılan ortak süreçlerin daha hızlı ve problemsiz yapılması için bilgi paylaşımında bulunmak.
  • Projeleri zaman, kapsam, maliyet, kalite, risk vb. konularda genel olarak sürekli izlemek ve proje yöneticilerine yönlendirme danışmanlığı sunmak.
%d blogcu bunu beğendi: